Aktstykke om Landbrugsstyrelsen kan fortsætte it-projektet CAP2020 IT fundament

Bilag
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. København, den 3. december 2021.
a. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri anmoder om Finansudvalgets tilslutning til, at
Landbrugsstyrelsen kan fortsætte it-projektet ”CAP2020 IT fundament” inden for en totaløkonomisk
ramme på 99,9 mio. kr. ekskl. renter. Den oprindelige projektøkonomi udgjorde 67,3 mio. kr.
ekskl. renter. Merudgiften på 32,6 mio. kr. ekskl. renter er en væsentlig forøgelse af projektets
økonomiske ramme svarende til en fordyrelse på ca. 50 pct.
Udgiften i de kommende finansår finansieres af midler på § 24.21.01. Landbrugsstyrelsen.
b. Landbrugsstyrelsen er som EU-akkrediteret udbetalingsorgan ansvarlig for dansk implementering
og administration af EU´s landbrugspolitik. Som forberedelse til EU᾽s kommende landbrugsreform
(CAP2020), igangsatte styrelsen med aktstykke nr. 17 af 31. oktober 2019 derfor it-projektet
"CAP2020 IT fundament" med henblik på at etablere et tidssvarende it-fundament til tilskudsordnin-
ger i den kommende reform. Projektet er blevet fordyret med 32,6 mio. kr., da flere af projektets
leverancer har afventet afslutning af landbrugsforhandlingerne, ligesom eksterne leverandører har
forhøjet udgiftsestimatet betragteligt, da kompleksiteten af de ordninger, som it-systemerne skal
understøtte, har vist sig at være væsentligt højere end antaget. Dertil kommer et større internt timebe-
hov i styrelsen i arbejdet med flere eksterne leverandører, hvor der bl.a. er sket leverandørskifte for et
af styrelsens centrale systemer (IMK – Internet MarkKort).
i) Projektets formål
Projektet CAP2020 IT-fundament skal sikre et effektivt it-fundament i Landbrugsstyrelsen ved at
udbygge og modernisere de eksisterende it-systemer til at understøtte den kommende EU landbrugs-
reform, der skal gælde i årene 2023-2027.
Projektet består af to delspor:
– Dels skal de nuværende systemers tekniske og forretningsmæssige tilstand analyseres og vurderes
med hensyn til de krav, systemerne forventes at blive underlagt under EU᾽s kommende landbrugs-
reform i 2023-27. Denne del af projektet er på nuværende tidspunkt gennemført, og analyseresul-
tater indgår blandt andet i Landbrugsstyrelsens it-projekt ”CAP2020 It regelimplementering”,
Aktstykke nr. Folketinget -NaN
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, j.nr. 2021-5073
DC000428
Offentligt
Finansudvalget 2021-22
som Folketingets Finansudvalg godkendte igangsættelse af med aktstykke 232 afgjort den 3. juni
2021.
– Dertil skal der i projektet udvikles leverancer til et solidt, robust og tidssvarende it-fundament
ved at udvikle Landbrugsstyrelsens eksisterende primære it-systemer CAP-TAS (Common Agri-
cultural Policy – Tilskuds Administrations System) og IMK (Internet MarkKort). Gennem ekstern
udvikling af it-systemerne skal projektet understøtte opsætning af såvel flerårige arealbaserede
støtteordninger, projektordninger, koblede støtteordninger, de nye etårige eco-schemes og den
direkte støtte herunder generelle krav under den nye landbrugsreform (konditionalitet). Projektet
ensretter dertil brugen af it-systemer, så flere forretningsområder i den kommende CAP-periode
benytter CAP-TAS og IMK mhp. bedre systemunderstøttelse.
Projektets indkøb af eksternt udviklede it-leverancer sker via eksisterende rammeaftaler, som er
indgået med eksterne leverandører, og der foretages således ikke indledende udbud.
Projektets gennemførsel blev påbegyndt i november 2019 til et budget på 67,3 mio. kr. ekskl. renter
(2019-pl). I marts 2021 blev Finansudvalget orienteret om, at projektets endelige overgang til realise-
ringsfasen forsinkedes med 10 måneder fra d. 1. januar 2022 til d. 1. november 2022, da de politiske
afklaringer i EU og i Danmark har taget længere tid end forventet, og at reformen først træder i kraft
et år senere end først forudsat.
Landbrugsstyrelsen har sammen med projektets eksterne leverandører genberegnet de samlede
projektudgifter til 99,9 mio. kr. ekskl. renter (2021-pl). Merudgifterne på 32,6 mio. kr. kan henføres
til et øget timeforbrug, da man har afventet udestående afklaringer, ændret kravspecificering sam-
menholdt med det oprindeligt forudsatte, re-design af it-løsning, genplanlægning af forløbet samt
tilbageløb. Endvidere kan fordyrelsen af projektets eksterne leverancer tilskrives et leverandørskifte
efter lovpligtigt udbud for systemet IMK, hvor den nye leverandør har revurderet kompleksiteten af
flere af projektets leverancer, ligesom leverandørskiftet har afledt et højere antal timer i Landbrugs-
styrelsen til kravspecificering for IMK end ventet. 20,4 mio. kr. af merudgiften relaterer sig til
IMK-delprojektet.
