Aktstykke 56

56
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Fødevareministeriet, den 3. december 2013.
a. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri ved NaturErhvervstyrelsen anmoder om Finansudval-
gets tilslutning til, at NaturErhvervstyrelsen kan igangsætte it-projektet ”Implementering af EU land-
brugsreformen i Danmark (fase 2)” inden for en totaløkonomisk ramme på 163,6 mio. kr., som udgø-
res af projektsummen på 81,0 mio. kr., risikopuljen på 75,4 mio. kr. samt af renter for 7,2 mio. kr.
Udgiften i 2013 på 14,8 mio. kr. afholdes af den afsatte bevilling til NaturErhvervstyrelsen på §
24.21.01.
Projektets primære formål er implementering er implementering af international lovgivning.
b. NaturErhvervstyrelsen er som EU-akkrediteret udbetalingsorgan ansvarlig for implementering og ad-
ministration af EU´s landbrugs- og fiskerireformer, og styrelsen står derfor over for at skulle imple-
mentere de reformer, der træder i kraft i 2015.
It-projektet "Implementering af EU landbrugsreformen i Danmark (fase2)" igangsættes med henblik
på at implementer reformerne. Der forventes samlede omkostninger til projektet på 81,0 mio. kr. I
nærværende aktstykke indgår i den samlede projektsum endvidere en foreløbig risikopulje på 75,4
mio. kr. Den totaløkonomiske ramme på 163,0 mio. kr., inkl. renter, er således udtryk for et worst-
case scenarie, hvor den forholdsvis store risikopulje afspejler, at der fortsat er betydelig usikkerhed
vedrørende reformernes nærmere bestemmelser. Der foretages derfor en genberegning af risikopuljen
og en konsolidering af den totaløkonomiske ramme i løbet af foråret 2014.
i) Projektets formål, organisering mv.
EU’s landbrugsministre har d. 26. juni 2013 indgået aftale om den fælleseuropæiske landbrugspoli-
tik, og projektets overordnede formål er at sikre en rettidig og effektiv implementering af landbrugs-
politikken for reformperioden 2015–2020.
Parallelt med landbrugsreformen er der forhandlet en ny fiskerireform, hvor de dele, der vedrører den
Europæiske Fiskerifond, it-understøttes i forbindelse med nærværende projekt.
Aktstykke nr. 56 Folketinget 2013-14
Fødevaremin.,
NaturErhvervstyrelsen, j.nr. 13-0380-000004
AH005057
Afklaring i forhold til udmøntningen af de specifikke regler og tilskudsordninger pågår fortsat og er
ikke for alle områder afklaret i alle detaljer. Afklaringerne for hovedparten forventes at foreligge ved
udgangen af 2013.
NaturErhvervstyrelsen har i forbindelse med den tidligere landbrugsreform fået udviklet systemet
CAP-TAS. Systemet udgør sammen med det grafiske informationssystem (GIS) IMK2 NaturEr-
hvervstyrelsens fremadrettede platform til areal- og tilskudsadministration. Reformen ventes i al væ-
sentlighed at kunne implementeres med nuværende funktionalitet i CAP-TAS og IMK2.
Projektets anskaffelsesfase indeholder ikke et udbud, da projektet primært består af parameteropsæt-
ning i et eksisterende rammesystem i NaturErhvervstyrelsen, hvilket betyder at der ikke skal indkø-
bes et nyt system. Det skal bemærkes, at anskaffelsesfasen er igangsat ligesom for projekter, hvor der
skulle have været foretaget udbud.
Den fremtidige situation efter indførelse af projektets løsning vil være, at tilskudsordningerne inde-
holdt i reformerne er it-understøttet rettidigt og korrekt gennem hele reformperioden.
Hvis projektet ikke gennemføres, vil det betyde en væsentlig fordyrelse, da opgavevaretagelsen vil
skulle basere sig på mere manuelle processer. Der vil endvidere være øget risiko for, at administrati-
onen af EU´s regelsæt ikke overholdes tilstrækkeligt, og dermed øget risiko for underkendelser.
