Orientering om opdatering af 2002-undersøgelsen - Udflytning af statslige arbejdspladser

Gammel Mønt 4 · 1117 København K · T +45 33 92 29 00 · E mbbl@mbbl.dk · www.mbbl.dk
Udvalget for Landdistrikter og Øer
Til Udvalget for Landdistrikter og Øer
I forbindelse med forespørgselsdebat F 9 vedtog
19 om regeringens politik om yderområder og øer, at regeringen skulle udarbejde en opdatering af
relevante dele af undersøgelsen ”Udflytning af statslige arbejdspladser”, som blev udarbejdet fra
daværende Erhvervs- og Boligstyrelse i 2002.
Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter
opdatering, som beskriver anvendelsen af kommunikationsteknologi i tre statslige institutioner placeret
uden for hovedstadsområdet.
havn K · T +45 33 92 29 00 · E mbbl@mbbl.dk · www.mbbl.dk
Udvalget for Landdistrikter og Øer
Landdistrikter og Øer
forespørgselsdebat F 9 vedtog Folketinget den 15. januar 2013 med vedtagelse V
19 om regeringens politik om yderområder og øer, at regeringen skulle udarbejde en opdatering af
relevante dele af undersøgelsen ”Udflytning af statslige arbejdspladser”, som blev udarbejdet fra
og Boligstyrelse i 2002.
Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter harpå baggrund af vedtagelse V 19 fået
opdatering, som beskriver anvendelsen af kommunikationsteknologi i tre statslige institutioner placeret
Med venlig hilsen
Carsten Hansen
MINISTEREN
Dato:
Folketinget den 15. januar 2013 med vedtagelse V
19 om regeringens politik om yderområder og øer, at regeringen skulle udarbejde en opdatering af
relevante dele af undersøgelsen ”Udflytning af statslige arbejdspladser”, som blev udarbejdet fra
på baggrund af vedtagelse V 19 fået udarbejdet vedlagte
opdatering, som beskriver anvendelsen af kommunikationsteknologi i tre statslige institutioner placeret
MINISTEREN
19. december 2013
Udvalget for Landdistrikter og Øer 2013-14
B 19 Bilag 1
Offentligt


DECEMBER 2013
MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER
Anvendelse af
kommunikationsteknologi i
statslige institutioner
placeret udenfor
hovedstadsområdet
– belyst ud fra tre styrelser
Udvalget for Landdistrikter og Øer 2013-14
B 19 Bilag 1
Offentligt
DECEMBER 2013
MINISTERIET FOR BY, BOLIG OG LANDDISTRIKTER
Anvendelse af
kommunikationsteknologi i
statslige institutioner
placeret udenfor
hovedstadsområdet
– belyst ud fra tre styrelser
ADRESSE COWI A/S
Parallelvej 2
2800 Kongens Lyngby
TLF +45 56 40 00 00
FAX +45 56 40 99 99
WWW cowi.dk
PROJEKTNR. A041669-001
DOKUMENTNR. 2
VERSION C
UDGIVELSESDATO 5. december 2013
UDARBEJDET NVBE, AR,
KONTROLLERET JDCR
GODKENDT AR
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 5
INDHOLD
1 Formål 7
1.1 Kommunikationsteknologi 8
1.2 Undersøgelsens gennemførelse 10
1.3 De tre institutioner 11
2 Undersøgelsens resultater 13
2.1 Brug af kommunikationsteknologi 13
2.2 Forskel i betydning af kommunikationsteknologi 15
2.3 Hvorfor så store forskelle? 17
2.4 Betydning af forskellige mødetyper 18
3 Konklusioner 21
BILAG
Bilag A Interviewpersoner 23
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 7
1 Formål
I aftalen om kommunernes økonomi i 2002 forpligtigede den daværende regering
sig til at fremlægge en analyse om udflytning af statslige arbejdspladser. Analysen
blev udarbejdet af en tværministeriel arbejdsgruppe og færdiggjort under den tidli-
gere regering i maj 2002. Der blev i den forbindelse gennemført en analyse af seks
statslige institutioner, som var placeret udenfor Hovedstadsområdet. Analysen hav-
de til formål at afdække, hvilken betydning institutionernes beliggenhed havde i
forhold til det interne samspil, brugerbetjening, det eksterne samspil og rekruttering
af medarbejdere1
.
Den nuværende regering har i forbindelse med Folketingsbehandling af forespørg-
selsdebatten F9 til ministeren for by, bolig og landdistrikter den 11. januar 2013
(om regeringens politik for landets såkaldte yderområder og øer) oplyst at regerin-
gen i lyset af den kommunikationsteknologiske udvikling vil gennemføre en delvis
opdatering af analysen om udflytning af statslige arbejdspladser.2
Den delvise op-
datering består i, at undersøgelsen omhandler tre institutioner (mod seks i 2002-
undersøgelsen) og at den emnemæssigt er afgrænset til ikke at vurdere institutio-
nernes generelle performance, men at undersøge om anvendelse af kommunikati-
onsteknologi har ændret på betingelserne for at være lokaliseret udenfor hoved-
stadsområdet.
I undersøgelsen indgår tre styrelser: Kystdirektoratet (Lemvig), Vejdirektoratet
(Skanderborg) og Erhvervsstyrelsen (Silkeborg). Disse styrelser indgik også i
ovennævnte udflytningsanalyse fra 2002, og vi kan derfor sammenligne udviklin-
1
’Udflytning af statslige arbejdspladser’, Erhvervs- og Boligstyrelsen, 2002
2
Folketinget vedtog 15/01-2013 med V 19 Om regeringens politik om yderområder og
øer, at der skulle ske en opdatering af 2002 undersøgelsen. Formuleringen var følgende:
’I lyset af den teknologiske udvikling, herunder mulighederne for virtuel virksomhedsdrift,
satellitkontorer og hjemmearbejdspladser, vil regeringen gennemføre en opdatering af ana-
lysen om udflytning af statslige arbejdspladser fra daværende Erhvervs- og Boligstyrelsen
2002, hvor der lægges særlig vægt på at vurdere de dele af rapporten, hvor forudsætninger-
ne synes ændret. Analysen skal være gennemført inden udgangen af 2013.’
