KUU alm. del - svar på spm. 215 om ministeren vil udarbejde en opgørelse over, hvor mange tilladelser der kræves fra henholdsvis kommunale og statslige myndigheder i forbindelse med afholdelse af byfester?

Kulturministeren
Kulturministeriet
Nybrogade 2
1203 København K
Tlf : 33 92 33 70
E-mail : kum@kum.dk
Web : www.kum.dk
Dok. nr. 222330
Folketingets Kulturudvalg
Christiansborg
1240 København K
4. juni 2025
Folketingets Kulturudvalg har den 9. maj 2025, efter ønske fra Bjarne Laustsen (S),
stillet mig følgende spørgsmål nr. 215 (alm. del), som jeg hermed besvarer.
Spørgsmål nr. 215:
Vil ministeren udarbejde en opgørelse over, hvor mange tilladelser der kræves fra hen-
holdsvis kommunale og statslige myndigheder i forbindelse med afholdelse af byfester?
Svar:
Hvilke og hvor mange tilladelser, der typisk skal indhentes, og fra hvilke myndigheder,
afhænger, som jeg har fået det oplyst, blandt andet af hvilken type arrangement, man
ønsker at gennemføre. Også byfester kan være meget forskellige. Konsulenthuset PA
Consulting har i 2022, efter bestilling fra det daværende Indenrigs- og Boligministe-
rium, gennemført en ”Analyse af muligheden for én digital indgang til offentlige arran-
gementsansøgninger”. Analysen afdækker blandt andet en række processer, regler, ak-
tiviteter og omkostninger, der er forbundet med afholdelse af offentlige arrangementer
og giver forslag til digitalisering af ansøgninger mv. Analysen er vedlagt dette svar.
Med venlig hilsen
Jakob Engel-Schmidt
Offentligt
KUU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 215
Kulturudvalget 2024-25


1
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Bringing Ingenuity to Life
paconsulting.com
10-01-2022
Analyse af muligheden for
én digital indgang til
offentlige arrangements-
ansøgninger
Offentligt
KUU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 32
Kulturudvalget 2022-23 (2. samling)
Offentligt
KUU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 215
Kulturudvalget 2024-25
Bringing Ingenuity to Life
paconsulting.com
Indhold:
Introduktion og anbefalinger
Kapitel 1:
Analyse af nuværende processer og regler
Kapitel 2:
Analyse af aktivitet og omkostninger
Kapitel 3:
Forslag til digitalisering af ansøgninger om
offentlige arrangementer
3
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Baggrund og formål
PA Consulting har for Indenrigs- og Boligministeriet gennemført en analyse af
muligheder for en digital løsning til ansøgning om offentlige arrangementer for frivillige
foreninger og andre arrangører. Analysen er gennemført med inddragelse af
foreninger, kommuner, politi samt øvrige relevante myndigheder.
Området for ansøgninger til offentlige arrangementer er generelt præget af manuelle
og fysiske arbejdsgange. Det medfører, at foreningerne oplever en ugennemsigtig og
unødigt langstrakt ansøgnings- og sagsbehandlingsproces. Processen er samtidig
sårbar over for fejl og mangler i foreningernes ansøgninger. Dette er særligt aktuelt i de
tilfælde, hvor sagsbehandlingen går på tværs af myndigheder.
Venstre fremsatte i foråret 2021 beslutningsforslaget B 219 – om én digital ansøgning
til foreningslivet. Regeringen kunne ikke støtte forslaget, da forslaget efter regeringens
opfattelse ville kræve væsentlig tilpasning af fagsystemer og administrative processer
hos de omfattede myndigheder og medføre væsentlige decentrale
implementeringskonsekvenser og omstillingsomkostninger. Indenrigs- og Boligudvalget
bad efterfølgende Indenrigs- og Boligministeriet om at undersøge, om erfaringerne
med de kommunale ansøgningssystemer kunne udvides til også at omfatte statslige
myndigheder, eller om det er muligt med en anden digital løsning. Undersøgelserne
viste, at det såkaldte ARENA-projekt hos KL/KOMBIT alene eksisterende på et
konceptuelt plan, og at eksisterende løsninger - en blanding af egenudviklede
kommunale systemer, digitale blanketløsninger og tilpassede fagsystemer – kun kunne
håndtere dele af ansøgningsprocesserne.
På denne baggrund har Indenrigs- og Boligministeriet bedt PA Consulting om at
gennemføre en business case analyse af mulighederne for at etablere en samlet it-
løsning til arrangementsansøgninger. Indeværende rapport er inddelt i tre kapitler, som
hver repræsenterer en delanalyse. På baggrund af den samlede analyse er der
opstillet en række anbefalinger til løsning og videre proces. Implementering af
anbefalingerne vil i princippet kunne påbegyndes umiddelbart.
Introduktion til analysen af én indgang til ansøgninger om offentlige
arrangementer
Kapitel 1: Analyse af nuværende processer og regler
Kapitlet fremstiller den nuværende situation på området set fra både foreningernes
og myndighedernes perspektiv.
• Overblik over aktører og arketyper for arrangementer.
• Kortlægning af processer og it-understøttelse.
• Beskrivelse af brugerrejser.
• Gennemgang af regelgrundlag.
Kapitel 2: Analyse af aktivitet og omkostninger
Dette kapitel præsenterer estimater på de nuværende omkostninger på området for
både foreninger og myndigheder.
• Overordnede nøgletal.
• Ressourceforbrug på sagsbehandlingen hos myndighederne.
• Tidsforbrug i foreningerne.
Kapitel 3: Forslag til digitalisering af ansøgninger om offentlige
Det afsluttende kapitel præsenterer tre forslag til digitalisering på området samt
estimater på økonomien i de enkelte forslag.
• Introduktion til forslaget.
• Gennemgang af tre løsningsforslag.
4
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Bringing Ingenuity to Life
paconsulting.com
1.1 Introduktion
1.2 Fire arketyper for offentlige arrangementer
1.3 Tilladelser til ansøgning om offentlige
arrangementer
1.4 Systemer
1.5 Brugerrejser
1.6 Regelgrundlag
Kapitel 1: Analyse af
nuværende processer
og regler
1.1
Introduktion
Introduktion til analysen af én indgang til ansøgning om
offentlige arrangementer
6
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Udvalgte metoder og værktøjer:
Procesmodeller:
• Fremstilling af ansøgningsprocessen for de hyppigst
ansøgte tilladelser med fokus på hovedaktiviteter,
underaktiviteter, systemunderstøttelse og procestid.
Brugerrejser:
• Fremstilling af foreningernes oplevelse af
ansøgningsprocessen m.h.p. at udlede fordele og ulemper
ved nuværende proces- og systemlandskab.
Undersøgelse af regler:
• Kortlægning af, hvilke love og regler der regulerer udvalgte
tilladelser
• Undersøgelse af lovens og reglernes anvendelse i praksis
og eventuelle variationer i fortolkningen af regler.
TILGANG OG METODE
• Beskrivelse af fire arketyper for arrangementer
• Procesmodeller for 15 udvalgte tilladelser
• Oversigt over, hvordan de forskellige aktører kommunikerer
med hinanden (telefon/manuel/e-mail etc.)
• Brugerrejser for udvalgte arketyper
• Overblik over, hvilke regler der gælder for
relevante tilladelser og deres praktiske anvendelse
• Overblik over hovedudfordringer for foreninger og offentlige
myndigheder.
INDHOLD
FORMÅL
Formålet med delanalysen er at skabe overblik over gældende regler, processer, snitflader, it-systemer og kommunikation imellem aktører
Overblik over tilgang og indhold i analysen af nuværende processer og regler
7
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Aktøroverblik
Aktør Ansvar
Forening Ansvarlig for at ansøgninger udfyldes korrekt, og at arrangementet forløber efter gældende regler.
Kommune
Ansvarlig for sagsbehandling af hoveddelen af de samlede ansøgninger. Opgaverne ligger primært hos teknik- og miljøområdet
med ansvar for vej og park, byggesager mv., kulturområdet med ansvar for at understøtte kultur- og foreningslivet, samt det
kommunale beredskab* som har ansvar for at udstede tilladelse til afholdelse af større arrangementer og afholdelse af brandsyn.
Politikredse Administrerer og behandler ansøgninger på området for offentlige arrangementer af relevans for politiet i den pågældende kreds.
Rigspolitiet Politiets øverste myndighed med ansvar for regulering og som understøtter politikredsene og koordinerer nationale indsatser.
Politiets Administrative Center Administrerer og behandler ansøgninger på området i Midt- og Vestjylland og med ansvar for blanketter på tværs af politikredse.
Vejdirektoratet Ansvarlig for at udstede tilladelse til brug af statslige veje i forbindelse med afholdelse af arrangementer i det offentlige rum.
Fødevarestyrelsen Ansvarlig for overholdelse af regler i fødevarelovgivningen i forbindelse med servering af mad og fødevarer ved arrangementer.
Erhvervsstyrelsen Ansvarlig for overholdelse af regler om køb og salg af nye varer på f.eks. kræmmermarkeder, lagersalg, udstilling/messe mv.
Havnemyndighed Ansvarlig for at udstede tilladelse til afholdelse af arrangementer på eller i havnevandet.
Naturstyrelsen Ansvarlig for at udstede godkendelse såfremt arrangementet finder sted i skov eller lignende.
Slots- og Kulturstyrelsen Ansvarlig for at udstede godkendelse af arrangementer, som skal afholdes på fredede arealer eller i fredede bygninger.
Forsikring Ansvarlig for at udstede forsikringer, som kan være nødvendige i forbindelse med afholdelse af arrangementer.
Andre private akører Andre private aktører såsom til opsætning af skilte, musiklicenser m.m.
1
2
3
*Aktørgruppe 2 er de aktører, som oftest involveres i forbindelse med en ansøgningsproces.
*Aktørgruppe 3 er de aktører, som under særlige forhold involveres i en ansøgningsproces.
1
2
3
*Aktørgruppe 1 er de aktører, som altid involveres i forbindelse med en ansøgningsproces.
Der er typisk en række forskellige aktører involveret i ansøgnings- og sagsbehandlingsprocessen, hvilket er opsummeret i nedenstående oversigt. De tre primære aktører er
forening, kommune og politi, der som hovedregel altid indgår i processen.
*Det kommunale beredskab er organiseret enten i fælleskommunale selskaber, hvor flere kommuner på tværs af kommunegrænserne løser opgaven i fællesskab eller for et mindre antal kommuner i egne kommunale
redningsberedskaber. Der er i alt 24 kommunale beredskabsenheder p.t.
1.2
Fire arketyper for offentlige
arrangementer
Introduktion til de fire mest udbredte offentlige
arrangementer, der ansøges om at afholde
9
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Der er fire offentlige arrangementer, som er de mest udbredte, og hvor der
kræves en række tilladelser for at kunne gennemføre arrangementet
I figuren til højre ses fire arketyper for offentlige
arrangementer, som repræsenterer de
arrangementer i Danmark, der hyppigst søges
tilladelse til at afholde.
Hver arketype indeholder en række
”minimumstilladelser” og ”ekstratilladelser”:
• Minimumstilladelser er de tilladelser, en
forening som minimum skal erhverve, før et
arrangement af den karakter kan afholdes
• Ekstratilladelser betegner de tilladelser, der
som udgangspunkt ikke er påkrævede, men
som ofte er nødvendige, eksempelvis en
lejlighedstilladelse ved afholdelse af et
udendørs musikarrangement.
Udendørs cykel- og
løbearrangement
Udendørs kræmmermarked,
julemarked eller lign.
Udendørs musik-
arrangement/gadefest med
servering og scene
Udendørs parade eller
optog der kræver
trafikregulering
De fire arketyper for
arrangementer
Kommune
Politi
Øvrige
myndigheder
10
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Beskrivelse af udendørs cykel- og løbearrangementer
Beskrivelse af arrangement
Udendørs arrangement hvor deltagerne løber,
cykler eller på anden vis følger en bestemt rute,
som potentielt kræver afspærring og
trafikregulering.
Arrangementet vil oftest indbefatte publikum samt
forudgående opsætning af plakater, bannere og
skilte.