Store dele af NaturErhvervstyrelsens organisation vil indgå i projektet, og projektets organisering ba-
serer sig på rammerne i den fællesstatslige IT-projektmodel. Projektorganisationen er således klart
defineret med styregruppe, projektleder, seniorbrugere, projektdeltagere mv. Der er tilknyttet styre-
gruppen en ekstern følgegruppe, som bl.a. består af repræsentanter fra erhvervet.
ii) Udgifter ved projektet
NaturErhvervstyrelsen har opgjort de samlede udgifter til 81,0 mio. kr. Hertil kommer 7,4 mio. kr. til
renter. Statens It-projektråd har efterfølgende ved Monte Carlo-simulering udregnet en risikopulje på
75,4 mio. kr. NaturErhvervstyrelsen afholder de samlede omkostninger til projektet ekskl. risikopulje
indenfor egen ramme på § 24.21.01. Risikopuljen genberegnes i forbindelse med, at en ny risikovur-
dering gennemføres, når størstedelen af reformens elementer forventes at være forhandlet på plads i
løbet af foråret 2014. Den genberegnede risikopulje indbudgetteres i forbindelse med udarbejdelsen
af finanslovsforslaget for 2015. Der tages i denne forbindelse stilling til den budgettekniske place-
ring/fordeling af puljen samt til finansieringen heraf.
Projektets ibrugtagningsdato er d. 1. oktober 2015, hvor alle reformens delelementer forventes at væ-
re trådt i kraft, ligesom sagsbehandlingen i systemet er påbegyndt. Projektets aktiverbare elementer
vil blive afskrevet over en periode på 5 år, idet der er tale om videreudvikling på et eksisterende sy-
stem.
Tabel 1. Udgiftsbaseret oversigt over de samlede udgifter (mio. kr.)
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt
Driftsudgifter 1,2 2,4 13,7 15,6 8,1 41,0
Anlægsudgifter 1,1 23,4 15,5 40,0
Samlede udgifter 1,2 2,4 14,8 39,0 23,6 81,0
Renter 0,1 1,3 1,9 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1 7,2
Risikopulje - - - - 75,4 - - - - - 75,4
2
Samlede udgifter inkl. risiko-
pulje
1,2 2,4 14,9 40,3 100,9 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1 163,5
(eventuelle afvigelser i summen skyldes afrunding)
Tabel 2. Udgiftsbaseret oversigt over de samlede udgifter inkl. risikopulje (2013-pl) (mio. kr.)
Total Tot. % 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
1. Ide 4,6 3% 1,5 3,0 - - - - - - - -
2. Analyse 14,7 9% - - 14,7 - - - - - - -
3. Anskaffelse
(=3.1+3.2)
11,0 7% - - 11,0 - - - - - - -
3.1 Specificering 11,0 7% - - 11,0 - - - - - - -
3.2 Udbud - 0% - - - - - - - - - -
4. Gennemførsel 126,1 81% - - 3,4 75,8 46,9 - - - - -
5. Realisering - 0% - - - - - - - - - -
Total ekskl. renter 156,3 100% 1,5 3,0 29,1 75,8 46,9 - - - - -
Renter 7,2 n.a. 0,1 1,3 1,9 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1
Total inkl. renter 163,5 n.a. 1,5 3,0 29,2 77,1 48,8 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1
(eventuelle afvigelser i summen skyldes afrunding)
Udgifterne i idéfasen relaterer sig hovedsageligt til forberedelse og planlægning af projektet.
I analysefasen har arbejdet bestået i at kortlægge, hvordan reformen implementeres mest hensigts-
mæssigt.
I anskaffelsesfasen omsættes de politiske ændringer til systemkrav samtidig med yderligere konkreti-
sering af reformens ændringer.
I gennemførselsfasen implementeres ændringerne i systemerne. Den tekniske implementering vil pri-
mært ske med interne ressourcer med bistand fra eksterne konsulenter. Gennemførselsfasen indehol-
der endvidere testaktiviteter og overdragelse fra IT til forretningen.
I realiseringsfasen høstes gevinsterne ved implementering af reformen.
Tabel 3. Omkostningsbaseret oversigt over projektomkostninger ekskl. udgifter til risikopulje (2013-pl) (mio. kr.)
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt
Driftsudgifter 1,2 2,4 13,7 15,6 8,1 41,0
Afskrivninger 1,3 8,0 8,0 8,0 8,0 6,7 40,0
Renter 0,1 1,3 1,9 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1 7,2
Samlede omkostninger1,2 2,4 13,8 16,9 11,4 9,5 9,1 8,7 8,3 6,8 88,2
Tabel 4. Omkostningsbaseret oversigt over de samlede omkostninger inkl. udgifter til risikopulje (2013-pl) (mio. kr.)
