Tidligere fortroligt aktstykke P af 20. april 2017 om et fællesstatsligt HR-system

Tidligere fortroligt aktstykke P af 20. april 2017. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af 24.
april 2018.
Finansministeriet. København, den 24. april 2018.
a. Finansministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte anskaffelsen og imple‐
menteringen af et fællesstatsligt HR-system med en forhøjelse af de samlede projektudgifter fra 50,1
mio. kr. til 95,3 mio. kr., svarende til en forhøjelse på 45,2 mio. kr. ift. det oprindelige estimat. Fi‐
nansministeriet anmoder som følge heraf tillige om Finansudvalgets tilslutning til, at lånerammen på
§ 7. Finansministeriet forhøjes med 19,6 mio. kr. i perioden fra 2018 til 2023. Forslaget medfører
ikke merudgifter i finansåret 2017.
Nærværende aktstykke omhandler alene anskaffelse af et HR-system. Det har hidtil været forudsat,
at omkostninger til anskaffelse, etablering og implementering af både et HR-system og et tidsregi‐
streringssystem ikke ville overstige den tidligere indmeldte budgetramme på 88,0 mio.kr. jf., akt. N
af 23. juni 2016. Alene pga. den højere anskaffelsespris for HR-systemet, må denne forudsætning på
det foreliggende grundlag revideres. Anskaffelse af et tidsregistreringssystem forelægges Finansud‐
valget ved selvstændigt aktstykke, hvis de samlede projektudgifter overstiger 60,0 mio.kr., jf. Bud‐
getvejledningens punkt 2.2.18.
Eksistensen af nærværende aktstykke er offentligt, mens indholdet er fortroligt af hensyn til statens
forhandlingsposition i forbindelse med udbudsprocessen. Fortroligheden vil blive ophævet, når kon‐
trakten vedrørende HR-systemet er indgået.
b. Formålet med et fællesstatsligt HR-system er fortsat at realisere mere effektive arbejdsgange i for‐
bindelse med organisationsstyring, til- og afgang af medarbejdere samt løbende administration af
personaledata. Dette opnås gennem digitalisering af arbejdsgange og registrering af organisations- og
persondata. HR-systemet skal ligeledes løse de forretningsmæssige udfordringer med at levere bedre
ledelsesinformation. Dette sker ved at stille et konsistent og ensartet datagrundlag til rådighed, som
kan sikre god ledelsesinformation og derved et bedre beslutningsgrundlag.
Finansudvalget tiltrådte i 2015 igangsættelse af etableringen af et fællesstatsligt HR-system til un‐
derstøttelse af personaleadministration og tidsregistrering i staten. De samlede projektudgifter inkl.
renter blev her estimeret til 88,0 mio. kr. for et samlet HR- og tidsregistreringssystem, jf. akt. D af
10. december 2015. Estimatet var primært baseret på rådgivers bedste bud og markedskendskab. An‐
skaffelse af et tidsregistreringssystem forelægges Finansudvalget ved selvstændigt aktstykke, hvis de
samlede projektudgifter overstiger 60,0 mio.kr., jf. Budgetvejledningens punkt 2.2.18.
Aktstykke nr. Folketinget -NaN
AE002549
Finansudvalget 2017-18
Aktstk. 108
Offentligt
I 2016 tiltrådte Finansudvalget en opsplitning af den fællesstatslige HR-løsning i to projekter, så
anskaffelsen sker gennem to separate udbud for henholdsvis et HR-system og et tidsregistreringssy‐
stem, hvor projektudgifterne for HR-systemet inkl. renter blev estimeret til 50,1 mio. kr. pba. en mar‐
kedsanalyse gennemført med hjælp fra to eksterne rådgivere, jf. akt. N af 23. juni 2016. Det bemær‐
kes, at der er tale om adskilte anskaffelser, som ikke er gensidigt afhængige i forhold til ibrugtag‐
ning, økonomi mv.
Der er i løbet af 2016 gennemført et EU-udbud. Der er modtaget endelige tilbud fra fem prækvalifi‐
cerede tilbudsgivere. Evalueringen af tilbuddene viser, at tilbuddet fra leverandøren Miracle A/S
samlet set er det økonomisk mest fordelagtige i forholdet mellem pris og kvalitet.
Anskaffelsesprisen i de modtagne tilbud er imidlertid højere end oprindeligt forventet, mens om‐
kostninger til de løbende driftsudgifter er lavere. Udgiften til anskaffelse, udvikling og implemente‐
ring (inkl. renter) er således 45,2 mio. kr. højere i det vindende tilbud end estimeret, mens driftsud‐
gifterne til leverandøren i kontraktperioden er 56 mio. kr. lavere. I det oprindelige estimat var drifts‐
udgifterne til leverandøren estimeret til 116,5 mio. kr. Dermed er business casen for projektet bedre
end estimeret. Det vil betyde, at de institutioner, som skal anvende systemet vil få en lavere licensbe‐
taling. Denne betaling vil falde yderligere efter afskrivningsperiodens afslutning som følge af de la‐
vere driftsomkostninger.
