L 139 - svar på spørgsmål 7, om ministeren vil oplyse, om DIIS har bidraget med svar på L 139 - spørgsmål 5 om ekstra rejsetid i forbindelse med en udflytning af DIIS, og om ministeren i så fald vil fremsende DIIS' bidrag til svar, fra udenrigsministeren

Udenrigsministeriet
Til medlemmerne af Folketingets Udenrigsudvalg
og deres stedfortrædere.
Bilag Journalnummer Kontor Dato
2 2015 - 54903 DIRSEK 11. april 2016
Vedlagt fremsendes svar på URU spørgsmål 7 til L139 af 5. april 2016
stillet til udenrigsministeren af Mogens Jensen (S).
Kristian Jensen
Asiatisk Plads 2
DK-1448 København K
Telefon +45 33 92 00 00
Telefax +45 32 54 05 33
E-mail: um@um.dk
http://www.um.dk
Girokonto 3 00 18 06
Udenrigsudvalget 2015-16
L 139 endeligt svar på spørgsmål 7
Offentligt


UDENRIGSMINISTERIET
Dato: 8. april 2016
Spørgsmål fra Udenrigsudvalget til
Udenrigsministeren af 5. april 2016.
URU L 139 – spørgsmål 7.
Spørgsmålet er stillet efter ønske fra
Mogens Jensen (S).
URU L 139 - spørgsmål 7:
Vil ministeren oplyse, om DIIS har bidraget med svar på L139 – spørgsmål 5 om ekstra rejsetid
i forbindelse med en udflytning af DIIS, og om ministeren i så fald vil fremsende DIIS’ bidrag
til svar?
Svar:
Det bekræftes, at Udenrigsministeriet til brug for besvarelsen af folketingsspørgsmål
vedrørende udflytningen af DIIS har indhentet en række oplysninger fra DIIS, bl.a. om
instituttets primære brugere og samarbejdspartnere i ind- og udland samt fysiske møder,
aktiviteter og udlandsrejser. I den forbindelse har DIIS også fremsendt estimater for rejsetid for
instituttets medarbejdere efter en udflytning til Aarhus.
I modsætning til de faktuelle oplysninger tilvejebragt af DIIS vedrørende instituttets primære
brugere og samarbejdspartnere, årlige fysiske møder og aktiviteter, udenlandske
samarbejdspartnere og udlandsrejser, som er lagt til grund for besvarelsen af de øvrige
spørgsmål, er de fremsendte oplysninger vedrørende rejsetid ikke lagt til grund for besvarelsen
af spørgsmål 5. Det skyldes, som det også fremgik af besvarelsen af spørgsmål 5, at det på
nuværende tidspunkt ikke vurderes muligt at tilvejebringe et retvisende estimat for en eventuelt
øget rejsetid som følge af flytningen til Aarhus på grund af manglende kendskab til den
fremtidige medarbejdersammensætning. Derudover vil en vurdering af konsekvenserne for
medarbejdernes rejsetid også skulle forholde sig til en række fremadrettede forhold, herunder
øget anvendelse af virtuelle møder mv.
DIIS’ samlede høringssvar vedlægges som bilag.
Udenrigsudvalget 2015-16
L 139 endeligt svar på spørgsmål 7
Offentligt


Udenrigsministeriet
Direktions- og Kommunikationssekretariatet
Att. Dorte Bryde Mikkelsen
Sendt pr. mail: dortmi@um.dk
Dato 17. marts 2016
J.nr. 301.20/31188
Input til besvarelse af URU-spørgsmål vedr. L 139
Dansk Institut for Internationale Studier (DIIS) er i mail fra UM den 10. marts 2016 blevet anmo-
det om at bidrage til besvarelsen af en række spørgsmål fra Udenrigsudvalget vedr. L 139 (for-
slag til lov om ændring af lov om DIIS).