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt
Driftsudgifter 1,2 2,4 13,7 15,6 8,1 41,0
Afskrivninger 1,3 8,0 8,0 8,0 8,0 6,7 40,0
Renter 0,1 1,3 1,9 1,5 1,1 0,7 0,3 0,1 7,2
Risikopulje 75,4 75,4
Samlede omkostnin-
ger
1,2 2,4 13,8 16,9 86,8 9,5 9,1 8,7 8,3 6,8 163,6
3
Tabel 5. Forventet påvirkning på lånerammen ekskl. risikopulje (mio. kr.)
2013 2014 2015 2016 2017
Primo 317,6 329,4 343,2 343,6 337,8
Projektudgifter 2,4 23,4 14,2
Ultimo 329,4 343,2 343,6 337,8 329,4
Låneramme 520,0 520,0 520,0 520,0 520,0
Lånerammeudnyttelse 63,3% 66,0% 66,1% 65,0% 63,3%
Projektet kan holdes indenfor NaturErhvervstyrelsens låneramme.
iii) Projektets gevinster
Effektiviseringsgevinster
Der er ikke effektiviseringsgevinster i projektet, da hovedformålet er implementering af international
lovgivning.
De tekniske ændringer implementeres i det eksisterende systemlandskab, og der vil ikke ske bespa-
relser i form af færre driftsudgifter mv.
Det bemærkes, at omkostningerne ville være betydelig højere, såfremt lovgivningen skulle imple-
menteres uden gennemførelse af it-projektet.
Ikke-økonomiske gevinster
Hovedformålet med projektet er, at NaturErhvervstyrelsen fortsat kan følge lovgivningen efter refor-
men og yde den forventede service til styrelsens kunder.
I projektet er der opstillet ikke-økonomiske gevinster, som indeholder sagsbehandlingsmål for, hvad
NaturErhvervstyrelsen skal kunne levere i realiseringsfasen.
De 5 vigtigste ikke-økonomiske gevinster som høstes i realiseringsfasen fra 2015:
Ikke-økonomiske gevinster
1 Udbetaling af enkeltbetalingsordninger (CAP) til tiden
2 Tilsagnsgivning Projekttilskud – Landdistriktsprogrammet (LDP) til tiden
3 Tilsagnsgivning Arealtilskud – Landdistriktsprogrammet (LDP) til tiden
4 Tilsagnsgivning Projekttilskud – Den Europæiske Fiskerifond (EMFF) til tiden
5 Åbning af ansøgningsrunden pr. 1. februar 2015 (CAP). Ansøgninger skal kunne modtages
fra 1. februar 2015 for de ordninger/ændringer, der implementeres i fællesskemaet.
iv) Risikoprofil
4
Projektets risikoprofil er illustreret i følgende tabel, som viser projektets økonomiske konsekvenser
ud fra en risikojusteret og ikke-risikojusteret business case, hvor den risikojusterede business case
tager højde for usikkerheden og risikoen i projektets forudsætninger.
Tabel 6. Økonomiske nøgletal (2013-pl)
Nr. Beskrivelse Risikojusteret Ikke risikojusteret
1 Nettonutids værdi, mio. kr -32,8 -0,3
2 Intern rente -25,0% 3,4%
3 Samlede projektudgifter, mio. kr. 156,3 81,0
4 Udgifter hvis ikke projektet gennemføres, mio. kr. 264,7 174,4
5 Udgifter, ekskl. projektudgift, hvis projektet gennemføres, mio. kr. 144,4 93,8
6 Samlet bruttogevinst, mio.kr (=4-5) 120,3 80,6
7 Samlede udgifter med projekt, mio. kr. (= 5 + 3) 300,8 174,8
8 Samlet nettogevinst, mio.kr (= 6 - 3) -36,0 -0,4
Den samlede risikopulje på 75,4 mio. kr., som er udregnet af Statens It-projektråd, kan henføres til
generel usikkerhed samt risikopulje afsat som konsekvens af projektets størrelse. Risikopuljen gen-
beregnes i forbindelse med gennemførsel af ny risikovurdering i foråret 2014 af Statens It-projektråd.
Håndtering af de 5 væsentligste risici:
1. Usikkerhed om implementering grundet forsinkelse af politisk proces
Projektet er stærkt afhængigt af beslutninger om de endelige regler på området for landbrugs- og fi-
skeristøtte i såvel EU som på nationalt plan. Projektets spor kan ikke afsluttes, uden at regelafklarin-
gerne er på plads. Risikoen vedrører både projektets gevinst- og udgiftsside.