Aktiviteter med særlige tilladelser
• Servering af øl og/eller mad
• Scene til præmieoverrækkelse
• Publikumstribuner
• Musik efter arrangementet.
Involverede myndigheder og systemer
• Kommune
• Beredskabet
• Byg og Miljø
• Politi
• Fødevarestyrelsen.
Minimumstilladelser
(1) Tilladelse til råden over vejareal eller offentligt areal
ifm. offentligt arrangement
(4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering
(5) Tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte
Ekstra tilladelser
(2) Tilladelse til musik over forskrift om støjniveau
(3) Tilladelse til brug af p-plads
(7) Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner
(11) Tilladelse til kræmmermarked med salg af nye/gamle
varer
(12) Tilladelse til salg af fødevarer
(13) Tilladelse til brug af fredet areal
Kommune
Politi
Øvrige
myndigheder
11
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Beskrivelse af udendørs marked som eksempelvis kræmmermarked og
julemarked
Beskrivelse af arrangement
Udendørs arrangement hvor der købes og sælges
brugte, nye og hjemmelavede varer. Dette kan
indebære sæsonbestemt udsmykning,
beklædningsgenstande, mad og drikke.
Arrangementet kan også indbefatte optrædener fra
lokale foreninger.
Aktiviteter med særlige tilladelser
• Servering af øl og/eller mad
• Scene til forestillinger
• Udlodning af præmier til deltagere
• Forlystelser til børn
• Optræden med orkester eller kor.
Involverede myndigheder og systemer
• Kommune
• Beredskabet
• Byg og Miljø
• Politi
• Fødevarestyrelsen
• Spilmyndighed.
Minimumstilladelser
(1) Tilladelse til råden over vejareal eller offentligt areal
ifm. offentligt arrangement
(5) Tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte
(6) Tilladelse af evakuerings-/sikkerhedsplan
(11) Tilladelse til kræmmermarked med salg af nye/gamle
varer
Ekstra tilladelser
(2) Tilladelse til musik over forskrift om støjniveau
(3) Tilladelse til brug af p-plads
(7) Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner
(8) Tilladelse til salg af spiritus
(9) Tilladelse til offentlige forlystelser
(12) Tilladelse til salg af fødevarer
(15) Tilladelse til lotteri m.m.
Kommune
Politi
Øvrige
myndigheder
12
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Beskrivelse af udendørs musikarrangement eller gadefest med servering og
scene
Beskrivelse af arrangement
Udendørs arrangement hvor der spilles musik fra
en midlertidig scene, og der findes mulighed for at
købe drikkevarer med alkohol, eventuelt i større
telte rejst til lejligheden.
Aktiviteter med særlige tilladelser
• Servering af øl og/eller mad
• Scener
• Publikumstribuner
• Der spilles musik under arrangementet.
Involverede myndigheder og systemer
• Kommune
• Beredskabet
• Byg og Miljø
• Politi
• Fødevarestyrelsen.
Minimumstilladelser
(1) Tilladelse til råden over vejareal eller offentligt areal
ifm. offentligt arrangement
(2) Tilladelse til musik over forskrift om støj
(7) Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner
(8) Tilladelse til salg af spiritus
Ekstra tilladelser
(3) Tilladelse til brug af p-plads
(4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering
(6) Tilladelse af evakuerings-/sikkerhedsplan
(9) Tilladelse til offentlige forlystelser
(12) Tilladelse til salg af fødevarer
(13) Tilladelse til brug af fredet areal
(14) Tilladelse til brug af havneområde
Kommune
Politi
Øvrige
myndigheder
13
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Beskrivelse af udendørs parade eller optog der kræver trafikregulering
Beskrivelse af arrangement
Udendørs arrangement hvor et optog eller en
parade vil bevæge sig via offentlig vej eller areal og
derved kræve omlægning af trafikken.
Arrangementet kan desuden indbefatte
personbefordring forstået som transport af personer
i alle transportformer.
Aktiviteter med særlige tilladelser
• Servering af øl og/eller mad
• Publikumstribuner
• Der spilles musik under arrangementet.
Involverede myndigheder og systemer
• Kommune
• Beredskabet
• Byg og Miljø
• Politi
• Fødevarestyrelsen.
Minimumstilladelser
(1) Tilladelse til råden over vejareal eller offentligt areal
ifm. offentligt arrangement
(4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering
(5) Tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte
(10) Tilladelse til optog med garde/musik i gaderne,
herunder personbefordring
Ekstra tilladelser
(2) Tilladelse til musik over forskrift om støjniveau
(3) Tilladelse til brug af p-plads
(7) Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner
(8) Tilladelse til salg af spiritus
(14) Tilladelse til brug af havneområde
Kommune
Politi
Øvrige
myndigheder
1.3
Tilladelser til ansøgning om
offentlige arrangementer
Procesmodeller for de 15 vigtigste tilladelser som skal
ansøges om for at kunne afholde et offentligt
arrangement
15
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Opgaverne for de 15 mest hyppige tilladelser er fordelt på kommuner, politi og
en række øvrige myndigheder
8) Tilladelse til salg af spiritus
9) Tilladelse til offentlige forlystelser (f.eks.
hoppeborg, rodeo, forlystelsesapparater,
skydetelt)
10) Tilladelse til optog med garde/musik i
gaderne, herunder personbefordring.
Politi
1) Tilladelse til råden over vejareal eller
offentligt areal ifm. offentligt arrangement
2) Tilladelse til musik over forskrift om
støjniveau
3) Tilladelse til brug af p-plads
4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering
5) Tilladelse til opsætning af bannere,
plakater og skilte
6) Tilladelse af evakuerings-/sikkerhedsplan
7) Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner (scener, telte over 50
kvadratmeter, scener over en meter fra
gulv til scenekant).
Kommune
Erhvervsstyrelsen
11) Tilladelse til kræmmermarked med salg af
nye/gamle varer.
Fødevarestyrelsen
12) Tilladelse til salg af fødevare.
Slots- og Kulturstyrelsen
13) Tilladelse til brug af fredet areal.
Havnemyndighed
14) Tilladelse til brug af havneområde.
Spillemyndigheden
15) Tilladelse til lotteri m.m.
Øvrige myndigheder
Baseret på dialog med eksperter fra foreninger, kommuner og politiet er der identificeret 15 tilladelser, som er de mest hyppige ifm. afholdelse af et offentligt arrangement.
Kommunerne har det primære koordineringsansvar for syv af tilladelserne, imens politiet har det primære koordineringsansvar for tre af tilladelserne. Herudover er der en række
øvrige myndigheder, som varetager den primære koordinering for de øvrige fem tilladelser. I praksis er der altid flere aktører involveret, typisk fordi politiet godkender mange
tilladelser, og fordi mange henvender sig til kommunen til at begynde med. På de kommende sider er alle tilladelser uddybet og illustreret med hoved- og underaktiviteter,
lovgivning som regulerer processerne, systemunderstøttelse, behandlingstid og tidsforbrug hos de involverede myndigheder.
16
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Der findes en lang række øvrige tilladelser, som ikke er medtaget i analysen, da
de forekommer i mindre grad
• Tilladelse til demonstration
• Tilladelse til børns arbejde under 13 år
• Tilladelse til hejsning af udenlandsk flag
• Tilladelse til kampsport (f.eks. boksning)
• Tilladelse til opstilling af omrejsende
tivoli/cirkus
• Tilladelse til øget åbningstid for tivoli
• Tilladelse til afholdelse af drive-in-
arrangement
• Tilladelse til idrætskontrollører og/eller
andre godkendte kontrollører.
Politi
• Tilladelse til festområde (>1000
kvadratmeter)
• Tilladelse til midlertidig overnatning (teltlejr/
campingområde)
• Tilladelse til fyrværkeri
• Tilladelse til opsætning af containere,
kraner, stilladser, skurvogne m.m.
• Tilladelse til mobilt gadesalg
• Tilladelse/aftale om renholdelsesplan
• Tilladelse/aftale om miljøgodkendelse.
Kommune
• Tilladelse til indsamling
• Tilladelse til fremstilling eller
engrosforhandling af drikkevarer
• Tilladelse til omførsel – salg af dagligvarer
• Tilladelse til afvikling af dyrskue.
Øvrige myndigheder
De nedenstående tilladelser er blevet fravalgt i analysen på baggrund af interviews med foreninger, kommuner, politi og øvrige relevante myndigheder, som alle har peget på, at
disse tilladelser fremkommer mindre hyppigt end de 15 udvalgte tilladelser. Nedenstående tilladelser vil således være mindre relevante i forhold til ansøgning om afholdelse af
de fire arketyper for offentlige arrangementer. Der findes ikke eksakte opgørelser af volumener for de enkelte tilladelser, og afgrænsningen er således baseret ud fra en
skønsmæssig betragtning.
17
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til råden over vejareal eller offentligt areal ifm.
offentligt arrangement
Ansøger
henvender sig til
kommunen og
definerer fysiske
rammer for
arrangementet
Foreningen
udfylder
ansøgningen via
dialog med
kommunen
Kommunen
modtager
ansøgning og
opretter sag i
deres
vejforvaltnings-
system*
Tvivlsspørgsmål
eller konflikter
afklares, mens
sagen behandles.
Efterfølgende
orienteres politiet,
hvis
arrangementet er
stort nok
Politiet modtager
information fra
kommunen, hvis
arrangementet er
af en vis størrelse
Endelig
godkendelse gives
af politiet og
kommunikeres af
kommunen
De fysiske rammer
for arrangementet
defineres som
området, der skal
anvendes,
beskrivelse af
arrangement,
tidsperiode og
antal deltagere
Ansøgningen
sendes enten
gennem portal
eller via e-mail
Ansøgningen
allokeres til en
sagsbehandler,
som gennemgår
ansøgningens
detaljer**
Kommunen
henvender sig til
ansøger, såfremt
der er konflikter
med andre
arrangementer,
eller der er
spørgsmål i
forbindelse med
ansøgningen
Ved kontakt
vurderer politiet,
om der er særlige
forhold at tage
hensyn til, og om
det kræver en
høring med
kommunen
Kommunen
formulerer den
endelige afgørelse
og kontakter
ansøgeren
Kommunal portal,
fællesportal eller e-
mail
Ansøgning via
kommunal portal eller
e-mail. Herefter
oprettes sag i
vejforvaltningssystem
Anmodning om
uddybelse – typisk
via e-mail eller
kommunal portal
Politi modtager
informationer via e-
mail eller digital post
og opretter manuelt
sag i POLSAS**
Afgørelse via digital
post eller e-mail.
Sag lukkes i
vejforvaltnings-
systemet og
POLSAS
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Proces
starter
Forening Kommunal myndighed
Anmodning om uddybelse Afvist ansøgning
Behandlingstid 2 uger – samlet kommunalt tidsforbrug 2-37 timer
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
Ansøger modtager
godkendelse for
anvendelse af
området
Godkendelse af
aftalen
fremsendes via
digital post til
ansøgeren
Digital post eller e-
mail
Proces
slutter
Politikredse og PAC
Vejloven
• Lov om offentlige veje §80. Det
offentlige vejareal kan med
vejmyndighedens tilladelse
anvendes til varig eller
midlertidig anvendelse.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje §1 at
sikre sikker færdsel på vejene.
Beredskabsloven
• Bekendtgørelse om
driftsmæssige forskrifter som
indeholder information om
flugtveje, ordensregler,
brandslukning, varsling mv.
Miljøbeskyttelsesloven
• §14 Miljøministeren kan til
vejledning for myndighederne
angive kvalitetskrav til luft, vand
og jord samt tilladeligt
støjniveau.
1
*Hvis der er tale om en statslig vej, skal man søge hos Vejdirektoratet **POLSAS – Politiets sagsstyringssystem.
**Der modtages mange ”hasteansøgninger”, hvor foreninger ikke søger i god tid, som kan føre til en diskrepans i den forventet sagsbehandlingstid og den reelle sagsbehandlingstid.