Udflytningsanalyse i
2002
Opdatering: Hvad
betyder udviklingen
i kommunikations-
teknologi?
8 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
gen i den mellemliggende periode og dermed tydeligere vurdere, hvilken betydning
øget anvendelse af kommunikationsteknologi har haft.
Denne rapport, som udgør ovennævnte opdatering, besvarer følgende spørgsmål:
› Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværere
for de tre statslige institutioner - Kystdirektoratet, Vejdirektoratet, Er-
hvervsstyrelsen - at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?
Formodningen må være, at en øget anvendelse af kommunikationsteknologi som
hovedregel vil gøre det lettere at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet, idet
eksempelvis en del fysiske møder kan afvikles som videomøder, ligesom en øget
anvendelse af kommunikationsteknologi muligvis kan øge muligheden for hjem-
mearbejdspladser, hvilket positivt kan påvirke institutionernes rekrutteringsmulig-
heder.
Den ovennævnte undersøgelse fra Erhvervs- og Boligstyrelsen ’Udflytning af stats-
lige arbejdspladser’ (2002) behandlede en række emner omkring udflytning: Stats-
lige arbejdspladsers placering, den regionale udvikling, centraladministrationens
organisering og generelle principper omkring udvælgelse af statslige institutioner
som kan udflyttes. Redegørelsen indeholdt også et afsnit omkring kommunikati-
onsteknologi som beskrev, hvordan der allerede i 2002 var en bevægelse mod at
bruge udstyr til at kompensere for personligt fremmøde. Se tekstboks nedenfor.
Tekstboks 1-1 2002-redegørelsens bemærkninger om kommunikationsteknologi (side 80f)
’Udviklingen og udbredelsen af ny teknologi som internettet, bredbånd og andre højha-
stighedsforbindelser har i stigende grad mindsket betydningen af den geografiske place-
ring, idet IT har skabt og fortsat vil skabe mulighed for nye kommunikations- og arbejds-
former uafhængigt af geografien I dag findes der flere muligheder inden for IT-
kommunikation for at kompensere for det personlige fremmøde. Ved brug af videomøder
samt webkonferencer kan større møder gennemføres på tværs af institution, samarbejds-
partnere og brugere.
Det er klart, at forudsætningen for at udnytte disse teknologier er, at både institutionen
selv og alle relevante samarbejdsparter er i besiddelse af det nødvendige tekniske udstyr.
Det vil næppe altid være tilfældet. Alene af den grund vil det derfor ikke på nuværende
tidspunkt være realistisk at forvente, at IT-anvendelse kan erstatte al mødeaktivitet. I
denne sammenhæng er det naturligvis af betydning, at løbende deltagelse i lovgivning
typisk kræver møder med ministeren samt rådgivning under Folketingets behandling af
forslagene etc. Medmindre det fornødne tekniske udstyr er til rådighed i disse sammen-
hænge, er det klart, at udflytning kan blive stærkt ressourcekrævende – både økonomisk
og tidsmæssigt – for en institution med meget lovgivningsarbejde.’
Det nye i forhold til den i 2002 beskrevne situation er, at vi i dag dels har en langt
bedre kvalitet af udstyr til videomøder, dels at der er sket en udvikling i forhold til
det, der omtales som Unified Communication (se nedenfor).
1.1 Kommunikationsteknologi
Undersøgelsen ser på den del af kommunikationsteknologien som betegnes som
’realtids-kommunikation’, dvs. kommunikation der foregår synkront (eksempelvis
to personer, der taler sammen i et videomøde). Dette fokus i undersøgelsen er
2002 redegørelsen
om kommunikati-
onsteknologi
Fokus på realtids-
kommunikation
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 9
valgt, fordi denne teknologi må formodes at have størst betydning i forhold til at
overkomme eventuelle barrierer ved, at institutioner er beliggende forskellige ste-
der, idet den gør det muligt at have en effektiv arbejdsrelateret dialog mellem med-
arbejdere på forskellige lokaliteter.3
Medmindre andet er nævnt er udtrykket
’kommunikationsteknologi’ derfor ensbetydende med realtidskommunikationstek-
nologi.
Omkring realtidskommunikation sondres mellem enkeltstående systemer til f.eks.
afholdelse af videomøder eller telefoni og integrerede systemer, hvor man samler
flere former for realtidskommunikationsteknologi (telefoni, video, chat, desktop
sharing) på en platform. Man taler da om ’Unified Communication’. Et eksempel
herpå er Lync som er Microsoft’s version af Unified Communication, og som bru-
ges en del steder i den offentlige sektor. Konkret i denne undersøgelse ses der på til
hvilken grad de tre institutioner anvender enkeltstående videosystemer og Unified
Communication.
Tabel 1-1 Niveauer i brug af kommunikationsteknologi
Kommunikationsteknologi Forklaring
1) Ingen eller begrænset brug af video-
møder på tv-skærme
Videomøder er møder, der gennemføres foran
en eller flere skærme, hvor man kan kommu-
nikere med andre mødedeltagere placeret
foran skærme på en eller flere lokaliteter.
Teknologien er nu så udviklet, at møder kan
afvikles med høj billed- og lydkvalitet.
