Henvendelse af 26/10-20 fra Organisationen Danske Arkiver (ODA) vedr. brev til Kulturministeriet med forslag til ændringer af arkivloven

Sensitivity: Internal
Svar til Kulturministeriet
Det forelagte forslag til arkivlovsrevision er problematisk af en række grunde, som udfoldes neden
for, men først og fremmest fordi det forfejler sin intention om at gøre det nemmere for borgerne at
finde arkiverede oplysninger om sig selv. For borgerne udgør lovforslaget et tilbageskridt i forhold til
den nuværende arkivlov, fordi indsigtsretten kun gælder oplysninger, der er afleveret til offentligt
arkiv.
Ved den seneste omfattende ændring af arkivloven (2003) blev det slået fast, at bevaringsværdige
arkivalier i kommunerne skulle være tilgængelige for borgere forskere og myndigheder, når
arkivalierne var 20 år gamle og uanset, om arkivalierne var afleveret til offentligt arkiv. Denne
lovændring udgjorde et vigtigt fremskridt for alle brugere, fordi kommunale arkivalier – i
modsætning til arkivalier af statslig proveniens - ikke er omfattet af afleveringspligt (med mindre et
sletningskrav i GDPR tilsiger det). P.g.a. den manglende afleveringspligt findes mange
bevaringsværdige papirarkiver fortsat i de kommunale forvaltninger.
Lovændringen i 2003 blev desværre ikke fulgt op af et krav om at alle bevaringsværdige arkivalier
skulle registreres på en måde, så brugerne kan se, hvad der er bevaret, og hvor i landet det bevarede
materiale befinder sig. Alligevel udgjorde lovændringen et fremskridt og et incitament til kommuner
om at aflevere til offentligt arkiv. Det fremsatte lovforslag formulerer kun en særlig ret for borgere
til indsigt i egne oplysninger for så vidt, at oplysningerne er afleveret til offentligt arkiv, og udgør
derfor for kommunerne at beholde arkiverne i forvaltningernes varetægt.
Reglerne om arkivadgang eksisterer parallelt med aktindsigtsreglerne. Borgerne kan således allerede
i dag anmode om aktindsigt – også i oplysninger, der er afleveret til offentligt arkiv. Under de
nugældende regler, vil det være den forvaltningsmyndighed, der oprindeligt har behandlet sagen,
der rekvirerer oplysningerne i arkivet og behandler aktindsigtssagen. I forhold til borgernes
rettigheder er anmodninger om aktindsigt er bedre varetaget af forvaltningsmyndighederne, som
har juridiske kompetencer til disposition, som sjældent er til stede i de kommunale arkiver.
Det er kommunalbestyrelsen, der er bemyndiget til at dispensere fra arkivlovens
tilgængelighedsfrister. I den række kommuner er opgaven delegeret til det det kommunale arkiv.
Offentlige arkiver har pligt til at vejlede i samlingerne. Mange kommunale arkiver har af egen drift
etableret on-line søgbare registreringsdatabaser, som udgør et centralt element i at giver arkivernes
Kulturudvalget 2020-21
L 18 Bilag 3
Offentligt
Sensitivity: Internal
bruge hjælp til selvhjælp. Det er en myte, at danske arkiver er lukkede – særligt hvad angår
borgernes adgang til egne data, hvilket fremgår at de årlige tilgængelighedsrapporter til
Kulturministeren.
Bortset fra de ovenfor beskrevne udfordringer for borgerne med at vide, hvor de skal sætte deres
eftersøgning efter oplysninger ind, varetages borgernes rettigheder i forhold til oplysninger i
arkiverne således allerede inden for gældende lovgivning.
På visse områder hjemler særlovgivningen i dag at en kommunalbestyrelse kan beslutte, at de
omkostninger der er forbundet med undersøgelser i ældre arkivmateriale skal betales af brugere
f.eks. CPR lovens §37. Dermed anerkendes det, at det kan være en tidskrævende opgave at finde
oplysninger i ældre arkivmateriale. Hvis en kommune vælger at aflevere sine folkeregisterarkivalier
til det kommunale arkiv, bortfalder den lovhjemlede ret til opkrævning af brugerbetaling.
Lovforslaget udgør derfor et incitament for en kommune at undlade aflevering til kommunalt arkiv.
Andre kommentarer:
a. Vi trænger til en gennemarbejdet ny arkivlov. Den nuværende arkivlov er 17 år gammel
og derfor af naturlig grunde forældet ift. samfundsudviklingen – særligt i lyset af
digitaliseringen af samfundet og anden lovgivning.
Ideelt set skulle man ligesom Norge og Sverige igangsætte et udredningsarbejde med
fokus på det offentliges dokumentationsopgave i alle faser af datas livscyklus,
herunder arkivernes rolle i samfundet.
b. I kølvandet på GDPR blev der i 2018 igangsat et udvalg, der skulle vurdere behovet for
en arkivlovsrevision. Arbejdet blev sat i stå pga. folketingsvalg og regeringsskifte.
Kommissoriet dengang var snævert og adresserede kun få at de her beskrevne
udfordringer, men det fremsatte lovforslag er efter ODAs vurdering fremsat uden
tilstrækkeligt forarbejde.
c. Lovforslaget er inspireret af en sympatisk intention om at gøre mere for borgerne. En
række forhold gør imidlertid, at forslaget reelt ikke vil have den ønskede effekt:
 Rigtig meget materiale er kasseret med eller uden hjemmel i arkivloven
Sensitivity: Internal
o Mange personoplysninger bevares i dag kun i et statistisk udvalg på 3%
bevaring. Dette gælder dog ikke anbringelsessager på papir, som
principielt vil være bevaret i større omfang.
o Den danske bevaringsstrategi har ikke haft som formål at bevare data og
dokumenter af hensyn til borgernes evt. ønske om at få noget at vide
om sig selv, men (udelukkende) af forskningshensyn. Derfor
procentbevaring.
 Der er ikke bevaringspligt for selvejende institutioner. Det betyder f.eks. at det
er helt tilfældigt, om arkiver fra landets mange selvejende døgninstitutioner er
bevaret – og i endnu højere grad om de er afleveret til offentligt arkiv.
 Der er registreringspligt for statslige arkivalier, men ikke for kommunale
arkivalier. Kun i kommuner der frivilligt har valgt både at oprette kommunalt
arkiv og frivilligt har valgt at gøre sine arkivalier søgbare, kan borgere og
forskere faktisk se, hvad der er bevaret og dermed, hvad man som borgere eller
forsker kan komme til at se. Ideelt set burde vi have et fællenationalt
registreringssystem for offentlige arkivalier.
Hvis lovgiverne gerne vil gøre noget for brugerne af bevaringspligtigt arkivmateriale, er følgende
ODAs bud på, hvilke tiltag, der ville have den største effekt:
1) Kræve at alle data og dokumenter, der skal bevares for eftertiden, registreres i et fælles nationalt
system, så alle interesserede kan se, hvad der er bevaret hvor.
2) Inddrage selvejende institutioner under arkivloven
3) Sørge for at arkivloven stiller ens krav til offentlige data og dokumenter uanset om de er statslige,
regionale eller kommunale.
4) evt. overveje om den nationale bevaringsstrategi i tilstrækkelig udstrækning understøtter
borgernes retsstilling.