Regelafklaringsarbejdet følges i særskilte projekter med tilknyttede styregrupper. Det er målet med
denne indsats, at styrelsen så tidligt som muligt kan få klarhed over fremtidige vilkår, og undgå over-
raskelser og tilbageløb.
2. Ændringer fra forretningen sent i forløbet
NaturErhvervstyrelsens forretningsenheder er væsentlige for detailspecifikationen af projektet, så
reglerne udmøntes i kravspecifikationer. Hvis arbejdet med dette forsinkes, forsinkes udviklingsakti-
viteter ligeledes. Risikoen vedrører både projektets gevinst- og udgiftsside.
NaturErhvervstyrelsen søger at imødegå dette ved at inddrage forretningen tidligst muligt i forløbet.
3. Evt. leverandørskifte på dele af CAP-TAS i løbet af 2014 grundet kontraktudløb
NaturErhvervstyrelsen forbereder pt., at dele af CAP-TAS-systemet forventes at skulle i udbud 2014.
Erfaringsmæssigt vil der altid være en overgangsperiode, før en ny leverandør er fuldt på omgangs-
højde. Styrelsen vurderer løbende, hvordan et eventuelt leverandørskifte kan påvirke projektet.
Risikoen vedrører både projektets gevinst- og udgiftsside.
5
4. Manglende ressourcer
NaturErhvervstyrelsen arbejder aktivt med rekruttering og fastholdelse af interne medarbejdere. Re-
kruttering er dog særligt vanskelig på it-området, ikke mindst hvad angår it-arkitekter. NaturEr-
hvervstyrelsen arbejder derfor også fokuseret med arbejdsmiljøet, kompetenceudvikling og fasthol-
delsesstrategier. NaturErhvervstyrelsen er ligeledes afhængig af eksterne ressourcer hos leverandø-
rer, både ift. nyudvikling af funktionalitet, samt ressourcer til driftsstøtte og parameteropsætning.
Styrelsen har vedvarende fokus på ressourcesituationen med henblik på at minimere denne risiko. Ri-
sikoen vedrører både projektets gevinst- og udgiftsside.
5. Implementering af ny funktionalitet påvirker performancemål negativt
Der er risiko for, at ny funktionalitet som er uomgængelig for at kunne understøtte reformerne, kan
påvirke de fastsatte performancemål negativt.
Inden igangsættelse af nye udviklingsopgaver vurderer leverandørerne evt. indvirkning på perfor-
mance, og der vil være fokus på at vælge de løsninger, som forventes at give mindst mulig negativ
påvirkning af performance. Risikoen vedrører projektets gevinstside.
v) Behandling i Statens IT-projektråd
NaturErhvervstyrelsen har modtaget IT-projektrådets risikovurdering d. 4. oktober 2013, jf. vedlagte
anbefalinger.
Projektet vurderes at have en høj risiko, og vurderingen er, at et eksternt review ikke vil reducere
denne, da de største risici især skyldes projektets strukturelle rammer. Da projektet er i en tidlig fase
er der i brevet lagt op til, at IT-projektrådet på et senere tidspunkt vil tage stilling til, om der er behov
for en fornyet risikovurdering efter indsendelse af et opdateret projektgrundlag. I mellemtiden er det
blevet fastlagt, at der i forbindelse med genberegningen af størrelsen på projektets risikopulje foråret
2014 skal foretages en fornyet risikovurdering. Det nærmere tidspunkt herfor aftales mellem Ministe-
riet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Statens It-projektråd.
Nedenstående er en kort opsummering af anbefalingerne og styrelsens planlagte håndtering af disse:
”IT-projektrådet anbefaler, at den valgte governance og ressourcestyring tydeliggøres og indarbej-
des i projektgrundlaget […]
Det er vigtigt, at der bliver kommunikeret til de berørte afdelinger og personer, så alle kender opga-
ven og ressourcetrækket på linjeorganisationen”.
Styrelsen har udvidet beskrivelsen af projektorganisationen og ressourcestyringen i projektgrundla-
get.
Projektet er kommunikeret til de berørte afdelinger og personer, så alle kender opgaven. Efterhånden
som projektet skrider frem, og det eksakte ressourcetræk bliver tydeligt, vil dette løbende blive for-
midlet til de berørte enheder og personer.