Besvarelsen af flere af spørgsmålene har krævet data, som DIIS normalt ikke registrerer eller
indsamler systematisk, og DIIS har derfor måtte anmode samtlige medarbejdere om at gennemgå
deres kalendere, bilag og hukommelse vedr. 2015 for at kunne besvare disse spørgsmål i en
intern webbaseret survey. Grundet den korte svarfrist, der faldt sammen med en stor årlig konfe-
rence i USA med deltagelse af mange af DIIS’ forskere, har DIIS ikke haft mulighed for at få til-
bagemeldinger fra samtlige forskere i tide. I alt 64 ud af 82 medarbejdere (ekskl. studenter) har
besvaret surveyen inden for de 48 timer, den blev gennemført i. DIIS har valgt kun at benytte de
indkomne tal frem for at foretage forholdsmæssige opskrivninger af disse, selvom dette ville give
mere retvisende tal. De reelle antal møder, seminarer mv., som DIIS’ forskere samlet set har
deltaget i i 2015, ligger således noget over tallene angivet i svarene nedenfor.
1. Hvor stor en del af DIIS’ primære brugere og samarbejdspartnere, der har hjemsted i
henholdsvis Hovedstadsområdet og Aarhus/Østjylland
DIIS anslår pba. tilbagemeldingerne i den interne survey om møder i 2015 med institut-
tets primære brugere og samarbejdspartnere (se bilag 1) med hjemsted i hhv. Hoved-
stadsområdet og Aarhus/Østjylland, at 98 % har hjemsted i Hovedstadsområdet, mens de
resterende 2 % har hjemsted i Aarhus/Østjylland.
Denne store forskel bunder i, at der i Hovedstadsområdet ligger ministerier, styrelser og
tjenester, udenlandske ambassader, NGO’er, konsulentfirmaer samt en håndfuld
universiteter, mens der i Aarhus/Østjylland kun ligger et enkelt universitet samt kun
enkelte NGO’er og konsulentfirmaer inden for DIIS’ virkefelt.
DIIS har naturligvis også samarbejdspartnere i andre dele af landet, bl.a. i form af
forskningssamarbejde med Syddansk Universitet (primært Odense) og Aalborg Universitet.
2. Hvor mange fysiske møder DIIS afholder på årlig basis med sine primære brugere og
samarbejdspartnere
De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 haft 2.628 fysiske møder
med instituttets primære brugere og samarbejdspartnere.
Udenrigsudvalget 2015-16
L 139 endeligt svar på spørgsmål 7
Offentligt
2
3. Hvor mange høringer, seminarer m.m. DIIS afholder på årlig basis, hvor de primære
brugere, samarbejdspartnere og udenlandske gæster udgør hovedparten af
deltagerkredsen
DIIS har de seneste tre år i gennemsnit afholdt 95 konferencer, workshops og seminarer
pr. år, hvoraf langt de fleste har været åbne for offentligheden med tilmelding på DIIS’
hjemmeside. Langt hovedparten af deltagerkredsen til disse arrangementer udgøres af
instituttets primære brugere og samarbejdspartnere samt udenlandske gæster.
4. Hvor mange udenlandske eksperter/samarbejdspartnere DIIS har besøg af/holder møde
med i løbet af et år i Danmark
De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 holdt møde med 714
udenlandske eksperter/samarbejdspartnere, hvoraf omtrent halvdelen af disse møder –
dvs. ca. 360 – anslås at have fundet sted i Danmark.
Hertil kommer, at DIIS i 2015 havde 176 udenlandske eksperter som talere til instituttets
arrangementer.
Det samlede antal møder og besøg af udenlandske samarbejdspartnere anslås derfor til
ca. 540 i 2015.
5. Hvor mange udlandsrejser DIIS’ medarbejdere samlet set foretager på et år?
De 64 medarbejdere, der har besvaret surveyen, har i 2015 foretaget 278 udlandsrejser.
Dette tal omfatter ikke de rejser, som DIIS har bestilt for udenlandske gæstetalere til
instituttets arrangementer.
Hertil vurderer DIIS, at instituttet ydermere kan assistere UM i besvarelsen af spørgsmål 5, bullet
2:
6. Hvor meget ekstra rejsetid DIIS’ medarbejdere vil skulle anvende ved en udflytning, hvis
medarbejderne skal fastholde fysiske møder på samme niveau som i dag med de
primære brugere og samarbejdspartnere?
