Brev til Birgit Nørgaard

It-projektrådet 1. september 2015
Grunddata
sekretariatet, DIGST
Kære Birgit Nørgaard
Mange tak for anbefalingsbrevet, som It-projektrådet har sendt dl Digitaliserings
stvrelsen den 7. juli 2015 med anbefalinger til grunddataprogrammet.
I brevet er der væsentlige og relevante anbefalinger, som grunddataprogrammet
vil tage dl sig og indarbejde i den videre implementedng af grunddataprogrammet.
I brevet gives også nogle anbefalinger til, hvordan It-projektrådet ideelt set anbe
faler, at ressourcer styres og prioriteres i et program. Disse anbefalinger giver dog
en række udfordringer i fht. grunddataprogrammet, givet grunddataprogrammets
organisering som et tværministerielt og tværoffentligt program.
It-projektrådet er bekendt med grundlaget for grunddataprogrammet, hvor rege
ringen og KL i oktober 2012 besluttede at etablere grunddataprogrammet med
henblik på at forbedre de offentlige grunddataregistre og give private aktorer fri
adgang dl udvalgte data. I 2013 tilsluttede Danske Regioner sig aftalen.
Grunddataprogrammet er aftalt realiseret inden for de gældende forvaltnings- og
bevillingsretlige rammer for ministerier, kommuner og regioner. Disse rammer
bevirker, at hver statslig myndighed har ansvaret for at realisere sine leverancer
inden for den givne bevilling, som hver enkelt myndighed har ansvaret for. Øko
nomiske og ressourcemæssige udfordringer håndteres primært internt i myndig
heder. I enkelte tilfælde ved større udfordringer er disse håndteret i de sædvanlige
bevillingsmæssige processer ifm. finansloven, og Digitaliseringsstyrelsen har bistå
et hermed.
I forhold dl kommunerne og regionerne er deres forpligtelser og opgaver i grund
dataprogrammet reguleret ved det aftalegrundlag, der er aftalt ved de årlige for
handlinger om kommunernes og regionernes økonomi. Dette aftalegrundlag er
justeret undervejs, og der er efter behov drøftelser herom indenfor rammerne af
det sædvanlige aftalesystem mellem staten, repræsenteret af DIGST, KL og Dan
ske Regioner.
Finansudvalget
2016-17
Aktstk.
33
§
7
Bilag
2
Offentligt
Side 2 af 4
Den styringsmæssige ramme for gmnddataprogrammet giver således ikke mulig
hed for en ressourcestyring, som den fællesstatslige programmodel lægger op til.
Til gengæld er en række af programmodellens retningslinjer ift. leverance- og risi
kostyring m.v. særdeles relevante for grunddataprogrammet, og disse er allerede i
vidt omfang implementeret. Gninddataprogrammet vil arbejde videre på dette.
På baggrund af vores drøftelser vurderer jeg, at det er mere retvisende at betragte
gninddataprogrammet som en portefolje i styringsmæssig forstand. Det vil jeg
gerne drøfte nærmere med It-projektrådet, og hvordan der mest hensigtsmæssigt
kan ske en afrapportering af grunddataprogrammet i det perspektiv.
Veddagt er en afrapportering for grunddataprogrammet for indeværende periode,
der tager udgangspunkt i, at gmnddataprogrammet i styringsmæssig forstand be
tragtes som en portefolje. I denne afrapportering er indeholdt en række af de ele
menter, som It-projektrådet har peget på i anbefalingsbrevet, fx et burn-down
chart på leverancer og milepæle frem mod fuld implementedng.
Jeg ser frem til at drøfte dette videre med It-projektrådet.
I vedlagte bilag er en nærmere redegørelse for grunddataprogrammets overvejelser
i forlængelse af anbefalingsbrevets forslag.
Med venlig hilsen
Lars Frelle-Petersen
Formand for grunddatabestyrelsen
Side 3 af 4
BILAG i
Ad 1: Ii-projektrddet anbefaler, atprqgramsyrinen og ressourceforbntå iforbindetse med rap
porterin<ger skal ajbatanceres mod den va’rdi, der tilfores delproårammerne
It-projektrådet anbefaler, at grunddatasekretariatet spiller en større tværgående
styringsrolle for at tilføre værdi til deiprogrammerne. Ser man bort fra mulighe
derne for styring og dokumentation af økonomi og ressourcer, er grunddatapro
grammet enig i hovedparten af anbefalingerne. Grunddatasekretariatet har allerede
styrket leverance-, fremdrift- og risikostyringen væsentligt siden indførelsen af den
nye governance- og programstyringsmodel i september 2014. Herunder tilpasnin
gen afgrunddatabestyrelsens ansvarsområde og oprettelsen afprogramkoordina
don og arkitekturforum, som har betydet strømlinede beslutningsveje- og proces
ser og dokumentation af programmets leverancer, affiængigheder, gevinster og
business case.