Telefonisk,
kommunal portal,
fællesportal eller e-
mail
18
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til musik over forskrift om støjniveau
Kommunen
vurderer, om der
kan gives
dispensation til
foreningen
Politiet orienteres
om arrangementet
af kommunen
Kommunen
modtager svar fra
politiet og
fremsender
godkendelse til
ansøger
Foreningen kan
nu gennemføre
arrangementet
Politiet yder
kontrol under
arrangementet
Grundet de
stringente regler
om støj gives der
ofte en
dispensation frem
for tilladelse
(denne kan
påvirkes af
tidligere klager)
Politiet vurderer
arrangementets
karakter og
fungerer som
udøvende magt
på dispensationen
Godkendelse
fremsendes via
digital post, og
sagen afsluttes i
kommunal ESDH
Foreningen kan
afholde deres
arrangement
inden for
retningslinjerne
Som udøvende
magt kan politiet
gennemføre
kontrol og
undersøge, om
arrangementet
overholder
retningslinjerne
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
E-mail eller
kommunal portal
Intern vurdering –
drevet af e-mail eller
kommunal portal.
Dokumentation via
ESDH*
Telefonisk, e-mail
eller fællesportal.
Sag oprettes i
POLSAS
E-mail eller digital
post. Sag afsluttes i
ESDH
Fysisk aktivitet Fysisk aktivitet
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Proces
slutter
Afvist eller anmodning om uddybelse
Behandlingstid 1 uge – kommunalt tidsforbrug 1-2 timer
Miljøbeskyttelsesloven
• §14 Miljøministeren kan til
vejledning for myndighederne
angive kvalitetskrav til luft, vand
og jord samt tilladeligt
støjniveau.
Systemunderstøttelse
Ansøgeren
henvender sig til
kommunen for
tilladelse til
afspilning af
musik, som
muligvis
overskrider
lydgrænsen
Kommunen
vurderer, om
forskrifter om støj
gør sig gældende
Såfremt der er tale
om et
arrangement, hvor
der enten kan
forekomme støj,
røg eller
lugtgener, skal
kommunen
kontaktes for
godkendelse
Der findes
forskellige forhold
med hensyn til
decibel, placering,
spilleretning og
tidspunkt
Proces
starter
Forening Kommunal myndighed Politikredse og PAC Gældende love og bekendtgørelser
2
* *ESDH – Elektronisk sags- og dokumenthåndtering
19
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til brug af p-plads
Ansøger
henvender sig til
kommunen og
udfylder en
ansøgning
Ansøgning
fremsendes til
kommunen for
godkendelse
Kommunen
gennemgår
fremsendt
ansøgning fra
foreningen
Ved større eller
længerevarende
arrangementer
kontaktes
beredskabet
Beredskabet
orienterer sig i
sagen og sørger
for, at opstilling på
p-plads er i
overens-
stemmelse med
reglerne på
området
Ansøgningen skal
specificere
tidsrum for
anvendelse,
opstilling på
pladsen og
generel
beskrivelse af
arrangement
Ved kommunalt
ejet plads
behandler
kommunen selv,
ved privat
henviser de til
ejeren. Sag
oprettes i ESDH
Det vurderes, om
opstillinger er efter
gældende
bestemmelser, og
omkostninger
forbundet med
tabt parkerings-
indtjening er
acceptable –
oprettes i ESDH
Dokumentationen
bekræftes af
myndigheden, og
mangler/tvivl
noteres og sendes
retur til ansøger
Det vurderes
primært, om det
omkringliggende
område kan
undsættes, men
ligeledes
brandsikkerhed og
flugtveje
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Kommunal portal
eller e-mail. Sag
oprettes i ESDH
Telefonisk eller e-
mail
Intern drøftelse via
fysisk møde mellem
myndighederne eller
e-mail
Proces
starter
Behandlingstid 1 uge (enkelt event) til 8 uger (tilbagevendende event) – kommunalt tidsforbrug 2-20 timer
Afvist eller anmodning om uddybelse
Forening Kommunal myndighed
Vejloven
• Lov om offentlige veje §80. Det
offentlige vejareal kan med
vejmyndighedens tilladelse
anvendes til varig eller
midlertidig anbringelse af
affald, containere, materiel,
materialer, løsøregenstande,
skure, skurvogne, boder,
automater, skilte, reklamer,
hegn el. lign.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje §1 at
sikre sikker færdsel på vejene.
Færdselsloven
• §3 Trafikanter skal optræde
hensynsfuldt og udvise
agtpågivenhed, så at der ikke
opstår fare eller forvoldes
skade eller ulempe for andre.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
Redningsberedskabet
Kommunen
modtager besked
fra beredskabet
og kan fremsende
godkendelse
Det besluttes
enten at
godkende,
anmode om
uddybende
detaljer eller afvise
ansøgning – sag
afsluttes i ESDH
Telefonisk eller e-
mail
Ansøger modtager
godkendelse via
digital post eller e-
mail
Skilte og
afspærring skal
altid forestås af et
professionelt firma
forud for
arrangementet
Proces
slutter
Digital post eller e-
mail
3
20
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til afspærring/trafikregulering
Ansøgeren
henvender sig til
kommunen og
udarbejder en
skilteplan for
arrangement og
evt. også en
trafikafviklingsplan
Skilteplan (og
trafikafviklings-
plan) fremsendes
til aktuel kommune
Kommunen
gennemgår
fremsendt
skilteplan
Kommunen
fremsender
planerne til politiet
Politiet gennemgår
skilteplan og
opretter sag i
deres
sagsstyrings-
system POLSAS
Kommunen
kontakter
foreningen og
giver besked om
godkendelse
Ansøgeren indgår
aftale med
godkendt firma til
opstilling af
afspærringer/
barrierer
Skilteplanen skal
indeholde korrekte
afstande vist på
kort, skiltetyper med
korrekt navn.
Trafikafviklings-
planen skal
indeholde infotavler
om arrangementer
og alternative ruter
Planerne
fremsendes enten
direkte via e-mail
eller gennem
kommunale
portaler
Kommunen
godkender enten
planen eller
anmoder om
ændringer –
opretter sag i
ESDH
Planerne skal
ligeledes
godkendes ved
den lokale
politimyndighed
Politiet enten
godkender,
anmoder om
ændringer eller
afviser planen
Kommunen
informerer
foreningens
kontaktperson
vedrørende
afgørelsen – sag
afsluttes i ESDH
Skilte og
afspærring skal
altid forestås af et
professionelt firma
forud for
arrangementet
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Kommunal portal
eller e-mail. Sag
oprettes i ESDH
Planer fremsendes
manuelt til politiet via
e-mail
Modtager planer via
e-mail. Opretter sag i
POLSAS
Kontakt via e-mail.
Sag afsluttes i
ESDH
Telefonisk eller e-
mail
Forening Politikredse og PAC
Kommunal myndighed
Proces
starter
Proces
slutter
Afvist eller anmodning om uddybelse
Behandlingstid minimum 1 uge – kommunalt tidsforbrug 2-5/6-40 timer afhængig af arrangementsstørrelse (0,5-1 timer fra politiet)
Vejloven
• Lov om offentlige veje §80. Det
offentlige vejareal kan med
vejmyndighedens tilladelse
anvendes til varig eller
midlertidig anbringelse af
affald, containere, materiel,
materialer, løsøregenstande,
skure, skurvogne, boder,
automater, skilte, reklamer,
hegn el. lign.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje §1 at
sikre sikker færdsel på vejene.
Færdselsloven
• §3 Trafikanter skal optræde
hensynsfuldt og udvise
agtpågivenhed, så at der ikke
opstår fare eller forvoldes
skade eller ulempe for andre.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
4
21
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til opsætning af banner, plakater og skilte
Ansøger besøger
kommunens
hjemmeside og
udarbejder en
plan og design for
de bannere/skilte,
der skal anvendes
under
arrangementet
Der formuleres en
mail til kommunen
med information
og ansøgning
Kommunen
modtager
ansøgningen og
laver en vurdering
samt rækker ud til
politiet
Kommunen
fremsender
afgørelse via e-
mail til ansøger
Ansøger kan nu
opsætte bannere
på de ansøgte
lokationer
Det er vigtigt at
orientere sig om
gældende regler for
bannere, plakater
og skilte i forhold til
størrelse og
eventuelle
designregler
Mailen skal som
minimum
indeholde,
arrangement-
beskrivelse,
placering af
bannere m.m.,
hvilke dage,
størrelse og en
illustration
Kommunen
kontrollerer
informationen i
forhold til
gældende lokale
bestemmelser og
opretter en sag i
ESDH-systemet
Sagen afsluttes i
kommunal ESDH,
efter godkendelse
er afgivet af
politiet
Bannere kan
opsættes inden for
de af kommunen
fremstillede
ordninger
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Kommunal portal
eller e-mail. Sag
oprettes i ESDH
E-mail. Sag afsluttes
i ESDH
Fysisk aktivitet
Forening Kommunal myndighed
Proces
starter
Proces
slutter
Afvist eller anmodning om uddybelse
Behandlingstid 1 uge – kommunalt tidsforbrug 0,5 timer
Vejloven
• Lov om offentlige veje §80. Det
offentlige vejareal kan med
vejmyndighedens tilladelse
anvendes til varig eller
midlertidig anbringelse af
affald, containere, materiel,
materialer, løsøregenstande,
skure, skurvogne, boder,
automater, skilte, reklamer,
hegn el. lign.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje §1 at
sikre sikker færdsel på vejene.
Færdselsloven
• §3 Trafikanter skal optræde
hensynsfuldt og udvise
agtpågivenhed, så at der ikke
opstår fare eller forvoldes
skade eller ulempe for andre.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
5
Politiet gennemgår
skilteplan og
opretter sag i
deres
sagsstyrings-
system POLSAS
Planerne skal
ligeledes
godkendes ved
den lokale politi-
myndighed.
Politiet enten
godkender,
anmoder om
ændringer eller
afviser planen
E-mail. Sag oprettes
i POLSAS
Politikredse og PAC
22
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Godkendelse af evakuerings- og sikkerhedsplan
Forening tager
kontakt til
kommunen, da de
ønsker at afholde
et arrangement i
det offentlige rum
Foreningen bliver
gjort opmærksom
på, at de i
forbindelse med
større
arrangementer skal
udarbejde en
beredskabsplan,
som skal
godkendes af PAC
Foreningen har
løbende
kontaktmøder med
rednings-
beredskabet i
forbindelse med
udarbejdelse
Ansøgeren
indsender
beredskabsplan
Redningsberedskab
vurderer
beredskabsplanen,
og om der skal
foretages yderligere
foranstaltninger
Endelig afgørelse
træffes af PAC
Inden tilladelsen fra
rednings-
beredskabet kan
gives, skal en
ansøgning om
afholdelse af
arrangement først
udfyldes
Foreningen
inviteres som
regel ind til
samtale med både
kommune,
beredskab og
politi og drøfter
krav til planen
Ved
kontaktmøderne
drøftes bl.a.
evakuering,
flugtveje,
personalets
kvalifikationer,
alarmering,
instrukser mv. Sag
oprettes i ESDH
Ansøger sender en
beredskabsplan ind
til beredskabet
enten direkte via e-
mail eller gennem
en kommunal portal
I forbindelse med
vurderingen vil
rednings-
beredskabet til tider
inspicere området
fysisk, hvor
arrangementet skal
afholdes
Det besluttes enten
at godkende,
anmode om
uddybende detaljer
eller afvise
ansøgning. Sag
afsluttes i
kommunal ESDH og
POLSAS
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Fysisk møde,
kommunal portal
eller e-mail
Fysisk møde,
telefon, e-mail eller
kommunal portal.
