Tidligere fortroligt aktstykke G af 11/2 2017 om et fællesstatsligt budgetsystem

Tidligere fortroligt aktstykke G af 11. februar 2016. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af
5. juli 2017
Finansministeriet. København, den 12. januar 2016.
a. Finansministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at igangsætte etableringen af et fæl-
lesstatsligt budgetsystem.
De samlede totale projektudgifter inkl. renter er estimeret til 68,0 mio. kr. Heraf afholdes 61,5 mio.
kr. inden for den bevillingsmæssige ramme på § 07.14.01. Moderniseringsstyrelsen, mens 6,5 mio.
kr. afholdes af de tilsluttede institutioner i forbindelse med implementeringen.
b. Projektets formål
Projektet har til formål at skabe et fælles budgetsystem for alle statslige institutioner. Det skal øge
kvaliteten og skabe en mere effektiv økonomistyring i staten. De fleste institutioner anvender i dag
selvudviklede Excel-løsninger, og enkelte institutioner har egne indkøbte systemer til at understøtte
og systematisere den interne budgetproces og løbende opfølgning. Et fælles budgetsystem vil stan-
dardisere, effektivisere og understøtte de statslige institutioners budgetlægning og –opfølgning og
styrke ministeriernes tværgående styring. Systemet skal også bidrage til, at der både på institutions-
og ministerieniveau skabes yderligere gennemsigtighed i økonomistyringen med bedre mulighed for
afklaring af råderum og prioritering.
Systemet kommer til at indgå i den pakke af basissystemer, som de statslige institutioner er forplig-
tet til at anvende i medfør af regnskabsbekendtgørelsens § 11. Institutioner, der i forvejen har dispen-
sation fra anvendelse af det fælles regnskabssystem (Navision Stat) forventes også fritaget for anven-
delse af budgetsystemet, ligesom det heller ikke som udgangspunkt vil være obligatorisk for de selv-
ejende institutioner.
I det tilfælde, at der ikke etableres et fælles budgetsystem, vanskeliggøres muligheden for effektivt
at understøtte budgetlægningen i institutionerne og skabe et bedre styringsgrundlag for ministerierne.
Udgifter ved projektet
Den samlede anskaffelse, udvikling og implementering af det fællesstatslige budgetsystem er esti-
meret til 68,0 mio. kr. inkl. renteudgifter, jf. tabel 1. Heraf afholdes 61,5 inden for den bevillings-
mæssige ramme af § 07.14.01. Moderniseringsstyrelsen, mens 6,5 mio. kr. afholdes af institutionerne
i forbindelse med implementeringen. De aktiverbare projektudgifter i forbindelse med udviklingen af
Aktstykke nr. Folketinget -NaN
AE002465
Finansudvalget 2016-17
Aktstk. 134
Offentligt
det fællesstatslige budgetsystem finansieres inden for den eksisterende låneramme på § 07.14.01.
Moderniseringsstyrelsen.
Implementeringen af det fællesstatslige budgetsystem forventes at starte i andet halvår 2017. Ved
ibrugtagningen vil de institutioner, der anvender budgetsystemet blive afkrævet betaling for anven-
delse af budgetsystemet, på lige fod med de øvrige systemydelser som Moderniseringsstyrelsen ud-
byder. Der vil både være tale om betaling af den fremadrettede drift af systemet, men også projektud-
gifterne i forbindelse med udviklingen af budgetsystemet. Projektet har en afskrivningsperiode på
fem år.
Tabel 1
Omkostningsbaserede projektudgifter
Mio. kr., 2015-PL Total 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Aktiverbare projek-
tudgifter, afskriv-
ninger
28,4 0,0 0,0 0,0 0,5 4,0 5,8 6,2 6,2 4,8 0,9
Ikke-aktiverbare
projektudgifter
36,2 2,2 4,4 1,6 1,5 14,1 12,5 0,0 0,0 0,0 0,0
Øvrige 29,4 2,2 4,4 1,6 1,5 14,1 5,6 0,0 0,0 0,0 0,0
Risikopulje 6,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,8 0,0 0,0 0,0 0,0
Total ekskl. renter 64,6 2,2 4,4 1,6 2,0 18,0 18,2 6,2 6,2 4,8 0,9
Renter 3,4 0,0 0,0 0,0 0,3 0,8 1,0 0,8 0,4 0,2 0,0
Total inkl. renter 68,0 2,2 4,4 1,6 2,2 18,8 19,2 7,0 6,6 5,0 1,0
Anm. : Afvigelsen i totalbeløbet kan henføres til afrundinger.