Som følge af, at udgifterne til anskaffelse og udvikling ventes at blive højere end estimeret, vil
trækket på Moderniseringsstyrelsens låneramme i projektperioden tilsvarende blive højere. Der an‐
modes derfor med nærværende aktstykke om en forhøjelse af lånerammen.
Projektet er pt. forlænget med 11 måneder ift. den tidligere tidsplan i akt. N af 23. juni 2016. For‐
længelsen skyldes primært tilføjelsen af testfase og udvidelse af pilotfasen/præ-implementering. Den
reviderede tidsplan tager desuden højde for implementeringen af systemet til ca. 10.000 ekstra med‐
arbejdere fra selvejende institutioner i forhold til den tidligere tidsplan, som følge af tilsagn fra 9
selvejende institutioner. Den reviderede tidsplan ser således ud:
Anskaffelsesfasen (de tilbageværende opgaver) = 1. juni 2017 – 30. juni 2017
Sommerferie = 1. juli 2017 – 31. juli 2017
Afklaringsfasen = 1. august 2017 – 30. september 2017
Etableringsfasen = 1. oktober 2017 – 28. februar 2018
Testfase (inkl. Etableringsprøve) = 1. marts 2018 – 31. maj 2018
Pilotfase (inkl. Overtagelsesprøve) = 1. juni 2018 – 31. december 2018
Implementeringsfase = 1. januar 2019 – 31. august 2020
Således forventes de første institutioner at kunne tage det nye HR-system i brug 1. januar 2019 og
den sidste institution er ibrugtaget 31. august 2020.
Udgifter ved projektet
Med indregning af de konkrete priser fra det vindende tilbud er de samlede projektudgifter til an‐
skaffelse, udvikling og implementering af det fællesstatslige HR-system estimeret til 95,3 mio. kr.
inkl. renteudgifter, jf. tabel 1. Heraf afholdes 86,3 mio. kr. inden for den bevillingsmæssige ramme
på § 07.14.01. Moderniseringsstyrelsen, mens 9 mio. kr. afholdes af institutionerne inden for deres
almindelige driftsramme i forbindelse med implementeringen. De aktiverbare projektudgifter i for‐
bindelse med udviklingen af HR-systemet finansieres af lånerammen på § 7. Finansministeriet, der
med dette aktstykke foreslås forhøjet med 19,6 mio. kr., jf. nedenfor.
Tabel 1. Omkostningsbaserede projektudgifter baseret på Miracle A/S tilbud
2
Tabel 1
Omkostningsbaserede projektudgifter
Mio. kr., 2017-PL Total 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Aktiverbare projektudgifter, afskrivninger 40,2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 8,0 8,0 8,0 8,0 6,7
Ikke-aktiverbare projektudgifter 49,8 1,5 2,5 6,5 7,4 7,5 9,9 14,5 0,0 0,0 0,0
Øvrige 39,6 1,5 2,5 6,5 7,4 7,5 9,9 4,3 0,0 0,0 0,0
Risikopulje 10,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 10,2 0,0 0,0 0,0
Total ekskl. renter 90,0 1,5 2,5 6,5 7,4 8,8 18,0 22,6 8,0 8,0 6,7
Renter 5,3 0,0 0,0 0,0 0,1 0,8 1,4 1,3 0,9 0,5 0,2
Total inkl. renter 95,3 1,5 2,5 6,5 7,5 9,6 19,4 23,9 9,0 8,6 6,9
Hovedændringerne i det samlede udgiftsbillede i forhold til det seneste godkendte aktstykke skyl‐
des den ændrede udgiftsprofil. Der forudsættes således afholdt forholdsmæssigt flere omkostninger i
forbindelse med leverandørens etablering, tidsplanen er forlænget med afledt større internt ressource‐
forbrug, og der forventes afholdt færre omkostninger til licenser, når systemet tages i drift. Risiko‐
puljen er herudover øget som følge af yderligere identificerede risici, jf. herunder:
– Overførsel af opgaver fra Statens Administration til institutionerne. Det er endnu uafklaret, hvordan
opgavefordelingen mellem Statens Administration og institutionerne ændres som følge af digitalise‐
ringen af det administrative HR-arbejde. Der afsættes risikomæssigt 2 mio. kr. i tilfælde af behov
for specialopsætninger til Statens Administration for at få disse flow til at virke hensigtsmæssigt.
– Forsinkelser i projektet under udrulning i op til 6 mdr.
– Testressourcer fra institutioner er ikke tilgængelige.
– Nødvendige tilpasninger af standardsystemet.
Gevinster ved projektet
Gevinsterne i HR-systemets business case er opgjort samlet for de ca. 130 statslige institutioner, for
hvem det vil være obligatorisk at anvende løsningen samt for de ni selvejende institutioner, der frivil‐
ligt har tilsluttet sig løsningen. Projektets gevinster vil blive realiseret decentralt i de statslige institu‐
tioner, for økonomiske såvel som ikke-økonomiske gevinster.