Sag oprettes i ESDH
E-mail eller
kommunal portal
Sag oprettes og
afsluttes i
brandsynssystem. E-
mail sendes til PAC,
som opretter sag i
POLSAS
Svar gennem
kommunal portal
eller via. e-mail fra
PAC. Sag afsluttes i
ESDH og POLSAS
Forening Kommunal redningsberedskab
Proces
starter
Proces
slutter
Afvist eller anmodning om uddybelse
Behandlingstid minimum 12 uger – kommunalt tidsforbrug 13-15 timer
Beredskabsloven
• Bekendtgørelse om
driftsmæssige forskrifter som
indeholder information om
flugtveje, ordensregler,
brandslukning, varsling mv.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
6
PAC
23
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til opsætning af telte, scener eller
tilskuerkonstruktioner
Planlægning af
arrangementets
fysiske rammer,
situationsplan
udformes efter
indledende
kontakt til
kommune
Udfyldelse af
ansøgning via Byg
& Miljø-portalen
Der oprettes
automatisk en sag
gennem Byg &
Miljø
integrationen,
hvorefter
ansøgningen
behandles af
kommunal
byggemyndighed
Afgørelse træffes
ved kommunens
byggemyndighed
Ansøgningen
sendes til
beredskabet til
godkendelse, hvis
arrangementet er
af en vis størrelse
Kommunen
sender
godkendelse til
ansøger. Sagen
lukkes ved
kommunen og
journaliseres
Ansøgeren kan
fortsætte med
tilrettelæggelse
Ansøgeren
definerer fysiske
rammer, inklusive
telte, scener og
anden midlertidig
konstruktion.
Situationsplanen
skal indeholde
periode, afstand,
størrelse og
beredskabsplan
Via Byg & Miljø-
portalen
indsendes
ansøgning for
transportable
konstruktioner
Dokumentationen
bekræftes af
myndigheden, og
mangler/tvivl
noteres og sendes
retur til ansøger
Det besluttes
enten at
godkende,
anmode om
uddybende
detaljer eller afvise
ansøgning
Beredskabs-
styrelsen godkender
beredskabsplanen.
Ved spørgsmål
kontaktes ansøger
Ansøger modtager
godkendelse via
digital post
Ansøgeren kan
med den
godkendte
ansøgning
fortsætte
planlægning og
bestilling til
arrangementet
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Byg & Miljø
Byg & Miljø integreret i
kommunal ESDH –
sag oprettes
automatisk og
tilknyttes
sagsbehandler
Byg & Miljø integreret i
kommunal ESDH –
sag afsluttes
automatisk
E-mail.
Dokumentation via
ESDH
Digital post - sag
afsluttes automatisk
i ESDH
N/A
Forening Kommunal myndighed
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid 4-6 uger – kommunalt tidsforbrug 7,5-15 timer
Afvist eller anmodning om uddybelse
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
Byggeloven
• Bygningsreglement 18 §§156-
158: En drifts-, kontrol- og
vedligeholdelsesplan for
transportable konstruktioner,
festivalområder med
dertilhørende salgs- og
campingområder,
markedspladser, salgsområder
og lignende i §156 skal
udarbejdes, så det sikres, at
§§137-142 er opfyldt
• Udarbejdelse af driftsjournal og
pladsfordelingsplan for telte
med plads til over 150
• Brand og evakueringsinstruks
• Ordensregler om forebyggelse
af brand
• Instruering af personale.
7
24
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til salg af spiritus (lejlighedstilladelse)
Kommunen
kontaktes, hvorefter
foreningen
viderestilles til
politiet, eller
kommunen tager
sagen videre
Foreningen,
orienteres om
gældende regler
Formular
indsendes til
politiet
Bevillingskontoret
behandler
anmodningen
Der gives svar
på ansøgning til
ansøger (accept
eller afvisning)
Den udskrevne
tilladelse
medbringes og
fremvises på
anmodning
En
lejlighedstilladelse,
skal udstedes til en
fysisk person.
Derfor skal det
fremgå af
ansøgningen, hvem
denne er
Det er vigtigt at
orientere omkring
forhold ved moms
samt
serveringsregler for
personel og gæster
Blanketten skal
fremsendes til
bevillingskontoret,
relevant politikreds
eller PAC, hvor
arrangementet
afholdes
Blanket
udskrives i PDF
af en
sagsbehandler,
som indtaster i
politiets
sagsstyrings-
system
Ansøger
modtager og
udskriver den
godkendte
tilladelse
Ved kontrol skal
det være muligt
for udskænker
at fremvise
tilladelsen samt
kontakte
ansvarlig
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Politiets
hjemmeside,
kommunal portal
eller e-mail
Blanket indsendes
gennem politiets
hjemmeside og
ind i blanketmotor
(POLSAS)
POLSAS (manuel
indtastning)
Digital post,
kommunal portal
eller e-mail
Fysisk kontrol
Forening Politikredse og PAC
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid minimum 3 dage – kommunal tidforbrug 0,5 timer, politiets tidsforbrug 0,5 timer
Restaurationsloven
• §22. Ved fester, møder og
lignende særlige lejligheder kan
en af loven omfattet
virksomhed udøves uden
tilladelse af en person, der er
fyldt 25 år, når serveringen af
stærke drikke foregår
indendørs for højst 150
personer, og de stærke drikke
kun består i øl og bordvin.
Politiet skal underrettes senest
tre dage før arrangementets
afholdelse. Politiet kan
fastsætte vilkår for
virksomhedens udøvelse eller
forbyde virksomheden.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
Afvist eller anmodning om uddybelse
8
25
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til offentlige forlystelser
Foreningen
indsamler og
forbereder
relevante
dokumenter efter
kontakt med
kommunen
Formular for
”Ansøgning om
tilladelse til
offentlige
forlystelser og
shows” udfyldes
Politiet opretter en
sag og
gennemgår den
fremsendte
ansøgning
Ved afklaring af
alle spørgsmål
godkendes
ansøgningen.
Sagen afsluttes og
journaliseres
Ansøger modtager
godkendelse
Dokumenterne
skal indeholde tid
og sted for
aktiviteten,
beskrivelse af
denne samt en
fuld kopi af
tilsynsbogen frem
til sidste stempel
og synsdato
Formularen findes
på politi.dk og skal
indsendes senest
fire-seks uger
forud for
arrangementet
Politiet gennemgår
informationen
leveret af ansøger
og vender tilbage
til denne, såfremt
der er spørgsmål
Politiet godkender
ansøgning og
fremsender
bekræftelse via
digital post
Godkendelsen
gennemlæses og
medbringes til
fremvisning under
en eventuel
kontrol
Telefonisk,
kommunal portal, e-
mail eller
politiets hjemmeside
Blanket indsendes
gennem politiets
hjemmeside og ind i
blanketmotor
POLSAS (manuel
indtastning)
Digital post eller e-
mail
Fysisk kopi af
tilsynsbog kræves
ved arrangementet
Forening Politikredse og PAC
Proces
starter
Proces
slutter
Anmodning om uddybelse
Behandlingstid 4-6 uger - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer, politiets tidsforbrug 0,5-11 timer
Vejloven
• Lov om offentlige veje.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje.
Bekendtgørelse om offentlige
forlystelser
• Efter reglerne i denne Stk. 1
bekendtgørelse kan politiet give
tilladelse til offentlige
forlystelser, herunder
karruseller, gynger,
skydeborde, vandrutsjebaner,
elastikspring, hoppeborge og
lignende oppustelige
forlystelsesapparater,
klatrevægge, lykkespil,
behændighedsspil, koncerter
mv.
• Stk. 2. De i stk. 1 nævnte
forlystelser må ikke drives uden
politiets tilladelse.
Gældende love og bekendtgørelser
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Systemunderstøttelse
9
26
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til optog med garde/musik i gaderne, herunder
personbefordring
Foreningen rækker
ud til kommunen,
som oplyser, at
tilladelse kræves
fra politiet, når
personbefordring
indgår
Ansøgning om
personbefordring
udfyldes på
politiets
hjemmeside
PAC opretter en
sag og
gennemgår
ansøgningen
Ved godkendelse
fremsendes
godkendelsen via
digital post.
Sagen afsluttes og
journaliseres
Foreningen
orienterer sig om
regler og krav
Såfremt personer
skal køres rundt
på ladet af et
køretøj, skal der
søges tilladelse
Ansøgningen
findes på politi.dk
og behandles på
nationalt plan af
PAC – ikke i de
enkelte
politikredse
PAC gennemgår
ansøgningen efter
gældende regler
og ved tvivl
kontakter
foreningen
Politiet fremsender
den endelige
godkendelse via
digital post til
ansøger
Regler og krav til
køretøjet fremgår
af godkendelsen
fra politiet
Telefonisk,
kommunal portal, e-
mail eller
politiets hjemmeside
Blanket indsendes
gennem politiets
hjemmeside og ind i
deres blanketmotor
POLSAS (manuel
indtastning)
Digital post eller e-
mail. Sag afsluttes i
POLSAS
Digital post eller e-
mail
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening PAC
Proces
starter
Behandlingstid 4-6 uger - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer, politiets tidsforbrug 0,5 timer
Den godkendte
tilladelse
udskrives og
medtages i det
tilhørende køretøj
Tilladelsen skal
fremvises på
anmodning fra
politiet eller ved en
eventuel kontrol
Proces
slutter
Fysisk kopi af
tilladelse kræves ved
arrangementet
Anmodning om uddybelse
Vejloven
• Lov om offentlige veje §80. Det
offentlige vejareal kan med
vejmyndighedens tilladelse
anvendes til varig eller
midlertidig anbringelse af
affald, containere, materiel,
materialer, løsøregenstande,
skure, skurvogne, boder,
automater, skilte, reklamer,
hegn el. lign.
Privatvejsloven
• Lov om private fællesveje §1 at
sikre sikker færdsel på vejene
Færdselsloven
• §3 Trafikanter skal optræde
hensynsfuldt og udvise
agtpågivenhed, så at der ikke
opstår fare eller forvoldes
skade eller ulempe for andre.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
10
*Personbefordring – transport af personer på ethvert form for køretøj, eksempelvis på ladet af en lastbil.
27
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til kræmmermarked med salg af nye/gamle varer
Kommunen gør
foreningen
opmærksom på, at
de skal bruge en
tilladelse fra
Erhvervsstyrelsen
Foreningen
oprettes i
Mobiltreg
I Mobiltreg
indtastes detaljer
om markedet
Erhvervsstyrelsen
kontrollerer
oplysningerne,
foreningen
indberetter
Deltagerliste
sendes separat
Svar gives, og
deltagerliste
holdes opdateret
frem til afholdelse
Såfremt der
sælges nye eller
gamle genstande
på markedet, er
der krav om
tilladelse
Dette foregår
igennem virk.dk
på mobiltreg.dk
Dette indeholder
navn (på
markedet),
periode og
arrangører
Erhvervsstyrelsen
sikrer, at
oplysningerne er
fyldestgørende og
kontroller ligeledes
den eftersendte
deltagerliste
Deltagerliste (for
boder/sælgere)
udformes med
navn, adresse og
CVR-nummer
(såfremt sælger
har et)
Listen kan
opdateres frem til
tre dage forud for
afholdelse
Telefonisk,
kommunal portal
eller e-mail
Mobiltreg-portal på
virk.dk
Mobiltreg-portal på
virk.dk
Ingen
sagsbehandling –
forening for
autosvar/tilladelse
på Mobiltreg
Via e-mail til
deltagerliste@
erst.dk
Mobiltreg-portal på
virk.dk, digitalpost
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening Erhvervsstyrelsen
Proces
starter
Deltagerlisten
medbringes
Proces
slutter
Deltagerlisten skal
forefindes på
markedet og
fremvises på
anmodning
Fysisk aktivitet
Behandlingstid ukendt - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer, Erhvervsstyrelsens tidsforbrug 0,5 timer
Byggeloven
Bygningsreglement 18 §§156-158:
• En drifts-, kontrol- og
vedligeholdelsesplan for
transportable konstruktioner,
festivalområder med
dertilhørende salgs- og
campingområder,
markedspladser, salgsområder
og lignende i §156 skal
udarbejdes, så det sikres, at
§§137-142 er opfyldt
• Udarbejdelse af driftsjournal og
pladsfordelingsplan for telte
med plads til over 150
• Brand og evakueringsinstruks
• Ordensregler om forebyggelse
af brand
• Instruering af personale.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
11
28
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til salg af fødevarer
Foreningen
henvises af
kommunen til
Fødevare-
styrelsen i
forbindelse med
salg af mad til
arrangement
Foreningen
vurderer, at der er
tale om salg over
bagatelgrænsen
Foreningen skal
ved udfyldelse af
blanket/ansøgning
sætte kryds ved,
hvilken type
virksomhed det
drejer sig om
Fødevarestyrelsen
behandler
ansøgningen og
beder evt. om
supplerende
oplysninger
Fødevarestyrelsen
godkender
ansøgningen og
tager kontakt til
ansøger telefonisk
Salg af fødevarer
skal registreres og
indhtentes
tilladelse til fra
Fødevare-
styrelsen, hvis
salg overstiger
bagatelgrænsen
Tilladelsen/
registreringen sker
direkte hos
Fødevare-
styrelsen. Der skal
udfyldes en
elektronisk blanket
Det skal her
vurderes, om der
er tale om en
markedsbod,
madvogn, cykel-
bod mv. I tilfælde
heraf skal der
sættes kryds i
“mobil
virksomhed”
Ansøgningen
behandles, og der
kan bedes om
dokumentation for
bl.a. hygiejnebevis
m.m.