2) Omfattende brug af videomøder på
tv-skærme
3) Brug af Unified Communication i dele
af en organisation
Unified Communication er et set-up hvor man
integrerer forskellige former for realtidskom-
munikation på én platform (telefoni, video,
chat og desktop sharing). Fordelen ved en
unified communication platform er, at man
arbejder med realtidskommunikation via èn
platform og ikke parallelle enkeltstående sy-
stemer. Alle brugere kan via deres PC få ad-
gang til samtlige funktioner. De behøver ek-
sempelvis ikke booke et videomødelokale for
at afholde et videomøde, da mødet kan afhol-
des via deres PC.
4) Konsekvent brug af Unified Commu-
nication i hele organisationen
Ovenstående udgør et omtrentligt hierarki i den forstand, at konsekvent brug af
Unified Communication udtrykker et avanceret niveau for anvendelse af kommu-
nikationsteknologi. Unified Communication systemet er relevant i forhold til emnet
3
Et supplerende fokus i undersøgelsen kunne have været betydningen af elektronisk sags-
og dokumenthåndtering (ESDH) i det offentlige. I nogle institutioner er ESDH en dybt in-
tegreret del af de daglige arbejdsprocesser, hvor sager udelukkende håndteres elektronisk
og aldrig gennemgår et medieskift til papir. I andre institutioner behandles sager delvist
elektronisk og i atter andre institutioner er der "blot" tale om et elektronisk arkiv (journal-
system). Der er således tale om en kompleks størrelse at analysere, og det ville kræve en
betydelig andel af ressourcer at inddrage ESDH i grundlaget for denne rapport.
Unified Communi-
cation som nyt in-
strument
10 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
om fysisk placering af statslige institutioner, fordi det udgør et samarbejdsværktøj,
som gør det praktisk muligt at løse opgaver fra forskellige fysiske lokaliteter, dvs.
medarbejdere får nem adgang til hinanden, uanset hvor de befinder sig – om de
arbejder hjemmefra eller befinder sig på forskellige lokaliteter.
Det skal understreges, at institutioners anvendelse af kommunikationsteknologi
udgør ét element blandt en række andre elementer, som har betydning for en vurde-
ring af statslige institutioners placering. Disse øvrige elementer behandles ikke i
denne rapport og der henvises i stedet til ’Udflytning af statslige arbejdspladser’
(Erhvervs- og Boligstyrelsen, 2002) for en uddybende beskrivelse. Tekstboksen
nedenfor angiver de typiske udflytningstemaer i overskriftsform.
Tekstboks 1-2 Temaer i debatten omkring udflytning
Typiske temaer i diskussionen om udflytning af statslige arbejdspladser
› Hvad er udflytningens formål: At øge institutionens performance? At skabe vækst i
udflytterlokaliteten? At kompensere en region for en uheldig økonomisk eller be-
skæftigelsesmæssig udvikling?
› Til hvilken grad institutionens samspil med brugere og samarbejdspartnere tilsiger
en bestemt lokalisering?
› Hvordan man opnår et godt match mellem institutionen og udflytningsstedet (clu-
ster-tankegangen), så udflytningen støtter en regional styrkeposition?
› Om omkostninger til flytning (herunder tab af nogle medarbejdere, som ikke flyt-
ter med) står mål med gevinster ved udflytning, herunder lavere husleje?
› Til hvilken grad udflytningen gennemføres på baggrund af en samlet planlægning
eller trinvist i forbindelse med andre beslutninger?
› Til hvilken grad en institution kan bruge en re-lokalisering til at effektivisere sin
performance?
› Til hvilken grad en institution kan fastholde medarbejdere ved en udflytning
og/eller i tilstrækkelig grad tiltrække nye medarbejdere?
Kilde: COWIs sammendrag af den danske og internationale debat omkring udflytning af statslige
arbejdspladser siden 2000. For en oversigt over udvalgte internationale erfaringer henvises til ’Sta-
ten i provinsen. Nye potentialer for Nordjylland’, Institut for Kultur og Globale Studier, Aalborg
Universitet, 2013
1.2 Undersøgelsens gennemførelse
Her sammenfattes kort undersøgelsens metode, omfang og afgrænsninger. Der er
tale om en mindre interview-baseret undersøgelse gennemført i perioden juni-
november 2013 af konsulenter fra COWI. Interviewpersonerne er udvalgt efter det
kriterium, at de skulle være i stand til at beskrive et ledelsesmæssigt, fagmedarbej-
dermæssigt og it-mæssigt perspektiv på problemstillingen. Interviewpersonerne har
således været ledere, faglige medarbejdere, og it-ledere (se bilag A), og de er ud-
Udflytning – ikke
blot et spørgsmål om
kommunikations-
teknologi
Styrker og svagheder
ved undersøgelsen
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 11
valgt efter deres mulighed for at bidrage med maksimal information omkring em-
net. Interviewpersonerne har fået tilsendt referat af interview til kommentering.4
Ved at se på tre institutioner – som viser sig at være meget forskellige, hvad angår
brug af kommunikationsteknologi – illustrerer undersøgelsen en spændvidde i,
hvordan styrelser anvender kommunikationsteknologi. De tre styrelser er imidlertid
ikke udvalgt med det særlige formål at vise denne spændvidde, men fordi de indgik
i 2002-undersøgelsen. Styrelserne er dermed heller ikke udvalgt for at være ’repræ-
sentative’ for styrelsers brug af kommunikationsteknologi. I forhold til ’repræsen-
tativitet’ vil vi nøjes med at bemærke, at dialogen med interviewpersonerne tyder
på, at den forskel, der kan påvises i brugen af kommunikationsteknologi hos de tre
styrelser, også findes som et generelt træk blandt danske styrelser.