Gevinster ved projektet
Tabel 2 viser budgetsystemets gevinstprofil.
Tabel 2
Gevinstprofil
Mio. kr., 2015-PL Total 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Budgetmæssige
Bruttogevinster
-56,6 0,0 0,0 0,0 -9,2 -17,4 -15,7 -7,0 -2,4 -2,4 -2,4
Omkostningsbase-
rede projektudgif-
ter, inkl. renter
68,0 2,2 4,4 1,6 2,2 18,8 19,2 7,0 6,6 5,0 1,0
Budgetmæssige
nettogevinster
-124,7 -2,2 -4,4 -1,6 -11,4 -36,2 -34,9 -14,0 -9,0 -7,4 -3,4
Anm. : Afvigelsen i totalbeløbet kan henføres til afrundinger.
Gevinsterne er opgjort samlet for de ca. 130 statslige institutioner, for hvem det vil være obligato-
risk at anvende løsningen. Projektets gevinster vil derfor i vidt omfang blive realiseret decentralt i de
statslige institutioner, for økonomiske såvel som ikke-økonomiske gevinster. Projektet indbefatter
derfor en omfattende forretningsimplementering- og forandringsledelsesindsats, hvorfor involvering
af de kommende kunder/brugere allerede er igangsat under analysefasen.
For projektet ventes der samlet set negative budgetmæssige bruttogevinster på 56,6 mio. kr., hvil-
ket kan henføres til udgifterne ved at drive det kommende fælles budgetsystem modregnet omkost-
2
ningsbortfaldet hos de institutioner, der allerede har eksisterende budgetsystemer. Når løsningen i
2021 er fuldt implementeret, vil der være negative budgetmæssige bruttogevinster på 2,4 mio. kr. år-
ligt. Samlet set medfører projektet negative budgetmæssige nettogevinster i afskrivningsperioden på
124,7 mio. kr.
Når de ”Budgetmæssige bruttogevinster” svinger hen over perioden frem mod 2021 og er størst i
2018/19 skyldes det forskydningen mellem planen for udrulning af det nye budgetsystem og den til-
svarende udfasning af lokale budgetsystemer. Det er valgt, at ministerområder/institutioner med eget
budgetsystem først får det nye system til sidst i udrulningsforløbet.
Projektet medfører dog betydelige øvrige økonomiske gevinster i form af mindre anvendt arbejds-
tid på budgetopgaver i institutionerne, grundet bl.a. digital understøttelse af workflow i budgetpro-
cessen, integration mellem systemer og automatisering af en række manuelle opgaver omkring bud-
getudarbejdelsen samt opfølgning på budgetter i de enkelte institutioner.
De øvrige økonomiske gevinster vurderes samlet at beløbe sig til 30,2 mio. kr. årligt, når løsningen
er fuldt implementeret. Disse besparelser har ikke en direkte bevillingsmæssig konsekvens, men fø-
rer til, at ressourcer kan omprioriteres til andre opgaver inden for institutionerne og alternativt kan
bidrage til yderligere kvalitetsløft i arbejdet med budgetdata, herunder eksempelvis udarbejdelsen af
bedre styringsrelevant ledelsesinformation.
Udover ovennævnte økonomiske gevinster vil implementering af det fællesstatslige budgetsystem
give en række ikke-økonomiske gevinster:
● Systemet forventes at medføre forbedret økonomistyring, idet bedre understøttelse af institutionernes
budgettering af løn, drift, anlæg, indtægter, mv., giver et mere samlet billede af budget og forbrug.
Gevinsten opgøres på baggrund af respons fra økonomimedarbejderes oplevelse af effektivitet i
budgetprocesser og troværdighed af data.
● Systemet forventes at skabe et bedre overblik og gennemsigtighed i koblingen mellem opgavernes
økonomi og strategi, over råderum og mulighed for løbende prioritering i de konkrete institutioner.