Ansøgningen
godkendes, og
Fødevarestyrelsen
kan komme på
visit i løbet af
selve
arrangementet
Kommunal portal, e-
mail eller
fødevarestyrelsen.dk
Fødevarestyrelsen.dk,
hvor elektronisk
blanket kan
downloades/udfyldes
Fødevarestyrelsen.dk,
hvor elektronisk
blanket indsendes
Sag oprettes i
fødevarestyrelsens
ESDH (KOR) –
ansøger oprettes
som ”kunde”
E-mail, telefon,
fysisk fremmøde
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening Fødevarestyrelsen
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid ukendt - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer, Fødevarestyrelsens tidsforbrug 0,5
timer
Lov om salg af fødevarer
• Lovens formål er at sikre
forbrugerne sunde fødevarer af
høj kvalitet, at beskytte
forbrugerne mod vildledning i
forbindelse med markedsføring
af fødevarer m.m.
• Er salget af fødevarer over
bagatelgrænsen, kræves der
en tilladelse fra
Fødevarestyrelsen.
Arrangementer, som finder sted
op til ca. 10 gange om året, kan
vurderes som en virksomhed
under bagatelgrænsen. Det kan
være forskellige typer af
aktiviteter, f.eks. kan en
markedsbod have
fødevareaktiviteter ca. 10
gange om året med en
varighed på nogle dage pr.
gang.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
12
29
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til brug af fredet areal
Foreningen
ønsker at afholde
et arrangement på
et fredet areal eller
bygning og
vurderer, om
tilladelse fra Slots-
og Kulturstyrelsen
kræves
Foreningen
ansøger om
tilladelse ved
Slots- og
Kulturstyrelsen
(dispensation)
Slots- og
Kulturstyrelsen
fremsender et
betinget
forhåndstilsagn
Foreningen
indhenter de
myndigheds-
tilladelser, som
også finder
anvendelse på det
givne arrangement
Foreningen
fremsender alle
myndigheds-
tilladelser og
endelig ansøgning
om arrangement
Slots- og
Kulturstyrelsen
behandler
ansøgningen,
enten godkender
eller afviser
Foreningen kan
afholde
arragementet
Ved
arrangementer på
udendørs
lokationer skal der
kun søges om
tilladelse, hvis der
er flere end 60
deltagere, og det
kræver opsætning
af udstyr
Ansøgning sker
direkte hos Slots-
og Kulturstyrelsen,
som ligeledes
bistår med hjælp
ved
tvivlsspørgsmål
En sag oprettes. En
betinget
forhåndstilsagn er
en foreløbig
godkendelse, men
indeholder hvilke
yderligere
myndighedstillad-
elser,
arrangementet
kræver
Yderligere
myndighedstillad-
elser har Slots- og
Kulturstyrelsen
identificeret, og de
kan ligeledes bistå
med selve
indhentelsen
Yderligere
materiale
eftersendes og
vedlægges den
oprindelige
ansøgning
Ansøgningen
behandles, og
eventuelle
mangler i
ansøgningen vil
blive klarlagt og
indhentet. Sagen
bliver afsluttet og
journaliseret
Arrangementet
afholdes efter
gældende regler
og aftaler med
Slots- og
Kulturstyrelsen
Telefonisk og Slots-
og Kulturstyrelsens
hjemmeside/e-mail
E-mail (online-
kontaktformular)
Internt ESDH-
system og e-mail
E-mail
Fremsendelse af
myndighedstillad-
elser sker via e-mail
Endelig godkendelse
gives via e-mail – og
sag afsluttes i intern
ESDH
Fysisk aktivitet
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening Slots- og kulturstyrelsen
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid ukendt - Kommunal tidsforbrug 0,5-5 timer
Ansøgning afvist
Naturbeskyttelsesloven
• §27 Kommunalbestyrelsen, for
statsejede arealer miljø- og
fødevareministeren, kan
bestemme, at arealer, der er
omfattet af §§ 22-26, helt eller
delvis lukkes for
offentlighedens adgang, hvis
særlige forhold taler derfor.
Museumsloven
• Lovens formål er gennem
fagligt og økonomisk
bæredygtige museers
virksomhed og samarbejde at
sikre kulturarv og naturarv i
Danmark og udvikle
betydningen af disse i samspil
med verden omkring os – visse
fredede udendørsarealer hører
under museumsloven i praksis.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
13
30
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til brug af lokale havnearealer
Foreningen
ønsker at afholde
et arrangement
ved havneområde
Kommunen
oplyser, om
hvorvidt
havnearealet er
kommunalt areal
eller privatejet
Foreningen
ansøger om
tilladelse ved
Havnemyndig-
heden
Havnemyndig-
heden (eller
kommunal
havnemyndighed)
behandler
ansøgningen
Havnemyndig-
heden (eller
kommunal
havnemyndighed)
godkender
ansøgningen
Foreningen kan
afholde
arrangementet
Ved
arrangementer på
havneområder
skal der indhentes
tilladelse fra
Trafikstyrelsen,
medmindre
havnen er ejet af
kommunen
I dialog med
kommunen bliver
foreningen oplyst
om, at de skal
indhente en
tilladelse fra
havnemyndig-
heden
Ansøgning sker
ved den lokale
havnemyndighed,
som kan være
privat eller
kommunal (i
tilfælde af
kommunalt areal
oprettes sag i
ESDH
Der oprettes en
sag, og
ansøgningen
behandles.
Såfremt der findes
mangler i
ansøgningen, vil
disse blive klarlagt
og indhentet
Ansøgningen
godkendes, og
arrangement kan
afholdes.
Sagen lukkes og
journaliseres hvis
kommunal
havnemyndighed
Arrangementet
afholdes efter
gældende regler
og aftaler med
havnemyndig-
heden
Telefonisk, e-mail,
kommunal portal
eller trafikstyrelsens
hjemmeside
E-mail/kommunal
portal
Telefonisk eller via
e-mail (ESDH hvis
kommunalt areal)
Telefonisk eller via.
e-mail (ESDH hvis
kommunalt areal)
Telefonisk eller via.
e-mail (ESDH hvis
kommunalt areal)
Fysisk aktivitet
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening Havnemyndigheden
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid ukendt - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer – varierende tidsforbrug i de forskellige danske
havnemyndigheder
Havneloven
• §6 a. En havn kan uanset
organisationsform:
1) Forestå drift og anlæg af
havneinfrastruktur,
herunder af dækkende
værker, kajer og
havnebassiner
2) Udleje arealer og
eksisterende bygninger på
havnen til private
virksomheder på
markedsvilkår og
3) Indgå i samarbejde med
andre havne om drift og
udvikling af havnens
infrastruktur, bygninger og
faciliteter og om indkøb af
varer og tjenesteydelser.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
14
31
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tilladelse til afvikling af spil og lotteri
Foreningen
ønsker at afholde
et arrangement,
hvorunder der
udbydes spil og
lotteri (banko,
tombola m.m.)
Foreningen
vurderer, at der er
tale om både
indskud og gevinst i
forbindelse med
spillet. Efter samtale
med kommune
vurderes det, at
Spillemyndigheden
skal inddrages
Foreningen
sender ansøgning
om tilladelse til
Spillemyndig-
heden
Spillemyndigheden
behandler
ansøgningen
Spillemyndigheden
godkender eller
afviser
ansøgningen
Når man afholder
bankospil, hvor
der skal betales et
indskud for at
deltage, og man
kan vinde en
gevinst, er det
omfattet af
Spillelovens
tilladelseskrav
Spillet skal
dermed til
godkendelse hos
Spille-
myndigheden
Ansøgningen
foregår direkte hos
Spillemyndigheden
og vejledning kan
fås telefonisk fra
spillemyndighedens
medarbejdere
Spille-
myndigheden
opretter en sag,
og ansøgningen
behandles. Ved
behov for
yderligere
information kan
denne indhentes
Ansøgningen
godkendes eller
afvises. Sagen
afsluttes og
journaliseres
Telefonisk,
kommunal portal, e-
mail eller
Spillemyndigheds
hjemmeside
Kommunal
hjemmeside eller
Spillemyndighedens
hjemmeside
Digital blanket
udfyldes på
Spillemyndighedens
hjemmeside/gennem
virk.dk indgang
Sag oprettes i internt
ESDH (workzone) og
behandles af en
sagsbehandler, som
kontakter ansøger
telefonisk/via e-mail
Foreningen får svar
og godkendelse via
Digitalpost
Overordnede
procestrin
Underliggende
procestrin
Forening Spillemyndigheden
Proces
starter
Proces
slutter
Behandlingstid Ukendt - Kommunal tidsforbrug 0,5 timer, Spillemyndighedens tidsforbrug
0,75 timer
Lov om spil
• §3 Udbud eller arrangering af
spil kræver tilladelse,
medmindre andet følger af
denne lov eller anden
lovgivning
• § 4 Tilladelse efter denne lov
gives af Spillemyndigheden,
medmindre andet fremgår af
lovens enkelte bestemmelser.
Skatteministeren, eller den
ministeren bemyndiger hertil, er
Spillemyndigheden.
Gældende love og bekendtgørelser
Systemunderstøttelse
15
Kommunal myndighed
1.4
Systemer
Gennemgang af nuværende it-understøttelse
ifm. ansøgninger om offentlige arrangementer
33
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Systemunderstøttelsen for behandling af tilladelser er delvist digitaliseret i dag,
men er langt fra sammenhængende
Signaturforklaring
Aktør
Grænseflade
Fælleskomponent
System
* På virk.dk kan der søges 13 tilladelser, som er udvalgt tilfældigt baseret på ønsker fra de 86 medlemskommuner.
** Sønderborg, Tønder, Aabenraa, Vejen, Haderslev og Fanø Kommune har en fælles portal på nettet,, som man skal bruge i forbindelse med ansøgninger om arrangementer. Systemet administreres af kommunerne i fællesskab
og leveres af EG.
*** Blanketter udarbejdes og administreres henholdsvis af Rigspolitiet, KL(kommunerne) og øvrige relevante ressortministerier.
It-landskabet med de mest centrale systemer er vist i nedenstående figur. Der er få fælles systemer, der muliggør digital informationsudveksling. Få kommuner anvender en dedikeret it-
løsning med mulighed for samling af information, selvbetjening og koordination imellem aktører, men ingen løsninger tilbyder tværgående sagsstyring. Lovgivningen på området er
udmøntet i en række blanketter*** som understøtter de anvendte selvbetjeningsløsninger til ansøgning om tilladelser. Herudover kan virk.dk anvendes af foreninger som indgang til en
række tilladelser* uden at give et samlet overblik og vejledning til ansøgningsprocessen. Der er ingen integrationer mellem systemerne og ingen domænearkitektur med standarder for
informationsudveksling og opmærkning af dokumenter. Kommunikationen mellem aktører sker fortrinsvis via digital post, e-mail og telefon.