Endelig skal det om undersøgelsen bemærkes, at det kunne have været interessant
at undersøge brugen af kommunikationsteknologi hos en gruppe af styrelser, som
er beliggende i hovedstadsområdet for dermed at danne sig et indtryk af, om der er
forskel i brugen af kommunikationsteknologi mellem styrelser i og udenfor hoved-
stadsområdet. Dette har imidlertid ikke været muligt indenfor opgavens rammer,
idet opdraget for denne analyse var en opdatering af de styrelser, som indgik i
2002-rapporten.
1.3 De tre institutioner
I undersøgelsen har vi set på følgende tre institutioner som kort beskrives nedenfor:
Kystdirektoratet (Lemvig), Vejdirektoratet (bl.a. med en lokalitet i Skanderborg)
og Erhvervsstyrelsen (med kontor i Silkeborg). Udvælgelseskriteriet har været, at
der skulle være tale om tre styrelser som alle indgik i 2002 undersøgelsen.
Kystdirektoratet Kystdirektoratet er en styrelse under Transportministeriet og er den statslige kyst-
og havneenhed i Danmark. Kystdirektoratet varetager de samfundsmæssige inte-
resser på kystbeskyttelsesområdet og de statslige interesser på havneområdet gen-
nem analyser, projektering, anlæg, drift og varsling. Direktoratet rådgiver trans-
portministeren og varetager myndighedsopgaver indenfor kystbeskyttelse, havne
og statens højhedsret over søterritoriet.
Kystdirektoratets hovedkontor ligger i Lemvig og er en selvstændig fungerende
enhed, som dækker Danmarks over 7.300 km kyststrækning. Det betyder, at Kyst-
direktoratet har et bredt samarbejde med mange forskellige instanser over hele lan-
de. Kystdirektoratets hovedkontor beskæftiger ca. 80 personer. Dertil kommer
4
Undersøgelsen kunne også være gennemført mere kvantitativt ved at bede et stort antal
medarbejdere i de tre styrelser om at afrapportere deres brug af kommunikationsteknologi.
Ulempen hermed ville imidlertid være, at et stort antal medarbejdere skulle afsætte tid til at
svare på undersøgelsen. Ved at vælge bestemt interviewpersoner i de tre styrelser med stor
viden om emnet, har vi maksimeret indsamlingen af viden uden at skulle ’forstyrre’ et stort
antal medarbejdere.
12 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
medarbejdere i Hvide Sande og Esbjerg med ca. 30 personer. Det betyder at Kyst-
direktoratets samlede personale omfatter ca. 110 medarbejdere
Vejdirektoratet Vejdirektoratet har ansvaret for statsvejnettet, som består af motorveje, en række
hovedlandeveje og mange af landets broer – i alt cirka 3.800 km. Næsten halvdelen
af al trafik bliver afviklet på statsvejene, selvom statsvejnettet kun udgør
ca. fem procent af det samlede offentlige vejnet på knap 75.000 km. For at sikre en
samlet infrastruktur samarbejder Vejdirektoratet med en lang række myndigheder
og med vejsektoren og kommunerne om at løse dets tre opgaver relateret til plan-
lægning (indsamle og bearbejde data om trafik, sikkerhed og miljø), anlæg (anlæg-
ge veje og broer) og drift (drive og vedligeholde statsvejene).
Vejdirektoratets hovedkontor er placeret i København, og der er desuden kontorer i
Skanderborg, Aalborg, Middelfart, Fløng og Næstved. Man har 15 tilsynskontorer
ved de større anlæg som Vejdirektoratet i øjeblikket er beskæftiget med. Der er
således tales om en geografisk fragmenteret organisation med et stort behov for at
effektivisere kommunikation mellem medarbejderne.
Erhvervsstyrelsen er en styrelse i Erhvervs- og Vækstministeriet etableret 1. januar
2012 efter at opgaver fra Erhvervs- og Byggestyrelsen, Erhvervs- og Selskabssty-
relsen og It-og Telestyrelsen blev lagt sammen i en ny styrelse. Det er styrelsens
opgave at skabe rammer for erhvervslivet, der understøtter vækst og værdiskabelse
i virksomhederne gennem effektiv regulering, gode digitale løsninger, god ad-
gang til erhvervsdata, moderne kommunikationsteknologier og internatio-
nalt samarbejde. Styrelsen har ca. 650 medarbejdere, og hovedkontoret er
placeret i København, men har også et kontor i Silkeborg med 40 ansatte
som arbejder med regional erhvervsudvikling.
Erhvervsstyrelsen
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 13
2 Undersøgelsens resultater
Kapitlets indhold Dette kapitel præsenterer undersøgelsens resultater. Først gives en oversigt over de
tre institutioners brug af kommunikationsteknologi. Dernæst besvares undersøgel-
sens spørgsmål: om kommunikationsteknologi gør det lettere/sværere/uændret at
være placeret udenfor hovedstadsområdet. I det tredje afsnit perspektiveres årsagen
til, at de tre institutioner har en forskellig grad af anvendelse af kommunikations-
teknologi. Endelig beskriver det sidste afsnit hvilke aktiviteter/mødeformer, der
kan håndteres effektivt mellem fysisk adskilte kontorer via kommunikationstekno-
logi.
2.1 Brug af kommunikationsteknologi
2.1.1 Brug af videomøder
De tre institutioner bruger alle videomøder og har udstyr til videomøder. I tabellen
nedenfor fremgår det af interviewpersonerne skønnede antal videomøder som gen-
nemføres i løbet af et år. Som det fremgår, er der stor forskel mellem de tre institu-
tioner med et markant større forbrug i Erhvervsstyrelsen end både Vejdirektoratet
og Kystdirektoratet. Repræsentanter for begge disse styrelser beskriver, hvordan
det at afholde videomøder er blevet en helt normal praksis, og som tallene viser
altså med Erhvervsstyrelsen som den institution, hvor der gennemføres langt flest
videomøder per medarbejder. Bemærk i den forbindelse, at Vejdirektoratet (Skan-
derborg) anvender Unified Communication (se afsnit 2.2 nedenfor), hvilket reduce-
rer behovet videomøder.