Tabel 2. HR-modulets gevinstprofil
Tabel 2
Gevinstprofil
Mio. kr., 2017-PL Total 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Bruttobudgetgevinster -81,7 0,0 0,0 0,0 0,0 -2,5 -7,7 -15,1 -16,6 -22,6 -17,3
Omkostningsbaserede projektudgifter, inkl. renter 95,3 1,5 2,5 6,5 7,5 9,6 19,4 23,9 9,0 8,6 6,9
Nettobudgetgevinster -77,1 -1,5 -2,5 -6,5 -7,5 -12,1 -27,1 -39,0 -25,6 -31,2 -24,2
Den forventede negative budgetmæssige gevinst (omkostning) på 177,1 mio. kr. kan henføres til
udgifter forbundet med at anskaffe og drive det kommende HR-system. De lavere driftsudgifter bety‐
3
der, at de negative bruttobudgetgevinster reduceres med 53 mio. kr. i forhold til forventningen ved
akt. N af 23. juni 2016.
Det bemærkes, at projektet medfører betydelige øvrige økonomiske gevinster i form af mindre an‐
vendt arbejdstid på HR-opgaver i institutionerne grundt bl.a. digital understøttelse af arbejdsgange,
integration mellem systemer mv. De øvrige økonomiske gevinster vurderes at antage samlet set
199,9 mio. kr. Dette er en forbedring på 30,4 mio. kr. i forhold til akt. N af 23. juni 2016 og skyldes,
at løsningen implementeres blandt 30.000 ekstra medarbejdere fra selvejende institutioner end forud‐
sat tidligere. Disse besparelser har ikke en direkte bevillingsmæssig konsekvens, men fører til at res‐
sourcer kan omprioriteres til andre opgaver inden for institutionerne.
Risikoprofil
Som et fællestatsligt it-projekt indeholder HR-systemet både interessentrelaterede, forretningsmæs‐
sige og tekniske risici. Den ændrede udgiftsprofil med en højere anskaffelsespris giver ikke i sig selv
anledning til at foretage ændringer i projektets risikovurdering, men den seneste revurdering af risi‐
koprofilen i marts 2017 har medført forhøjelse af risikopuljen på 5 mio. kr., idet der er identificeret 4
yderligere risici, der vurderes at have mulige økonomiske konsekvenser.
Tabel 3
Opgørelse af risikopuljen
Estimeret økonomisk konsekvens ved indtræffen af alle risici (mio. kr.) 30,9
Andel af estimeret økonomisk konsekvens, der dækkes (pct.) 37%
Risikopulje (mio. kr.) 10,2
Behandling i Statens It-projektråd
Den samlede HR-løsning har tidligere været forelagt Statens It-projektråd til risikovurdering i juni
2015. I marts 2016 blev projektet forelagt Statens It-projektråd til genplanlægning. Rådet vurderede i
begge tilfælde, at projektet har normal risiko. Den opdaterede business case har været drøftet med
Statens It-projektråd i marts 2017.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget orienteres om status for HR-systemet i den fællesstatslige HR-løsning på følgende
tidspunkter:
● 4. kvartal 2020: Orientering i forbindelse med overgang til drift og afslutning af implementeringen
af HR-modulet samt projektets status i øvrigt.
● 4. kvartal 2021: Orientering om HR-modulets drift og effekt.
c. Aktstykket forelægges Finansudvalget, da der er sket væsentlige ændringer i projektets totaludgif‐
ter og tidsplan, hvorfor fortsættelse af projektet kræver særskilt forelæggelse for Finansudvalget, jf.
Budgetvejledningens pkt. 2.2.18.3.
d. Projektet har senest været forelagt Statens It-projektråd til halvårsrapportering i marts 2016. I janu‐
ar 2017 har Statens It-projektråd ifm. den halvårlige statusrapportering tildelt projektet et gult trafik‐
lys, da projektet er forsinket og ikke har haft den fornødne hjemmel til at indgå kontrakt med den
vindende tilbudsgiver pga. den ændrede udgiftsprofil.
4
e. Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at fortsætte anskaffelsen og implemen‐
teringen af et fællesstatsligt HR-system med en forhøjelse af de samlede projektudgifter fra 50,1 mio.
kr. til 95,3 mio.kr., svarende til en forhøjelse på 45,2 mio.kr. ift. det oprindelige estimat. Samtidig
anmodes som følge heraf om en forhøjelse af lånerammen på § 7. Finansministeriet med 19,6 mio.
kr. i perioden fra 2018 til 2023.
Forslaget medfører ikke merudgifter i finansåret 2017.
Endelig bemærkes, at den hidtidige forudsætning om at både et HR-system og et tidsregistreringssy‐
stem kunne erhverves og implementeres inden for en ramme på 88,0 mio.kr. må revideres. Anskaf‐
felse af et tidsregistreringssystem forelægges Finansudvalget ved selvstændigt aktstykke, hvis de
samlede projektudgifter overstiger 60,0 mio.kr., jf. Budgetvejledningens punkt 2.2.18.
København, den 24. april 2018
SOPHIE LØHDE
/ Poul Taankvist
Til Finansudvalget.
5