I maj 2015 er styringen af deiprogrammer med leverancer på kritisk vej yderligere
styrket med øget modeaktivitet på delprogramleder- og direktørniveau. Aktuelt
foregår en intensiv opfølgning på kritiske leverancer frem mod afleveringen af
dataleverancespecifikadoner d. 2. oktober 2015.
Programmet har samtidig nedsat en risikoledelse, som mødes månedligt og arbej
der efter en risikostyringsstrategi, der er tilpasset til grunddataprogrammets risiko
bifiede.
Programmet vil i efteråret 2015 efter en evaluering af programstyringen se på
yderligere forbedringsmuligheder, herunder en evt, yderligere styrkelse af pro
grammets eksekveringsevne, samt nedbringelse dokumentadons- og rapporte
ringskrav.
Ad 2: It-projektrddet anbefaler, atprogrambesyretsen oåer sitfokttspdfremdrift o risikos
ring
It-projektrådet anbefaler, at grunddatabestyrelsen øger sit ansvar på fremdrift- og
risikostyring. Grunddatabestyrelsen mødes både hvert 3. måned og ad hoc for
hurtigt at eksekvere på opstående udfordringer, fx i forbindelse med godkendelse
af den nye korrektionsplan for Datafordeleren i delprogram 7 i foråret 2015.
Gmnddatabestyrelsen er aktivt involveret i risikostyringen og godkender midge
rende handlinger og efterspørger alternative planer, for at imødegå usikkerheden i
de foreliggende planer. Det gælder f* udarbejdelsen af exitberedskabet for Data
fordeleren, som belyser udfordringer og muligheder ved alternative løsninger, hvis
staten ser sig nødsaget til at udtræde af kontrakten om Datafordeleren.
Ad 3: It-projektrådet anbefaler, atåritnddat4roårammet sikrergenbru mellem delpro,grammer
ogprJekter
Side 4 af 4
Gmnddataprogrammet facifiterer i vidt omfang en erfaringsudveksling og genbru
ger af metoder og erfaringer fsva. forhold, der er mere specifikke for grunddata.
Det handler bla. om datamodellering.
Der opleves også et behov for erfaringsudveksling om mere generelle forhold som
udbud, kontrakter og leverandørstyring samt generel projekt- og programstyring.
Her kunne It-projektrådet og Ministeriernes Projektkontor spille en væsentlig
rolle.
Det er endvidere en erfaring, at det ville have været en stor hjælp for grunddata
programmet, og givet andre offentlige programmer, hvis der var fælles løsninger
og systemer til it-understøttelse til rådighed for tværstatslige og -offentlige pro
grarnmer, portefoljer og projekter.
Ad 4: It-projektrddet anbefakr, at der arbejdes aktivt med t’ision, succeskriterier og kommmri
kation i og udeforprogrammet
Grunddataprogrammet er enig i, at dette er centrale emner. Kommunikationsind
satsen Ender p.t. i høj grad sted i de enkelte deiprogrammer og myndigheder, fx
med dedikerede hjemmesider for delprogrammer (GD1 og GD2) og for Datafor
deleren. Der arbejdes for at finde ressourcer til at styrke den tværgående kommu
nikationsindsats i programmet og søger finansiering til en kommunikationsres
source i forbindelse med fL16.
Ad 5: It-projektrådet anbefaler, at distributionfor GD5 fcPR,,) afklares snarest
DIGST anser dette emne som afsluttet, da analysearbejdet og beslutninger om
distribution er gennemført. CPR-data skal distribueres via Datafordeleren.
Ad 6: It-projektrddet anbefaler, atgrunddataprogrammet snarest iværksætter arbejdet med at
planlægge og deszgne transitionsaktiviteter tg den kommende drif/sorganisation
Grunddataprogrammet er enigt i, at det er vigtige emner. Forberedelsen af udfas
ningen af ESR er godt i gang i GDI og KL/Kombit. Gmnddatabestyrelsen har
dog fundet det nødvendigt at understøtte arbejdet yderligere, hvorfor grunddata
sekretariatet koordinerer arbejdet i en nyoprettet ESR-arbejdsgruppe og udarbej
delsen af en særskilt ESR-risikoanalyse for at sikre en planmæssig ESR- udfasning,
så den største, enkeltstående programgevinst i GD1 kan realiseres.
Implementering og gevinstrealisering derudover er de enkelte myndigheder og
kommuners ansvar jf. den politiske aftale om grunddataprogrammet.