Tabel 2-1 Brug af videomøder på videomødeudstyr
Kystdirektoratet
(Lemvig)
Vejdirektoratet
(Skanderborg)
Erhvervsstyrelsen
(Silkeborg)
Antal videomøder/år 50 1050 700
Antal medarbejdere 110 250 40
Videomøder per år i
forhold til antal
medarbejder
0,5 4,2 17,5
Kilde: Baseret på interviewpersonernes vurderinger
Videomøder er ble-
vet ’normal’ praksis
i to styrelser
14 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
Derudover kan følgende bemærkes omkring brugen af videomøder:
Kystdirektoratet bruger videomøder i løbede dialog med leverandører på it-
området om driftsmæssige forhold. Her opleves det som en god rejsetidsbesparelse.
Dette svarer til, at videomødet generelt ses som et godt værktøj ved afklaring af
specifikke forhold, såsom formuleringer, beregninger og tekniske forhold i øvrigt.
Der er også etableret et løbende samarbejde med Politiet omkring stormflodsbered-
skab, hvor møder omkring jævnlige tests gennemføres som videomøder. Cirka 95%
af de videomøder, som Vejdirektoratet inviterer til, er interne møder. Derudover
arrangeres der i stigende grad møder med rådgivere og andre leverandører, men
helt overvejende er der tale om udstyr som anvendes til intern kommunikation.
Man har ca. 35 anlæg i styrelsen. Erhvervsstyrelsen har siden 2000 brugt video-
møder som kommunikationsform mellem kontorene i Silkeborg og København og
været en front-runner i anvendelse af denne mødeform. Det har været et ledelses-
mæssigt ønske at minimere oplevelsen af afstand mellem de to kontorer og effek-
tivt brug af videomøder har været et vigtigt middel hertil.
2.1.2 Brug af UnifiedCommunication
Tabellen nedenfor viser brugen af Unified Communication. Situationen er som føl-
ger:
Kystdirektoratet: Anvender ikke Unified Communication og der er ingen hensigt
om i nærmeste fremtid at gå i den retning. Denne beslutning bygger på en intern
vurdering af fordele/omkostninger ved systemet. Kystdirektoratet har vurderet, at
det først vil være relevant at implementere Unified Communication, når der er et
tydeligt ønske herom fra omverdenen, først og fremmest Transportministeriet.
Erhvervsstyrelsen: Der har været ledelsesmæssige overvejelser om at indføre Uni-
fied Communication, men en beslutning er ikke truffet. Alle medarbejdere har mo-
biltelefoner og styrelsen anvender ikke længere fastnettelefoni.
Vejdirektoratet: Indført i 2011 til dialog mellem medarbejdere på Vejdirektoratets
lokaliteter. Systemet søges anvendt mere og mere – også til ekstern dialog. Med
undtagelse af HR-området har afdelingerne i dag stadig fastnettelefoni, men det er
sandsynligt at udviklingen går mod udfasning af fastnettelefoni. De interviewede
repræsentanter for Vejdirektoratet omtaler deres Unified Communication system
som meget positivt for den interne kommunikation.
Tabel 2-2 Brug af Unified Communication
Kystdirektoratet
(Lemvig)
Vejdirektoratet
(Skanderborg)
Erhvervsstyrelsen
(Silkeborg)
Anvendes ikke Anvendes Anvendes ikke
Kilde: Baseret på interviewpersonernes oplysninger
Indført i Vejdirekto-
ratet i 2011
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 15
I forhold til den indledende præsentation af niveauer for realtidskommunikation –
fra enkeltstående teknologier til integrerede løsninger (Unified Communication)
kan de tre institutioner placeres som vist nedenfor.
Tabel 2-3 Niveauer i brug af kommunikationsteknologi
Kommunikationsteknologi Kystdirektoratet
(Lemvig)
Vejdirektoratet
(Skanderborg)
Erhvervsstyrelsen
(Silkeborg)
1) Ingen eller begrænset
brug af videomøder på tv-
skærme
X
2) Omfattende brug af vi-
deomøder på tv-skærme
X
3) Brug af Unified Commu-
nication i dele af en organi-
sation
X
4) Konsekvent brug af Uni-
fied Communication
(X)
Kilde: COWIs opsummering baseret på interview med de tre styrelser
2.2 Forskel i betydning af
kommunikationsteknologi
I dialogen med de tre institutioner har vi afdækket kommunikationsteknologiens
betydning i forhold til institutionens interne dialog (dvs. internt i styrelsen), den
eksterne dialog (med ressortministeriet, andre ministerier og organisationer) og
med deres slutbrugere. Endvidere er det undersøgt, om kommunikationsteknologi
har haft betydning i forhold til at rekruttere medarbejdere. Resultatet fremgår af
tabellen nedenfor og er efterfølgende yderligere uddybet.
Tabel 2-4 Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværere for tre
statslige institutioner at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?
Kystdirektoratet
(Lemvig)
Vejdirektoratet
(Skanderborg)
Erhvervsstyrelsen
(Silkeborg)
I forhold til internt
samspil
Uændret Markant lettere Lidt lettere*
I forhold til eks-
ternt samspil
Lettere Lettere Lettere
I forhold til bru-
gerdialog
Uændret Uændret Uændret
I forhold til rekrut-
tering
Uændret Uændret Uændret
Samlet Uændret Markant lettere Lidt lettere
Kilde: COWIs sammenfatning af vurderinger givet af repræsentanter for de tre styrelser.