Hvis DIIS’ medarbejdere ville skulle fastholde fysiske møder med sine primære brugere og
samarbejdspartnere på samme niveau som i 2015, anslås det pba. surveyen, at ca.
1.900 møder i København vil betyde en ekstra rejsetid på ca. 11.400 timer (ved 3 timers
transport hver vej mellem Aarhus og København H), svarende til 1.540 arbejdsdage (7
årsværk).
Oven i dette kan man lægge den ekstra rejsetid forbundet med DIIS-medarbejdernes
udlandsrejser, som ved et uændret niveau ift. i 2015 anslås til ca. 1.950 timer (ved 3½
times transport hver vej mellem Aarhus og Kastrup Lufthavn), svarende til ca. 260
arbejdsdage (1,2 årsværk). Et mindre antal af rejserne vil formentlig kunne initieres i
Aarhus eller Billund lufthavn uden at betyde ekstra rejsetid.
Den ekstra rejsetid pr. år kan således opgøres til i alt 1.800 arbejdsdage (8,2 årsværk),
og hvis ikke instituttets aktivitetsniveau skal reduceres som følge af en flytning, må
instituttet kompenseres på anden vis for at tage højde for denne spildtid. Hertil kommer
de ekstra udgifter til rejser og relaterede omkostninger, som må antages at udgøre et
anseeligt beløb hvert år.
3
For instituttets 540 udenlandske gæster anslås den ekstra rejsetid at udgøre ca. 3.800
timer, svarende til 510 dage (2,3 årsværk), og DIIS kan være bekymret for, om gæsterne
har lyst til og mulighed for at bruge denne ekstra rejsetid for at besøge DIIS.
Med venlig hilsen
Nanna Hvidt
Direktør
Bilag:
1) Metode og definitioner
4
BILAG 1: METODE OG DEFINITIONER
DIIS har i besvarelsen af spørgsmålene anvendt følgende metode og definitioner:
DIIS har til indsamling af data udarbejdet en intern webbaseret survey, som er sendt ud til alle
DIIS’ medarbejdere. 64 ud af instituttets 82 medarbejdere (ekskl. studenter) nåede at udfylde
surveyen inden for de 48 timer, den var tilgængelig. Af disse var 49 forskningsmedarbejdere,
mens de øvrige 15 var fra ledelse, administration og øvrige støttefunktioner.
Alle besvarelser i surveyen er baseret på data for 2015, og grundet den korte tidsfrist vil der i
nogle tilfælde være tale om skøn foretaget af den enkelte. Instruksen til medarbejderne har
været, at man skulle undlade at medregne møder, hvis man var i tvivl, om de opfyldt kriterierne.
I besvarelsen af spørgsmål 3 er der benyttet et gennemsnit for antallet af konferencer, workshops
og seminarer i de seneste tre år (2013-2015). Niveauer for disse aktiviteter er angivet i DIIS’
årsrapporter for de tre år.
I besvarelsen af spørgsmål 4 er DIIS’ konferenceadministrationssystem blevet gennemgået vedr.
udenlandske talere ved instituttets arrangementer (konferencer, workshops og seminarer) i
2015.
Geografiske definitioner:
 Hovedstadsområdet: ”HT-området” (hvor S-toget og Metro kører) samt Roskilde
 Aarhus/Østjylland: Aarhus samt Randers, Silkeborg, Horsens, Skanderborg, Odder
Samarbejdspartnere og primære brugere:
 Udenrigsministeriet og Forsvarsministeriet
 Øvrige offentlige myndigheder (ministerier, styrelser, tjenester, kommuner mv.)
 Danske universiteter, forskningsinstitutioner og tænketanke
 Udenlandske universiteter, forskningsinstitutioner og tænketanke
 Udenlandske ambassader og myndigheder samt internationale organisationer
 Medier i ind- og udland (trykte og elektroniske)
 NGO’er og interesseorganisationer
 Private virksomheder (inkl. konsulentfirmaer)
 Studerende