Gevinsten opgøres på baggrund af respons fra økonomichefer i departementer og deres oplevelse af
gennemsigtighed i og på tværs af institutionerne, samt hvorvidt dette fører til bedre tværgående pri-
oriteringer i grundbudgettet.
● Systemet forventes at medføre klarere budgetforudsætninger. Gevinsten opgøres på baggrund af
Moderniseringsstyrelsens vurdering af, om koblingen mellem budgetforudsætninger og afvigelses-
forklaringer styrkes, og om denne giver en øget præcision i budgetteringen.
Risikoprofil
Som et fællestatsligt it-projekt indeholder budgetsystemet både interessentrelaterede, forretnings-
mæssige og tekniske risici.
Tabel 3
Risikoprofil
Estimeret økonomisk konsekvens ved alle risici (mio. kr.) 14,8
Andel af estimeret økonomisk konsekvens der dækkes 80 %
Risikopulje (mio. kr.) 6,8
Som det fremgår af tabel 3 er den økonomiske konsekvens af alle risici sat til 14,8 mio. kr. For de
risici, der har en lav sandsynlighed, er der taget initiativer til at formindske konsekvenserne. På bag-
grund af anvisninger fra Statens It-projektråd, er risikopuljen sat til 6,8 mio. kr., hvilket med den om-
talte risikohåndtering estimeres til at dække 80 pct. af de økonomiske risici.
3
Tabel 4 indeholder årsag og håndtering af de fem risici, som er vurderet til at have højest risiko-
værdi.
Tabel 4
Væsentlige projektrisici
Riskoårsag Risikohåndtering
Ændringer i projektets koncepter og strategi
I tilfælde af ny strategi og lovændringer, behandles
dette i samarbejde med leverandørerne
Mismatch med markedet (systemet dækker ikke
de forretningsmæssige behov)
Mismatch håndteres via indgående teknisk dialog
baseret på udkast til kravspecifikation
Dårlig leverandør
Produktet sikres via strømlinede servicemål og
bodsbestemmelser, såvel som klare forudsætninger
for kontraktophævelse.
Systemintegrationer
Projektet har udarbejdet en grundig analyse af snit-
flader, der sikrer at tekniske problemstillinger er
kendte. Dette arbejde inddrages ved kravspecifice-
ring.
Uklar ansvarsfordeling
Der udarbejdes en konkret driftsaftale med Statens
It, der fastlægger ansvarsfordelingen
Behandling i Statens It-projektråd
Budgetsystemet har været forelagt Statens It-projektråd til risikovurdering i juni 2015. Rådet vur-
derer, at projektet har normal risiko og gav en række anbefalinger.
Der er efterfølgende indarbejdet anbefalinger i projektets tilrettelæggelse. De væsentligste ændrin-
ger er følgende:
● Der er fastsat en mere præcis metode til måling af gevinsterne.
● Organiseringen er ændret for at sikre projektets løbende fremdrift.
● Der er fastlagt retningslinjer for ændringer i projektet.
● Behovet for ledelsesbeslutninger ved faseovergange er understreget.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget orienteres om status for det fællesstatslige budgetsystem på følgende tidspunkter:
● Februar 2017: Orientering om resultat af det gennemførte udbud samt projektets status i øvrigt.
● Juni 2019: Orientering i forbindelse med afslutning af implementering samt projektets status i øvrigt.
● Juni 2020: Orientering om projektets drift og effekt.
c. Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektet igangsættes og det forberedte
udbud kan offentliggøres med henvisning til budgetvejledningen pkt. 2.2.18.3.
4
d. Projektet har været forelagt Statens It-projektråd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette akt-
stykke.
e. Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at udviklingen af det fællesstatslige
budgetsystem igangsættes (og udbud offentliggøres). De samlede projektudgifter inkl. renter udgør
68,0 mio. kr.
Af de samlede projektudgifter afholdes 61,5 mio. kr. inden for de bevillingsmæssige rammer på §
07.14.01. Moderniseringsstyrelsen, mens 6,5 mio. kr. afholdes af de tilsluttede institutioner bevilling
i forbindelse med implementeringen.
København, den 12. januar 2016
CLAUS HJORT FREDERIKSEN
/ Poul Taankvist
Til Finansudvalget.
5