Note: At det interne samspil kun er blevet ’lidt lettere’ skal ses i lyset af, at Erhvervsstyrelsen allerede
i 2002 anvendte kommunikationsteknologi bevidst til at fremme det interne samspil
Overblik over insti-
tutionernes brug af
kommunikations-
teknologi
Størst betydning for
Vejdirektoratet
16 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
Det er i forhold til det interne samspil, at der for alvor kan konstateres en ændring,
om end kun for to styrelser. Bedre udstyr og en generel kulturændring har således
bidraget til en omfattende brug af kommunikationsteknologi i forhold til den inter-
ne kommunikation i både Erhvervsstyrelsen og Vejdirektoratet. Det har gjort det
lettere for disse styrelser at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet, sammen-
lignet med situationen i 2002. Specielt repræsentanter for Vejdirektoratet (hvor
man som nævnt har implementeret Unified Communication) taler om, at øget brug
af kommunikationsteknologi har gjort det interne samspil markant lettere og mere
effektivt.
Tekstboks 2-1 Kan det betale sig? Mangler viden til at kvantificere effekten af en øget brug af
kommunikationsteknologi i styrelser
Det ville være ønskeligt at kvantificere den øgede brug af kommunikationsteknologi i
form af sparet rejsetid og rejseomkostninger i forhold til investeringer i kommunikations-
teknologi. Repræsentanter for Erhvervsstyrelsen og Vejdirektoratet er af den overbevis-
ning, at investeringerne i kommunikationsteknologi har været positive i form af reduceret
rejsetid og –omkostninger. Mere viden om den samlede økonomi i styrelsernes investe-
ringer i kommunikationsteknologi ville være ønskeligt. Det oplyses imidlertid, at der ikke
findes evalueringer af investeringerne.
Der er to observationer omkring brug af kommunikationsteknologi i forhold til det
eksterne samarbejde. Den første er, at kommunikationsteknologi anvendes i mindre
grad ved det eksterne samspil end i forhold til det interne samspil. Det gælder også
for styrelsernes kommunikation med deres ressortministerium. Eksempelvis omta-
ler Kystdirektoratet formen for det ledelsesmæssige samarbejde med Transportmi-
nisteriet som ’konservativt’ i den forstand, at der helt overvejende er tale om face-
to-face møder i København, og Kystdirektoratet har ikke af egen drift taget emnet
op med Transportministeriet
Den anden observation er, at der forventes et øget brug fremover. Repræsentanter
fra Vejdirektoratet giver udtryk for, at man nu står foran den næste bølge, der hand-
ler om at gøre det til en anerkendt praksis at invitere eksterne partnere til videomø-
der. Tilsvarende inviterer Erhvervsstyrelsen-Silkeborg i stigende grad til videomø-
der med andre ministerier og styrelser. Har disse aktører ikke selv videomødefacili-
teter, kan de blive inviteret til Erhvervsstyrelsen-København og deltage i videomø-
der derfra. Man vil også fremover i højere grad afholde videomøder med EU
Kommissionen, og man vurderer et stort besparelsespotentiale her (både tid og
penge). Samspillet med organisationer som LO, DI og Danske Regioner kræver
dog stadig fysiske møder i København og disse forsøges planlagt, så en mødedelta-
ger fra Erhvervsstyrelsen-Silkeborg kan nå flere af sådanne møder på en dag.
Det er sjældent, at styrelserne bruger videomøder eller Unified Communication til
at være i dialog med deres slutbrugere, og der har på dette punkt ikke været en æn-
dring siden 2002-undersøgelsen. En repræsentant for Vejdirektoratet udtaler ek-
sempelvis, at ’vores kommunikation med slutbrugerne (borgere/naboer til vejene
og trafikanter) er fortsat meget traditionel’.
I forhold til internt
samspil
I forhold til eksternt
samspil
I forhold til bruger-
dialog
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 17
Det er en ofte fremført bekymring (som også er beskrevet i 2002-rapporten
om udflytning), at statslige institutioner beliggende udenfor hovedstadsom-
rådet i nogle tilfælde risikerer at opleve rekrutteringsproblemer. Vi har der-
for undersøgt om styrelserne bruger kommunikationsteknologi til at etablere
hjemmearbejdspladser og om man bruger denne mulighed som et instrument
til at tiltrække medarbejdere bosiddende langt fra arbejdspladsen. Dette vi-
ser sig imidlertid ikke at være tilfældet. Kommunikationsteknologi synes ikke
at have betydet meget hverken i forhold til institutionernes anvendelse af hjemme-
arbejdspladser eller i forhold til deres rekrutteringspraksis. Der er dog her kun tale
om en svag tendens, som givetvis også skal ses i lyset af, at det først og fremmest
er med Unified Communication (som kun er indført i Vejdirektoratet), at hjemme-
arbejde gøres lettere.
2.3 Hvorfor så store forskelle?
Det forekommer sandsynligt, at en institution, der er beliggende på flere adresser
har et større behov for avanceret kommunikationsteknologi end en organisation,
hvor medarbejderne er samlet på én fysisk lokalitet. Figuren nedenfor viser netop
lokaliseringen af de tre institutioner.