Hvis andet delspor i projektet ikke gennemføres, vil det medføre forhøjet risiko for, at administra-
tionen af EU’s regelsæt i den kommende reformperiode ikke kan understøttes tilfredsstillende, da
administrationen vil skulle videreføres i forældede it-systemer. Systemerne er således ikke indrettet
til at håndtere de krav som stilles til bl.a. performancerapportering til EU-kommissionen i den nye
reformperiode, hvilket øger risikoen for fremtidige underkendelser fra EU. Et forældet it-system vil
herudover kunne medføre længere sagsbehandlingstider til støtteordninger inden for landbruget.
ii) Udgifter til projektet
Landbrugsstyrelsen har opgjort de samlede projektudgifter til 107,4 mio. kr. inkl. renter (2021-pl),
jf. tabel 1. Totaludgiften består af direkte projektudgifter (81,9 mio. kr.), renter (7,4 mio. kr.) og
risikopulje (18 mio. kr.). Landbrugsstyrelsen afholder de samlede omkostninger til projektet inden
for den eksisterende ramme på § 24.21.01. Landbrugsstyrelsen.
Projektets aktiverbare elementer vil blive afskrevet over en periode på fem år, idet der er tale om
videreudvikling på eksisterende systemer.
Omkostningsbaserede projektudgifter
2
Mio. kr., 2021-PL Total 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027
Aktiverbare projektudgifter, afskrivninger 44,4 - - - 0,4 2,7 8,9 8,9 8,9 8,5 6,1
Ikke-aktiverbare projektudgifter 55,5 0,2 3,1 6,9 12,5 23,8 9,0 - - - -
Risikopulje (t. kr.) 18,0 - - - - 9,0 9,0 - - - -
Total ekskl. renter 99,9 0,2 3,1 6,9 12,8 26,6 17,9 8,9 8,9 8,5 6,1
Renter 7,4 - 0,0 0,3 0,8 1,5 1,8 1,4 1,0 0,5 0,2
Total inkl. renter 107,4 0,2 3,1 7,2 13,6 28,1 19,7 10,3 9,8 9,0 6,3
Anm. Eventuelle afvigelser i summen skyldes afrunding
I projektets ikke-aktiverbare projektudgifter indgår udgifter til analyser på en række forskellige
forretningsområder og systemer i projektets første delspor, som på nuværende tidspunkt er gennem-
ført. I de ikke-aktiverbare projektudgifter indgår herudover forretningsafklaringer, design af løsning,
projektledelse, koordinering af projektet samt test. Udgifterne omfatter interne lønudgifter og indkøb
af konsulentbistand. Endvidere indgår opdateret risikopulje, som er fastsat til 18 mio. kr. fordelt i
2022 og 2023.
De aktiverbare projektudgifter dækker udviklingen af it-systemerne, hvor dele af udviklingen på
nuværende tidspunkt er gennemført. I investeringerne indgår interne lønudgifter til it-opsætning i
systemerne samt indkøb af it-leverancer fra eksterne it-leverandører.
iii) Projektets gevinster
Projektets gevinster forventes fortsat at blive indfriet i form af at sikre, at Landbrugsstyrelsen kan
understøtte lovgivningen i reformperioden 2023-27.
Gevinsterne kan overordnet set henføres til følgende fem kategorier:
1. Stabil it-performance under ny reformperiode
Projektet skal sikre en stabil it-performance ved at etablere en tidssvarende og konsolideret it-plat-
form, der kan systemunderstøtte Landbrugsstyrelsens administration af tilskudsordninger mv.
2. Sagsbehandlere benytter ens brugergrænseflade
Projektet koncentrerer sagsbehandlernes opgaveløsning til få it-systemer. Dette vil mindske sårbar-
heden over for personaleudskiftninger samt sikre mere konsistens i sagsbehandlingen og dermed
reducere risikoen for fejl.
3. Etablering af ny tidssvarende it-platform
Projektet skal sikre, at der etableres en tidssvarende it-platform, hvor antallet af ældre systemer, der
ikke vedligeholdes og opdateres fra leverandørens side, reduceres.
4. Nedbringelse af antallet af it-integrationer ved konsolidering af systemer
En konsolidering af it-systemerne skal nedbringe risici ift. datatab og nedbringe tidsforbruget, der er
forbundet med de nuværende dataoverførsler mellem flere ældre it-systemer med høj kompleksitet.
5. It-platform der kan understøtte nye reformkrav
3
Projektet skal etablere en platform, som kan danne grundlag for ansøgning, sagsbehandling, kontrol
og udbetaling i den næste reformperiode. It-platformen skal til den kommende landbrugsreform være
i en tilstand, der bedst muligt kan understøtte de krav, som reformen stiller.
iv) Risikoprofil
Der er i projektets nuværende fase identificeret otte risici i projektet, hvoraf fem vurderes at være
væsentlige.