Forening Kommunen Beredskabet
Politiet – politikredse og
PAC
Øvrige myndigheder
Virk.dk
Kommunalt fagsystem til ansøgning og proceskoordination – NetForvaltning Offentligt Arrangement (NFOA)**
Digital post, MitID, Nemlog-In, e-mail
POLSAS (internt
sagsstyringssystem hos
politiet)
Kommunal portal (hjemmeside)
Kommunale ESDH-
systemer
Øvrige ESDH-systemer
Systemer til vejforvaltning
Byg og Miljø til byggesagsbehandling
Politiets portal – politi.dk
Brandsynssystemer
34
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Aktørfeltet anvender en række forskellige it-løsninger ifm. ansøgning og
administration af området for ansøgninger til offentlige arrangementer
It-system Beskrivelse Funktionalitet Fordele og ulemper
Kommunal portal
(hjemmeside)
Der findes en række forskellige portaler til at skabe
overblik over ansøgninger om arrangementer og tilbyde
selvbetjening. Anvendes af kommuner.
Overblik over tilladelser.
Vejledning til ansøgning og relevant
information.
Selvbetjening til relevante tilladelser.
Fordelen er overblik, vejledning og selvbetjening. Ulempen er, at hoveddelen af
løsningerne ikke er integreret til bagvedliggende systemer som fx ESDH og ikke
understøtter koordination imellem aktører. Der ses desuden stor varians imellem
løsninger.
Politiets portal –
politi.dk
Indgang til overblik over ansøgning til tilladelser, som
politiet administrerer og godkender med selvbetjening.
Anvendes af politikredse og PAC.
Overblik over tilladelser.
Vejledning til ansøgning og relevant
information.
Selvbetjening til relevante tilladelser.
Fordelen er, at løsningen tilbyder overblik, vejledning og selvbetjening. Ulempen er, at
løsningen ikke er integreret til POLSAS og ikke understøtter koordination imellem
aktører.
Virk.dk Indgang til 13 forskellige tilladelser, hvor foreninger via
link guides videre til kommune eller øvrig myndighed.
86 kommuner er med i samarbejdet om virk.dk.
Overblik over 13 tilladelser.
Selvbetjening til relevante tilladelser.
Fordelen er, at løsningen samler forskellige tilladelser via én indgang. Ulempen er, at
overblik og vejledning er mangelfuldt, og at løsningen ikke rummer de mest anvendte
tilladelser.
NetForvaltning
Offentligt
Arrangement
(NFOA)
Kommunalt fagsystem til ansøgning og
proceskoordination leveret af EG. Anvendes af seks
kommuner i Sønderjylland i samarbejde med Syd- og
Sønderjyllands Politi.
Overblik over tilladelser.
Vejledning til ansøgning og relevant
information.
Selvbetjening til relevante tilladelser
Adgang hos politi og beredskab.
Fordelen er digital proceskoordination mellem aktører. Ulempen er, at løsningen ikke
integrerer til alle bagvedliggende fagsystemer.
ESDH-systemer Systemet anvendes til sagsstyring og opbevaring af
dokumenter. Anvendes af kommuner og øvrige offentlige
myndigheder.
Journalisering og versionering.
Sagsstyring.
Dokumentation.
Fordelen er, at løsningen tilbyder struktureret dokumentation. Ulempen er, at
systemerne ikke integrerer til front-end-selvbetjening.
Systemer til
vejforvaltning
Fagsystem ifm. opgaver inden for vej og trafik. Anvendes
af vejmyndigheder (kommuner og Vejdirektoratet).
Journalisering og versionering.
Sagsstyring.
Dokumentation.
Fordelen er struktureret dokumentation. Ulempen er, at systemerne ikke integrerer til
front-end-selvbetjening.
POLSAS Systemet anvendes til sagsstyring i Politiets
Administrative Center.
Journalisering og versionering.
Sagsstyring.
Dokumentation.
Fordelen er struktureret dokumentation. Ulempen er mangel på integration til front-end-
selvbetjening og kræver manuel indtastning af PDF-dokumenter.
Brandsyns-
systemer
Systemet (FRIDA eller ASSIGN) benyttes af
beredskabet, når der skal gås brandsyn ved større
arrangementer.
Journalisering og versionering.
Sagsstyring.
Dokumentation.
Fordelen er struktureret journalisering og sagsstyring. Ulempen er mangel på integration
til kommunale systemer, hvorfor der altid skal sendes en godkendelse via. e-mail.
Byg og Miljø Webbaseret it-løsning til selvbetjening ifm. ansøgninger
om byggesager. Anvendes af foreninger.
Selvbetjening.
Mulighed for sagsbehandling
(anvendes af ca. 10-15 kommuner).
Vejledning.
Fordelen er struktureret selvbetjening med integration til kommunale systemer. Ulempen
er mangel på sammenhæng til øvrige opgaver ifm. ansøgning om et offentligt
arrangement.
1.5
Brugerrejser
Eksempler på foreningers brugerrejser
gennem ansøgningsprocessen for afholdelse
af offentlige arrangementer
36
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Fire brugerrejser viser forskellige udfordringer set fra foreningens perspektiv
• På baggrund af dialog med 10 foreninger er der
udarbejdet fire brugerrejser, som udfolder
ansøgningsprocessen set fra foreningens
(brugerens) perspektiv.
• Brugerrejserne er en kunstig konstruktion i
foreningernes perspektiv, der trækker på
oplevelser, som foreningerne har belyst i
interviews.
• Brugerrejserne har til formål at belyse de led i
ansøgningsprocessen, der har en negativ
påvirkning på foreningens serviceoplevelse, og
kan således anvendes til at identificere
forbedringsmuligheder.
• De to første brugerrejser viser processen for
afholdelse af et mindre arrangement, imens de to
efterfølgende brugerrejser er baseret på større
arrangementer.
• Der observeres en tydelig forværring i
brugerrejseoplevelse hos foreninger, når de
henvises til andre myndigheder, som de selv skal
skabe kontakt til og koordinere med.
1
2
3
4
37
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Brugerrejse for ansøgere til mindre koncert på bytorv
Opstart
Et band ønsker at
promovere sig selv med
en lokal koncert på
torvet. En lille scene skal
anvendes, men der er
hverken salg af biletter,
alkohol eller mad.
Dialog med
kommune
Bandet kontakter
kommunen for at søge
om tilladelse til at opstille
en scene på byens torv.
Kommunen godkender,
men informerer om, at
scenen skal godkendes.
Byg og Miljø
Efter henvisning fra
kommunen forsøger
bandet at udfylde
formularen på Byg og
Miljø angående scenen.
De må desværre opgive,
da ingen har erfaring
med byggesager.
Dialog med udlejer
Bandet kontakter udlejer
af scenen for at få
faktiske mål på scenen
og kontakter kommunen
efter vejledning til at
benytte Byg og Miljø-
portalen til selvbetjening.
Byg og Miljø
Ansøgningen behandles
som en byggesag i
kommunens tekniske
afdeling, og godkendelse
sendes til bandet.
Afholdelse
Bandet har deres
godkendelser udskrevet
og kan afholde koncert
på byens torv.
Denne brugerrejse illustrerer forløbet for processen i tilrettelæggelsen af en mindre koncert afholdt af et lokalt ungdomsband. Koncerten vil foregå fra en lille scene med
forventning om maksimalt 50 tilskuere.
Byg og Miljø
Bandet udfylder
formularen på Byg og
Miljø efter hjælp fra
kommunen.
Samlet
behandlingstid
6 uger
Samlet
procestid hos
foreningen
5-10 timer
1
38
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Brugerrejse for ansøgere til motionsløb i lokal park
Opstart
Foreningen ønsker at
afholde et motionsløb i den
lokale park. De
tilrettelægger ruter på
parkens stier i de ønskede
længder og finder en plads i
parken til målområde.
Dialog med
kommune
Foreningen er opmærksom
på, at parken er kommunalt
ejet og kontakter
kommunen telefonisk for at
søge tilladelse. Foreningen
bliver henvist til en
ansøgningsformular online.
Ansøgning om
afholdelse af løb
Foreningen finder
formularen på kommunens
hjemmeside og indtaster
den nødvendige
information. I formularen
henvises foreningen til
politiet (ølsalg) samt
byggesagsafdelingen i
kommunen (opstilling af
telt).
Ansøgning om
lejlighedstilladelse
Foreningen ansøger om
lejlighedstilladelse ved
politiet igennem deres
hjemmeside.
Afholdelse
Foreningen har deres
godkendelser udskrevet og
kan afholde løbet i den
lokale park.
Denne brugerrejse illustrerer forløbet for processen i en lokal løbeklubs tilrettelæggelse af et motionsløb i den lokale park. Løbet vil foregå til fods på parkens stier over tre
forskellige ruter. Efter løbet vil der være mulighed for at købe drikkevarer, inklusive øl, i et opstillet telt i målområdet.
Byg og Miljø
Foreningen udfylder
formularen på Byg og Miljø
og orienteres om, at siden
teltet er certificeret, kræver
det ikke yderligere kontrol.
Samlet
behandlingstid
5 uger
Samlet procestid
hos foreningen
15-25 timer
2
39
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Brugerrejse for ansøgere til cykel- og løbearrangement
Opstart
Foreningen vil
gerne arrangere
et løb igennem
byen og
lokalområdet.
Kontakt til
kommune
Da løbet kræver
afspærring af
flere veje i byen,
kontakter
foreningen
kommunen med
ansøgning om
råden over areal.
Dialog med
kommune
Kommunen
informerer
foreningen om, at
deres ansøgning
er godkendt,
såfremt politiet
godkender
skilteplanen.
Ansøgning hos
politiet
På politiets
hjemmeside
udfylder
foreningen
formularen
omkring
skilteplan ifm.
cykel- og
motionsløb.
Godkendelse fra
kommunen
Foreningen kontakter igen
kommunen og fremsender
dokumentation for politiets
godkendelse. Kommunen
godkender anvendelsen af
området. I mailen med
godkendelsen er det lokale
beredskab underrettet.
Dialog med
beredskab
Foreningen
kontaktes af det
lokale beredskab,
som ønsker at
kontrollere, at
boliger og
forretninger i
byen kan
undsættes på
trods af
afspærringen.
Denne brugerrejse illustrerer forløbet for processen i tilrettelæggelsen af et cykelløb arrangeret af en lokal cykelforening. Løbet skal foregå i runder, hvor deltagerne kører
i en sløjfe i lokalområdet og med målstreg på byens torv.
Godkendelse fra
politiet
Politiet informerer
foreningen om, at
skilteplanen er
godkendt, og de
kan vende tilbage
til kommunen.
Godkendelse fra
beredskab
Efter en fysisk
kontrol af
området vurderes
det, at
beredskabet
stadig kan tilgå
området på
tilfredsstillende
vis, og
arrangementet
kan godkendes.
Henvendelse fra
kommune
For at reklamere
for løbet
opsættes
plakater og skilte
forud for
afholdelse.
Foreningen bliver
kontaktet af
kommunen og
informeres om, at
dette skal der
søges specifik
tilladelse til.
Afholdelse
Frustreret og
nervøse for at
have overset
noget kan
foreningen nu
afholde
arrangementet.
Ansøgning til
kommune
Løbet er tæt på,
og foreningen
forbereder i hast
en ansøgning til
ophængning af
skilte, plakater og
bannere. Denne
fremsendes til
kommunen, som
godkender dette.
Samlet behandlingstid
14 uger
Samlet procestid hos
foreningen
20-30 timer
3
40
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Brugerrejse for ansøgere til kræmmermarked
Opstart
Bestyrelsen i
foreningen
beslutter at
arrangere
kræmmermarked
for byens borgere
på det lokale torv.
Dialog med
kommune
Foreningen ved,
at torvet er
kommunens
område og retter
henvendelse til
kommunen for at
låne området.
Information fra
kommune
En
sagsbehandler
kontakter
foreningen og
informerer om, at
et sådant
arrangement
kræver skilteplan
samt et
oversigtskort.
Ansøgning
Foreningen
udformer
dokumenterne,
kommunen har
anmodet om, og
indsender disse.
Foreningen
modtager en
kvittering for
modtagelse.
Ny information fra
kommune
Foreningen modtager
godkendelse fra
kommunen, men
kontaktes telefonisk
af sagsbehandleren,
som informerer om, at
tilladelser vedrørende
salg af diverse goder
samt lotteriet
ligeledes kræver
tilladelser.
Forening
Foreningen
orienterer sig på
nettet og finder
frem til, at både
Erhvervsstyrelsen,
Spillemyndigheden
og politiet skal
godkende
arrangementet.