Figur 2-1 Oversigt over institutioners beliggenhed
I forhold til rekrutte-
ring (hjemmear-
bejdspladser)
Forskelle i lokalise-
ringsmønster
18 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
Kystdirektoratets hovedkontor er ikke placeret i København (modsat de to andre
styrelser). Det er også et særkende ved Kystdirektoratet, at dets medarbejdere helt
overvejende arbejder ud fra kontoret i Lemvig, således at styrelsen i store træk er
samlet på én lokalitet. Det betyder, at den interne kommunikation helt overvejende
foregår mellem personer, som arbejder på den samme lokalitet, hvilket begrænser
behovet for omfattende brug af realtids-kommunikationsteknologi. Som det blev
formuleret af en interviewperson: ’Man kan jo bare gå ind på kontoret ved siden
af’. For Kystdirektoratet er det derimod centralt, at de vigtigste eksterne partnere,
særligt Transportministeriet og Finansministeriet/Moderniseringsstyrelsen, ikke
oplever det som en ulempe at have dialog med Kystdirektoratet, hvilket har skabt
en kultur, hvor ’man rejser, hvis der er behov for at rejse’ – som det udtrykkes.
Vejdirektoratet er placeret på seks lokaliteter, og der er i styrelsen et eksplicit fokus
fra direktionen på at reducere rejsetid for at fremme produktivitet og spare rejse-
omkostninger. Normen er: Først afprøves mulighederne for videomøder/møder via
skærm og først hvis dette ikke er muligt arrangeres et fysisk møde. Man har som
nævnt siden 2011 haft Unified Communication og systemets anvendelse blev
fremmet ved en lanceringskampagne, pilotforsøg og et e-læringsmodul til alle
medarbejdere. Unified Communication ses altså klart som et vigtigt middel til at nå
en målsætning om reduceret rejsetid i en styrelse, der er geografisk spredt på seks
adresser. De interviewede fra Vejdirektoratet udtrykker alle, at det er deres for-
ventning at den større udbredelse af video/skærmmøder rent faktisk kan mærkes i
form af reducerede rejseomkostninger. Unified Communication er blevet godt
modtaget i organisationen, og interviewpersonerne bruger vendinger som: ’kæmpe
fordel’, ’vældig godt modtaget’, og ’næsten alle bruger det’.
Erhvervsstyrelsens praksis skal ses i det lys, at det de sidste 12 år har været en hen-
sigt at ’fjerne’ fornemmelsen af forskellighed mellem Erhvervsstyrelsens adresser
– dvs. der er samme kontormøblement, belysning, etc. uanset om befinder sig i Er-
hvervsstyrelsen i Silkeborg eller København. Man ønsker at fjerne opmærksomhe-
den fra sin beliggenhed – det centrale er, hvad man substantielt arbejder med (regi-
onal udvikling). Den udbredte anvendelse af videomøder internt betyder, at der er
få rejser på fagmedarbejderniveau mellem Silkeborg og København.
Samlet set virker det plausibelt, at den forskellige anvendelse af kommunikations-
teknologi primært skyldes, om en given styrelse er samlet på én eller flere lokalite-
ter, hvilket påvirker dens behov for kommunikationsteknologi.
2.4 Betydning af forskellige mødetyper
Møder er forskellige og ikke alle møder er lige egnede til at blive afholdt på en
skærm frem for ved fysisk fremmøde. I dette afsnit beskriver vi styrelsernes erfa-
ringer med anvendelse af kommunikationsteknologi i forhold til bestemte mødety-
per. Denne erfaring udgør nemlig et pejlemærke for, hvilke typer af institutioner
der i særlig grad kan have gavn af en øget anvendelse af kommunikationsteknologi.
Kystdirektoratet: Et
begrænset behov
Vejdirektoratet: Pres
på for at ’samle’ or-
ganisationen
Erhvervsstyrelsen:
Vil reducere for-
nemmelsen af af-
stand
Mange fysiske mø-
der kan erstattes
(men ikke alle)
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 19
Tabel 2-5 Vurdering af forskellige typer af møder
Mødets formål Er mødet egnet til at blive afholdt som videomøde?
Brainstorm og faglige
udviklingsmøder
Delvist egnet. Kreativitet og energi vanskeligt at etablere i
samme udstrækning som et fysisk møde.
Opstarts-, status- og
afslutningsmøder
Delvist egnet. Det afhænger i høj grad om, hvorvidt delta-
gerne kender hinanden, og om der er er tale om konfliktfyld-
te emner og/eller udviklingstunge emner.
Eksekveringsmøder
mhp at følge op
på/koordinere arbejds-
opgaver
I høj grad egnet. Generelt er videomøder gode til sådanne
møder, særligt når deltagerne kender hinanden og når mødet
er en del af en længerevarende proces. Heri indgår også
jævnlige afdelingsmøder, o.lign. som udmærket kan gennem-
føres som videomøder, men som også kræver en vis indkø-
ring.
Politik og konfliktløs-
ning
I mindre grad egnet. Mange hæfter sig ved, at man ved så-
danne møder skal kunne ’læse mellem linjerne’, ’fornemme
stemninger’, m.v. hvilket bedst sker på fysiske møder.
Personlige emner,
MUS-samtaler, m.v.
Ikke egnet (om end flere har nævnt eksempler på, at der er
gennemført sådanne møder).
Kilde: Sammenfatning af interviewpersonernes erfaringer omkring forskellige typer af møder
Der er endvidere gjort disse erfaringer:
› Antallet af mødedeltagere. Flere ledere fra institutionerne nævner, at det bliver
en vanskelig situation, hvis de som eneste person deltager i et møde via video,
medens 5-10 kollegaer er samlet fysisk.
› Mødeledelse. Effektive videomøder kræver i særlig grad kompetente mødele-
dere og bevidst mødeledelse. Der er brug for en klar mødestruktur, og det be-
mærkes, at det er vigtigt at mødelederen aktivt er opmærksom på deltagerne
på andre lokaliteter, så de føler sig som en del af mødet. Flere har bemærket,
at videomøder muligvis flytter balancen mellem ekstroverte og introverte per-
soner mod en mødestil som i højere grad passer introverte personer: med en
klar dagsorden, tydelig og løbende opsamling og tydelighed omkring hvem,
der har ordet.