1. Uforudsete konsekvenser fra arbejdet med regelafklaring
Forhandlingerne om implementeringen af EU’s landbrugsreformperiode for 2023-27 i Danmark
er netop afsluttede, og resultatet af forhandlingerne skal nu konkretiseres i Landbrugsstyrelsen til
konkrete krav til it-understøttelse. Flere af projektets resterende del-leverancer er således afhængige
af den konkrete udformning af regelgrundlaget, der kan blive forsinket alt efter den interne afklaring
i styrelsen, afklaringer i EU frem mod forventet endelig juridisk vedtagelse i EU af CAP-reformen
i december 2021, samt godkendelsesproces af den danske CAP-plan. Sene afklaringer og konkretise-
ringer kan medføre, at projektet forsinkes og fordyres.
Der er derfor stor opmærksomhed i Fødevareministeriet for at sikre de nødvendige interne og
eksterne afklaringer til projektet.
2. Forsinkelse af leverancer fra eksterne leverandører
Projektet er i sin nuværende fase stærkt afhængig af leverancer til it-systemerne fra eksterne leveran-
dører. En forsinkelse i leverancerne kan i yderste konsekvens medføre, at EU’s landbrugsreform for
2023-27 ikke kan implementeres rettidigt.
Landbrugsstyrelsen holder med fast kadence møder med de eksterne leverandører, hvor der følges
op på leverancerne. Endvidere arbejdes der løbende på at forbedre samarbejdsformen med eksterne
leverandører.
3. Knaphed på faglige ressourcer
Det resterende projekt skal implementeres samtidig med andre kritiske it-projekter i styrelsen,
herunder regelimplementeringen af CAP2020. Det kan derfor blive svært at allokere relevante
nøgleressourcer til projektet, og projektets leverancer kan dermed risikere at blive forsinkede.
Status og risici på styrelsens it-projekter, herunder dette projekts leverancer, følges tæt i en dedikeret
CAP2020 programstyregruppe.
4. Der gennemføres eventuelt leverandørskifte for CAP-TAS-systemet i forbindelse med et nyt
udbud
I sidste del af projektperioden skal der gennemføres et udbud for systemet CAP-TAS. Erfaringsmæs-
sigt vil der altid være en overgangsperiode, før en ny leverandør er på fuld omgangshøjde.
Der vil blive udarbejdet et solidt og grundigt udbudsmateriale i forbindelse med udbuddet samt sikret
en god proces for et evt. leverandørskifte.
5. Projektets del-leverancer er ikke af forventet kvalitet
4
Projektet består i den resterende periode for en stor del af leverancer leveret af eksterne leverandører,
hvor der kan være risiko for, at den modtagne leverance ikke er af forventet kvalitet.
Status på del-leverancer følges tæt af dedikerede del-projektledere. Dertil er arbejdet med at definere
de nødvendige krav til del-leverancerne intensiveret i den resterende projektperiode.
Ud over de mitigerende tiltag, som er beskrevet under hver af de 5 ovenstående risici, er der på
baggrund af de ovenfor beskrevne aktuelle risici for projektet, afsat en ny risikopulje på 18 mio.
kr. til at håndtere evt. økonomiske konsekvenser, hvis en eller flere af disse risici aktualiseres i
projektets resterende periode. ¬
v) Behandling i Statens It-råd
Statens It-råd har vurderet, at projektet fortsat har normal risiko. Projektet er ikke blevet anbefalet
et eksternt review.
It-rådet anbefaler, at Landbrugsstyrelsen styrker risikostyringsarbejdet i projektets styregruppe, så
relevante risici og dertil hørende mitigerende handlinger adresseres på styregruppens møder. Yder-
mere anbefaler It-rådet, at Landbrugsstyrelsen sikrer, at risikopuljen for projektet er dækkende for
projektets resterende tilvejebringelse.
Landbrugsstyrelsen følger anbefalingerne fra Statens It-råd og vil forelægge halvårlige statusrap-
porteringer om projektets fremdrift til It-rådet.
vii) Tidsplan for fremtidige orienteringer af Finansudvalget
Primo 2023 Orientering i forbindelse med nedlukning af projektorganisationen om den afslutte-
de implementering samt projektstatus i øvrigt.
Primo 2024 Orientering om projektets drift og effekter ca. ét år efter nedlukning af projektorga-
nisationen.
c. Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektets udvikling kan fortsætte trods
en væsentlig ændring i de samlede projektudgifter, jf. Budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2
d. Projektet har været forelagt Statens It-råd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette aktstykke.
e. Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at projektet CAP2020 IT fundament
fortsættes og den totaløkonomiske ramme forhøjes med 32,6 mio. kr. ekskl. renter. De samlede
projektudgifter ekskl. renter er 99,9 mio. kr. Udgiften i de kommende finansår finansieres af midler
på § 24.21.01. Landbrugsstyrelsen.
5
f. Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 3. december 2021
Rasmus Prehn
/ Hans Peter Olsen
Til Finansudvalget.
6
Bilag 1
It-rådets opfølgning på projekt CAP2020 IT fundament
7
8
9