Denne brugerrejse illustrerer forløbet for processen i tilrettelæggelsen af et kræmmermarked afholdt af en lokal forening. Markedet skal foregå på byens torv, og der vil
være salg af beklædning, drikkevarer og boder med mad. Ligeledes vil der blive afholdt et almennyttigt lotteri.
Henvendelse fra
beredskab
Foreningen
kontaktes af
beredskabet,
som har tvivl om
tilgangsveje.
Foreningen
ændrer opstilling,
således at et
køretøj kan
passere
igennem.
Nye
ansøgninger
Foreningen
påbegynder
udformningen af
dokumenter til
myndigheder og
fremsender
relevante
ansøgninger, så
snart de er klar.
Dialog med de
ansvarlige
myndigheder
Myndighederne
vender enkeltvis
tilbage; enkelte
rettelser eller
tvivlsspørgsmål
afklares.
Afholdelse
Arrangementet
gennemføres.
Foreningen har
udpeget en
ansvarshavende,
som har udskrift
af alle tilladelser.
Bekræftelse på
tilladelser fra
kommunen
Foreningen
holder møde og
vedtager, at de
på nuværende
”nok har de fleste
tilladelser” og
derved kan
afholde
arrangementet.
Dette bekræftes
af kommunen.
Samlet behandlingstid
16 uger
Samlet procestid hos
foreningen
25-35 timer
4
41
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Foreningerne oplever i dag en række udfordringer ved ansøgning om offentlige
arrangementer
UKLART HVOR DEN DIGITALE INDGANG ER
Uklarhed omkring hvilken digital indgang der
skal benyttes, og hvilken myndighed har
ansvaret
MANGEL PÅ OVERBLIK OG VEJLEDNING
Mangel på overblik over, hvilke tilladelser
foreningen har brug for og fra hvilke
myndigheder, herunder konkret vejledning
MANGEL PÅ TRANSPARENS I PROCESSEN
Mangel på transparens i sagsprocessen, fx om
status, sagsbehandlingstid mv.
MANGE MAILS OG TELEFONDIALOGER
Manglende mulighed for at skabe et samlet
overblik over ansøgning grundet dialoger via
mails og telefon med forskellige aktører
IKKE MULIGT AT GENBRUGE ANSØGNING
Manglende mulighed for at gemme
ansøgningsdetaljer fra forrige år og overføre til
nye ansøgninger
LANGE SAGSBEHANDLINGSTIDER
Lange behandlings- og svartider fra
myndighederne i forbindelse med
ansøgningsprocessen
I nedenstående figur ses otte eksempler på hovedudfordringer, som foreningerne oplever i forbindelse med ansøgningsprocessen for afholdelse af offentlige
arrangementer med de nuværende regler, processer og it-systemer, der findes i dag.
UFLEKSIBEL ANSØGNINGSPROCES
Manglende mulighed for at gå tilbage og
rette/tilpasse ansøgningen ved ændringer i
arrangementet
UKLART HVORNÅR REGLERNE ÆNDRES
Nye regler og ændringer i regler, fx som følge af
COVID-19-epidemien – er svære at
gennemskue og agere proaktivt på
42
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Myndighederne oplever i dag en række udfordringer ved ansøgning om
offentlige arrangementer
STOR VARIATION I OPGAVELØSNING
Der er mange myndigheder med forskellige
afgrænsede opgaver og ansvarsområder og
forskellig praksis for opgaveløsning
MANUELLE PROCESSER
Myndighederne oplever mange fejl og
tilbageløb. De manuelle processer har negativ
betydning for tid og kvalitet i sagsbehandlingen
GENINDTASTNING AF DATA
Myndighederne taster de samme oplysninger
flere gange, fx CVR, navn og sagsoplysninger,
fordi der ikke overføres metadata
TID PÅ KOORDINATION
Uklarhed omkring hvilken myndighed der er den
primære ansvarshavende ved nogle tilladelser –
hvem har koordineringsansvaret?
IKKE MULIGT AT GENBRUGE ANSØGNING
Manglende mulighed for at gemme
ansøgningsdetaljer fra forrige år og overføre til
nye ansøgninger
LANGE SAGSBEHANDLINGSTIDER
Sagsbehandlingstiden skyldes blandt andet
manuelle processer og kommunikation og
koordination uden om fagsystemer
TID PÅ ”OPLÆRING” AF FORENINGER
Myndighederne oplever, at de bruger mange
ressourcer på at vejlede og hjælpe foreninger –
både førstegangs- og flergangsansøgere
UKLARHED OM REGLER
Uklarhed om ressourcetræk ifm. BR-18,
uklarhed om retningslinjer for underretning af
politk og beredskab
I nedenstående figur ses otte eksempler på hovedudfordringer, som de offentlige myndigheder oplever i forbindelse med ansøgningsprocessen for afholdelse af offentlige
arrangementer med de nuværende regler, processer og it-systemer, der findes i dag.
1.6
Regelgrundlag
13 gennemgående love regulerer
processerne for ansøgning om tilladelser ifm.
afholdelse af offentlige arrangementer
44
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Det antages, at de relevante ministerier efter 2018 har forholdt sig til de syv principper for digitaliseringsklar lovgivning**, og at ministerier har vurderet de implementeringsmæssige
konsekvenser som følge af lovændringen. Der tages udgangspunkt i det år, hvor hovedloven senest har været fremsat, som er det år, hvor loven sidst er revideret som helhed. Hvis
tidspunktet for seneste fremsætning af hovedloven er efter Juli 2018, antages hovedloven i sin helhed som værende digitaliseringsklar.
Lovgivning Fremsat år Lovens formål Digitaliseringsklar* Betydning for tilladelse
Der er 13 hovedlovområder, der regulerer ansøgningsprocesserne om offentlige
arrangementer, og som har betydning for udstedelse af tilladelser
Vejloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2014
Sikrer offentlige trafikale og vejtekniske
konsekvenser for miljømæssige forhold og
naboer – §80
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Lov om offentlige veje anvendes i forhold til trafikale
opgaver (p-plads, vejafspærring), råden over offentlig
vejareal, opsætning af bannere, plakater og skilte
Færdselsloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2021
Sikrer færdsel (fodgængere, cyklister, bilister) af
en eller flere færdselsarter
Antages digitaliseringsklar da
fremsat efter 1. juli 2018
Færdselsloven anvendes fx til tilladelse til garde/musik i
gaderne
Beredskabsloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2017
Sikrer at forebygge, begrænse og afhjælpe
skader på personer, ejendomme og miljøet ved
ulykker og katastrofer §35 stk. 4
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Der skal sikres ordnede forhold med hensyn til sikkerhed,
samt til- og afgangsveje ved større arrangementer
Byggeloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2016
Sikrer og fastlægger de offentlige krav
vedrørende opførelse, indretning og
vedligeholdelse af byggeri. BR 18 §30
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Byggeloven anvendes fx til tilladelse til opsætning af telte,
scener, tilladelser til kræmmermarkeder og lign.
Miljøbeskyttelses
-loven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2019
Loven skal medvirke til at værne om natur og
miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et
bæredygtigt grundlag
Antages digitaliseringsklar da
fremsat efter 1. juli 2018
Miljøbeskyttelsesloven anvendes fx til forebyggelse af
forurening af luft, vand, jord og undergrund, samt
vibrations- og støjulemper
Privatvejsloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2010
Medvirker til at sikre, at private fællesveje er
indrettet teknisk forsvarligt, at vejene er i god og
forsvarlig stand i forhold til færdslen på vejene –
§66
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
På private arealer, der er privat fællesvej, kræver det
kommunalbestyrelsens godkendelse at placere
midlertidige genstande på vej som scener m.m.
*Efter den politiske aftale om digitaliseringsklar lovgivning er trådt i kraft, som fastlægger, at ny lovgivning skal være digitaliseringsklar fra 1. juli 2018, antager vi, at regler og love, der er trådt i kraft efter denne dato, er
digitaliseringsklar. Digitaliseret skal forstås, som at loven er indrettet, således at den tilvejebringer rammebetingelserne for, at myndigheder kan opnå en hel eller delvis digital administration samt brug af ny teknologi, som kan
understøtte en bedre og mere effektiv offentlig opgaveløsning.
** De syv principper for digitaliseringsklar lovgivning kan findes på Digitaliseringsstyrelsen hjemmeside her: Det skal du vide, når du skriver ny lovgivning (digst.dk)
Naturbeskyttelses
-loven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2021
Sikrer at værne om landets natur og miljø i
overensstemmelse med planloven
Antages digitaliseringsklar da
fremsat efter 1. juli 2018
Naturbeskyttelsesloven anvendes fx til at beskytte
bestanden af vilde dyr og planter, samt kulturhistoriske,
naturvidenskabelige og undervisningsmæssige værdier
45
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Lovgivning Fremsat år Lovens formål Digitaliseringsklar* Betydning for tilladelse
Der er 13 hovedlovområder, der regulerer ansøgningsprocesserne om offentlige
arrangementer, og som har betydning for udstedelse af tilladelser
Havneloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2012
Sikrer korrekt drift af havne, der anvendes til
erhvervsmæssig ekspedition af gods, køretøjer,
personer og landinger af fisk – §6
Uklar digitaliseringsklarhed
da fremsat før 1. juli 2018
Formulere vilkår hvormed havne kan udlånes/lejes – er
gældende, når arrangementer finder sted på havnearealer
Lov om salg af
fødevarer
Seneste år for
fremsat hovedlov
1998
Sikrer forbrugerne sunde fødevarer af høj
kvalitet, beskytter forbrugerne mod vildledning i
forbindelse med markedsføring
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Hvis fødevaresalg til arrangement ligger over
bagatelgrænsen, skal det registreres ved
fødevarestyrelsen (tilladelse påkrævet)
Lov om spil
Seneste år for
fremsat hovedlov
2020
Sikrer at der lægges vægt på at begrænse spil
om penge og andre økonomiske gevinster og de
uheldige konsekvenser
Antages digitaliseringsklar da
fremsat efter 1. juli 2018
Spilleloven anvendes til tilladelse af lotteri. I forbindelse
med arrangementer, hvor der eksempelvis er tombola, gør
reglen sig gældende
Bekendtgørelse
om offentlige
forlystelser
Seneste år for
fremsat hovedlov
2005
Formulerer kriterier for politiets godkendelse af
offentligt tilgængelig forlystelser
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Tilladelse til at drive forlystelser kan kun gives, hvis det
efter de foreliggende oplysninger om personlige forhold
må antages, at virksomheden vil blive drevet på forsvarlig
måde
Museumsloven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2014
Sikrer museerne bedre vilkår for at løse opgaver
(at give befolkningen adgang til kultur- og
naturarven)
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Museumsloven anvendes, når der skal gives tilladelse til at
anvende fredet areal, eksempelvis ved løbearrangement
eller lign.
Restaurations-
loven
Seneste år for
fremsat hovedlov
2010
Sikrer regler omkring udskænkning af stærke
drikkevarer, inklusive ved enkeltstående
arrangementer – §22
Uklar digitaliseringsklarhed da
fremsat før 1. juli 2018
Nødvendighed for hvorvidt der kan udskænkes
drikkevarer, der indeholder alkohol (gadefest, optog m.m.)
*Efter den politiske aftale om digitaliseringsklar lovgivning er trådt i kraft, som fastlægger, at ny lovgivning skal være digitaliseringsklar fra 1. juli 2018, antager vi, at regler og love, der er trådt i kraft efter denne dato, er
digitaliseringsklar. Digitaliseret skal forstås som, at loven er indrettet, således at den tilvejebringer rammebetingelserne for, at myndigheder kan opnå en hel eller delvis digital administration samt brug af ny teknologi, som kan
understøtte en bedre og mere effektiv offentlig opgaveløsning.
** De syv principper for digitaliseringsklar lovgivning kan findes på Digitaliseringsstyrelsen hjemmeside her: Det skal du vide, når du skriver ny lovgivning (digst.dk)
Det antages at man efter 2018 har forholdt sig til de syv principper for digitaliseringsklar lovgivning og at man har vurderet de implementeringsmæssige konsekvenser som følge af
lovændringen. Der tages udgangspunkt i redigeringsåret for forskriften, som ikke er en garanti for at den gældende paragraf er digitaliseringsklar,.