Det er i indledningskapitlet, med reference til 2002-undersøgelsen, blevet nævnt, at
spørgsmålet om udflytning er komplekst og at en række dimensioner skal vurderes.
De tre styrelsers erfaringer omkring brug af kommunikationsteknologi tilfører nok
en dimension. Vi har således set, at kommunikationsteknologi kan overkomme
nogle af barriererne for en organisation, der er placeret på flere lokaliteter, ligesom
styrelsernes erfaringer omkring mødetyper tyder på, at institutioner med mange
møder relateret til udviklingsopgaver og politisk afklaring har mindst fordel ved en
Betydning for
spørgsmålet om ud-
flytning?
20 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
øget anvendelse af kommunikationsteknologi, i forhold til institutioner der i højere
grad deltager i mange drifts- og eksekveringsmøder.
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 21
3 Konklusioner
Denne undersøgelse udgør en delvis opdatering af 2002-undersøgelsen om udflyt-
ning af statslige arbejdspladser, idet den vurderer de dele af 2002-rapporten, hvor
forudsætningerne synes ændret inden for kommunikationsteknologi. Undersøgel-
sen er derfor afgrænset til at besvare følgende spørgsmål:
› Har kommunikationsteknologisk udvikling gjort det lettere eller sværere
for de tre statslige institutioner - Kystdirektoratet, Vejdirektoratet, Er-
hvervsstyrelsen - at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet?
Det er undersøgelsens overordnede konklusion, at den kommunikationsteknologi-
ske udvikling siden 2002 – med bedre og mere udbredt udstyr til videomøder samt
introduktion af Unified Communication - overvejende har gjort det nemmere for de
tre styrelser at være lokaliseret udenfor hovedstadsområdet. I forhold til diskussio-
nen om udflytning af statslige institutioner peger undersøgelsens resultater på, at
den kommunikationsteknologiske udvikling reducerer visse af de ulemper om-
kring samarbejde og dialog som en fysisk beliggenhed udenfor hovedstadsområdet
kan give.
Samtidig viser undersøgelsen, at nyere kommunikationsteknologi primært anven-
des internt i styrelserne, og at man først nu er i gang med at udvide anvendelsen af
kommunikationsteknologi i forhold til det eksterne samspil, eksempelvis som når
Erhvervsstyrelsen-Silkeborg i stigende grad afholder videomøder med EU Kom-
missionen.
De undersøgte institutioner har i markant forskellige grad anvendt kommunikati-
onsteknologi, som bevidst instrument til at understøtte en effektiv drift og for at
reducere eventuelle gener ved beliggenhed uden for Hovedstaden.
Kystdirektoratet (Lemvig) – her er der en begyndende videomødekultur. Man ople-
ver ikke et stort behov for mere omfattende brug af kommunikationsteknologi og
udnytter dyderne i eksisterende praksis, hvor Styrelsen er opmærksom på at være
fysisk tilstede hos samarbejdspartnere i Hovedstaden – idet man har en oplevelse
af, at evnen til at levere godt hænger sammen med fysisk tilstedeværelse.
Vejdirektoratet (Skanderborg) – her bruger man Unified Communication. Kom-
munikationsteknologi bruges aktivt til at effektivere samarbejdet med den øvrige
Det er blevet nem-
mere i to ud af tre
institutioner
Gevinst primært i
forhold til det inter-
ne samspil
Forskel i praksis i de
tre styrelser
22 Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet
del af Vejdirektoratet og øvrige partnere og som et middel til ressourcebesparelse
(rejsetid). Det er en norm, at medarbejderne så vidt muligt tilstræber at afholde vi-
deomøder.
Erhvervsstyrelsen (Silkeborg) – her er videomøder etableret kultur. Man har gen-
nem 12 år anvendt videomøder og det er blevet en indarbejdet rutine blandt medar-
bejderne. Videomøder afholdes med de samarbejdspartnere, der vil og kan. Man
ønsker at udvide denne typer møder med så mange samarbejdspartnere som muligt,
herunder ikke mindst EU-Kommissionen.
Årsagen til de store forskelle skyldes sandsynligvis, at styrelserne har forskellige
behov: en institution, der er beliggende på flere adresse har et større behov for
avanceret kommunikationsteknologi end en organisation, hvor medarbejderne er
samlet på én fysisk lokalitet. Vejdirektoratet har således et større behov for at over-
komme de kommunikationsmæssige udfordringer, der følger af at være placeret på
seks forskellige kontorer end de to øvrige institutioner, og det forekommer derfor
ikke overraskende, at denne styrelse lægger stor vægt på at anvende kommunikati-
onsteknologi i det interne samspil.
Forskellige behov
for at anvende
kommunikations-
teknologi
Anvendelse af kommunikationsteknologi i statslige institutioner placeret udenfor hovedstadsområdet 23
Bilag A Interviewpersoner
Erhvervsstyrelsen Anders Hoffmann, Vicedirektør for Erhvervsudvikling og Internatio-
nale forhold
Jørgen Liltorp, driftstekniker
Lone Rosen, specialkonsulent
Pernille von Lillienskjold, chefkonsulent
Preben Gregersen, regionalchef
Vejdirektoratet Birgitte Henriksen, Planlægningschef
Lars Bak, Afdelingsleder, Intern service – Vest
Søren Andersen, Projektchef Projektkontor Vest
Kystdirektoratet Anne Lund, Afdelingschef for Strategi og Administration
Carl-Christian Munk-Nielsen, Afdelingschef for Analyse og Plan
Henrik Lund, it-chef