”IT-projektrådet anbefaler, at NaturErhvervstyrelsen udarbejder en plan B, hvor leverancer er prio-
riteret, så det er tydeligt for alle involverede, hvad der skal leveres først, når der opstår problemer,
som kan forsinke leverancerne […]. Planen bør være kendt og accepteret af hele organisationen, så
alle ved, hvordan der skal handles under pres”.
6
Styrelsen vil udarbejde et notat, som beskriver prioriteringsrækkefølgen af leverancer set i lyset af
den eksisterende prioritering af styrelsens forskellige typer af opgaver. Prioriteringerne vil tage højde
for bl.a. udbetalingsplan, lovgivningsmæssige krav samt mulighed for indkøb af eksterne ressourcer
og alternative systemanvendelser. Styrelsen vil sikre, at planen bliver prioriteret på tværs, og at
kendskabet til planen udbredes til relevante dele af organisationen.
”IT – projektrådet anbefaler, at NaturErhvervstyrelsen venter med at udbyde den eksisterende ram-
meaftale med leverandøren til efter gennemførelsen af videreudviklingen af CAP-TAS […]”
og
”IT – projektrådet anbefaler, at der udarbejdes en strategi for, hvordan NaturErhvervstyrelsen efter
implementering af projektet kan frigøre sig fra bindingen til leverandøren […]”.
Styrelsen er i dialog med Kammeradvokaten med henblik på at afklare mulighederne i forhold til
håndteringen af den eksisterende kontrakt med leverandøren på CAP-TAS. Samtidigt afklares den
fremtidige strategi for håndtering af bindingen til leverandøren.
”IT-projektrådet anbefaler, at der er opmærksomhed på ikke at opbygge teknisk gæld under vide-
reudviklingen af CAP-TAS […]”.
Styrelsen overvejer, hvordan teknisk gæld kan mindskes i projektet og vil forankre denne proces i
regi af det interne arkitektforum.
NaturErhvervstyrelsen har efter risikovurderingen fremsendt opdateret projektgrundlag (projektini-
tieringsdokument og business case) til Statens IT-projektråd som baseline for fremtidige statusrap-
porteringer.
vi) Specifikation af udgifter og indtægter i indeværende finansår (2013)
Nedenfor fremgår en specifikation af udgifter og indtægter på under- og standardkonti i indeværende
finansår på § 24.21.01.10. på 14,8 mio. kr.
Tabel 7. Udgifter 2013 fordelt på standardkonto ekskl. risikopulje
Udgift Indtægt
---mio. kr.---
§ 24.21.01. NaturErhvervstyrelsen (Driftsbev. )
10. Almindelig virksomhed
18. Lønninger/personaleomkostninger
19. Fradrag for anlægsløn
22. Andre ordinære driftsomkostninger
50. Immaterielle anlægsaktiver
13,3
0,4
0,4
0,7
Udgifterne forventes afholdt inden for rammen på § 24.21.01.
vii) Tidsplan for fremtidige orienteringer af finansudvalget
Nedenfor fremgår tidsplanen for fremtidige orienteringer af finansudvalget i projektets forløb.
7
Juni 2014 Orientering om resultatet af risikovurderingen i foråret 2014.
Oktober 2015 Orientering i forbindelse med overgang til drift og om den afsluttende implementering
samt projektstatus i øvrigt.
Oktober 2016 Orientering om projektets drift og effekter.
c. Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektet igangsættes snarest muligt, så der
kan være løbende ibrugtagning fra 1. januar 2015.
d. Projektet har været forelagt Statens IT-projektråd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette akt-
stykke.
e. Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri ved NaturErhvervstyrelsen anmoder om Finansudval-
gets tilslutning til, at NaturErhvervstyrelsen kan igangsætte it-projektet ”Implementering af EU land-
brugsreformen i Danmark (fase 2)” inden for en totaløkonomisk ramme på 163,6 mio. kr., som udgø-
res af projektsummen på 81,0 mio. kr., risikopuljen på 75,4 mio. kr. samt af renter for 7,2 mio. kr.
Udgiften i 2013 på 14,8 mio. kr. afholdes af den afsatte bevilling til NaturErhvervstyrelsen på §
24.21.01.
f. Finansministeriets tilslutning foreligger.
Fødevareministeriet, den 3. december 2013
KAREN HÆKKERUP
/ Peter Henneberg
Til Finansudvalget.
8