Det antages, at de relevante ministerier efter 2018 har forholdt sig til de syv principper for digitaliseringsklar lovgivning**, og at ministerier har vurderet de implementeringsmæssige
konsekvenser som følge af lovændringen. Der tages udgangspunkt i det år, hvor hovedloven senest har været fremsat, som er det år, hvor loven sidst er revideret som helhed. Hvis
tidspunktet for seneste fremsætning af hovedloven er efter Juli 2018, antages hovedloven i sin helhed som værende digitaliseringsklar.
46
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Gældende retsregler for de 15 tilladelser
Nedenstående tabel viser, hvilke(n) hovedlov(e) der regulerer de 15 udvalgte tilladelser. Tabellen giver således et overblik over, hvilke tilladelser og processer som
ændres, når loven og reglerne ændres.
Tilladelse
til
råden
over
vejareal
eller
offentligt
areal
1. Vejloven
2. Privatvejsloven
3. Beredskabsloven
4. Miljøbeskyttelsesloven
5. Naturbeskyttelsesloven
6. Færdselsloven
7. Byggeloven
8. Restaurationsloven
9. Bekendtgørelse om offentlige forlystelser
10. Lov om salg af fødevarer
11. Museumsloven
12. Havneloven
13. Lov om spil
Lovgivning
X
X
X
X
X
X X
X
X X
X
X
X
X
X X
X
X
X
Tilladelse
til
musik
over
forskrift
om
støjniveau
Tilladelse
til
brug
af
p-
plads
Tilladelse
til
afspærring/trafikregu-
lering
Tilladelse
til
opsætning
af
bannere,
plakater
og
skilte
Tilladelse
af
evakuerings/sikkerheds-
plan
Tilladelse
til
opsætning
af
telte,
scener
eller
tilskuerkonstruktioner
Tilladelse
til
salg
af
spiritus
Tilladelse
til
offentlige
forlystelser
Tilladelse
til
optog
med
garde/musik
i
gaderne
Tilladelse
til
kræmmermarked
med
salg
af
nye/gamle
varer
Tilladelse
til
salg
af
fødevarer
Tilladelse
til
brug
af
fredet
areal
Tilladelse
til
brug
af
havneområde
Tilladelse
til
lotteri
m.m.
X
X
X
X X X X X X
47
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Centrale observationer på fortolkningen af regler i praksis ifm. ansøgning til
afholdelse af offentlige arrangementer
UKLAR ANSVARS- OG OPGAVEFORDELING
Myndighederne har et kendskab til hinandens
opgaver, men ingen myndighed har et samlet
overblik og ansvar for processen. Processen er
ofte langsom med tilbageløb som følge af
mangelfuld dokumentation. Myndighedernes
praksis varierer ofte som følge af forskellig
fortolkning af retningslinjer. Det medfører
varierende serviceoplevelser.
UDFORDRINGER MED OPGAVEFLYTNING
IFM. BR 18
Myndighederne oplever generelt forlænget
sagsbehandlingstid og udfordringer med øget
koordination i forbindelse med, at ansvaret for
opretholdelse af Bygningsreglement 18 (BR 18)
under Byggeloven er flyttet fra beredskabet til
byggemyndigheden.
UKLARE RETNINGSLINJER FOR HVORNÅR
BEREDSKABET SKAL INVOLVERES
Efter ansvaret for Bygningsreglement 18 (BR 18)
er flyttet, er der ingen faste retningslinjer for,
hvornår beredskabet skal inddrages på tværs af
kommunerne. Uklare retningslinjer fører til, at
beredskabet i nogle tilfælde kaldes ud til
arrangementer, hvor det er unødvendigt, og ikke
kaldes ud hvor det er nødvendigt.
SVÆRT AT NAVIGERE I NYE REGLER OG
REGELÆNDRINGER
Både foreninger og myndigheder oplever, at det
er svært at holde sig ajour med nye regler på
området blandt andet som følge af COVID-19.
Den medfølgende øgning i kompleksitet er
ressourcekrævende for de offentlige
myndigheder og skaber frustration, som i flere
tilfælde fører til, at foreninger afholder
arrangementer uden at søge om tilladelse.
Nedenstående centrale observationer er udledt fra interviews med kommuner, foreninger, politi (politikredse og PAC) samt beredskaber. Generelt ses et stærkere fokus
på digital understøttelse af ansøgnings- og sagsbehandlingsprocesser end fokus på at fjerne og forenkle konkrete regler. De regler, der opleves som problematiske, og
som giver anledning til frustration, er fremhævet i nedenstående oversigt.
48
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Bringing Ingenuity to Life
paconsulting.com
2.1 Indledning og nøgletal
2.2 Sagsbehandlingen i de enkelte
myndigheder
2.3 Tidsforbrug i foreningerne
Kapitel 2: Analyse af
aktivitet og
omkostninger
2.1
Indledning og nøgletal
50
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Overblik over tilgang og indhold i analysen af aktivitet og omkostninger
Udvalgte metoder og værktøjer:
• Aktivitets- og omkostningsestimering
• Beregnede estimater på grundlag af interviews med
kommuner, politi, styrelser og foreninger
• Beregninger på datainput fra politiet
• Grunddata og kommuneinddeling fra Danmarks Statistik
• Ekstrapolering af tal på landsplan beregnet efter
befolkningsandele og kommuneinddeling
• Generelle antagelser om årsværkspriser og produktionstimer
• Usikkerhed i estimater er håndteret ved at anlægge
konservative skøn
TILGANG OG METODE
Indhold
• Opgørelse af estimeret ressourceforbrug i kommuner, politi og
relevante styrelser
• Estimat på ressourceforbrug for forskellige tilladelsestyper
• Estimater på tids- og ressourceforbruget i foreningerne
• Volumen på arrangementer på landsplan
• Væsentlige opmærksomhedspunkter
Afgrænsning
• Omkostninger forbundet med eksisterende it-understøttelse af
området er ikke medtaget, da der ikke findes et samlet overblik over
it-understøttelsen i de enkelte myndigheder
INDHOLD OG AFGRÆNSNING
FORMÅL:
Formålet er at opgøre det samlede omkostningsniveau for dels offentlige myndigheder og dels foreningerne
51
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Samlet estimeres det, at tilladelser koster 93,0 mio. kr. årligt på tværs af myndigheder.
Omkostninger i kommunerne
• Kommunerne har det primære ansvar for tilladelsestyperne 1-7. Det estimeres, at
kommunerne samlet set anvender 49,0 mio. kr. om året på behandling af
tilladelser.
• Flere afdelinger er typisk involveret i sagsbehandlingen. Det er usikkert, om
datagrundlaget fanger det samlede ressourceforbrug helt nøjagtigt, men de
væsentligste afdelinger er medtaget.
Omkostninger hos politiet
• Politiet har ansvaret for tilladelsestyperne 8-10. Det estimeres, at politiet anvender
41,6 mio. kr. om året på behandling af tilladelser. Dette er eksklusive
ressourceforbrug i færdselspolitiets vejkontorer samt de operative enheders
arbejde med sikkerhedsplaner, da der ikke er modtaget data for disse dele af
politiet. Det anslås på baggrund af interviews, at disse områder kun udgør en
marginal andel af politiets samlede ressourceforbrug.
De samlede omkostninger hos myndighederne udgør ~93 mio. kroner om året
Omkostninger hos øvrige myndigheder
• Øvrige myndigheder er Slots- og Kulturstyrelsen, Spillemyndigheden samt lokale
havnemyndigheder, som tilsammen varetager tilladelsestyperne 11-15. Det
estimeres, at styrelserne tilsammen anvender 2,4 mio. kr. om året på behandling
af tilladelser.
• I Slots- og kulturstyrelsen bliver dispensationer fra fredningsbestemmelser
behandlet i et andet center, end det der er indhentet data fra, hvorfor data ikke er
inkluderet i analysen. Dette har dog lav til ingen betydning for analysen, da
omkostningerne forbundet med behandling af dispensationer vurderes til at være
marginale.
• Grundet marginale omkostninger med lav til ingen betydning for analysen, og en
høj kompleksitet i indhentning af data, er der ikke indhentet data fra lokale
havnemyndigheder i analysen.
Foreningernes tidsforbrug
• Der er beregnet et estimat på foreningernes tidsforbrug på baggrund af interview
med foreningerne samt et estimat på det samlede antal arrangementer på
landsplan. Estimatet er behæftet med stor usikkerhed, men viser, at der bruges
mellem 410 og 1.996 årsværk i foreningerne, svarende til mellem 221 og 1.078
mio. kr. Der anvendes videre i analysen det laveste estimat på 221 mio. kr.
• Eksempler på tidsforbruget ved konkrete arrangementer viser en væsentlig
variation fra helt korte forløb til sagsbehandlingsforløb over mange måneder.
• Der er ikke nødvendigvis et sammenfald mellem foreningernes tidsforbrug pr.
ansøgning og det samlede ressourceforbrug hos myndighederne. (1) tilladelse til
råden over vej- eller offentligt areal og (8) tilladelse til salg af spiritus fylder fx
mest i myndighedernes samlede ressourceforbrug pga. høj volumen, men
opfattes ikke nødvendigvis som særligt tidskrævende af foreningerne.
mio. kr.; 49
mio. kr.; 41,6
mio. kr.; 2,4
0
20
40
60
80
100
mio. kr.
Mio.
kr.
Omkostninger pr. offentligt myndighedsområde
Kommuner Politi Øvrige myndigheder
52
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Sagsbehandlingens karakter
• Samlet estimeres det, at der anvendes 172,2 årsværk på sagsbehandlingen på
tværs af myndigheder og tilladelsestyper.
• Hovedparten af sagsbehandlingen ligger i kommunerne og hos politiet, mens
enkelte styrelser har mindre roller.
• En væsentlig del af arbejdet består i vejledning, rådgivning og koordinering med
de øvrige myndigheder
• Der er mange manuelle trin i sagsbehandlingen, og kommunikationen mellem
myndigheder foregår ofte via mail og telefon.
• Internt i de enkelte myndigheder kan der være flere afdelinger involveret.
Snitfladerne herimellem kan betyde lige så meget som de overordnede snitflader
mellem myndighederne.
En række arrangements- og tilladelsestyper indebærer særlig risiko for længere
sagsbehandlingstid
• Store arrangementer – bl.a. fordi de ofte kræver flere tilladelsestyper.
• Tilladelsestyper, som kræver koordination mellem flere parter.
• Politimæssig vurdering af sikkerhedsplaner kan forsinke tilladelse 6.
• Det generelle tidsforbrug på byggesagsbehandling kan påvirke tilladelse 7.
• Dispensation fra fredningsbestemmelser kan påvirke tilladelse 13.
Der ses en stor variation i tidsanvendelse på de forskellige typer af tilladelser
Det er en lille gruppe af tilladelsestyper, der fylder mest i den samlede
sagsbehandling
• Tilladelsestyperne (1), (4), (5), (8) og (9) udgør alene 86 % af det samlede
ressourceforbrug på tværs af myndighederne.
• Der er kun et delvist overlap med de tilladelsestyper, som af foreningerne opleves
som særligt tidskrævende.
- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0
15) Lotteri mm.
14) Brug af havneområde
13) Brug af fredet areal
12) Salg af fødevarer
11) Kræmmermarked
10) Optog med garde/musik i gaderne
9) Offentlige forlystelser
8) Lejlighedsbevillinger (alkohol)
7) Opsætning af midlertidige konstruktioner
6) Evakuerings-/sikkerhedsplan
5) Opsætning af bannere, plakater og skilte
4) Afspærring/trafikregulering
3) Brug af p-plads
2) Musik over forskrift om støjniveau
1) Råden over vej- eller offentligt areal
Estimeret fordeling af årsværk på myndigheder og tilladelsestyper
Kommuner Politiet i alt Øvrige myndigheder
53
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Datagrundlag
Der er generelt meget få data på området som fx registerdata, tidsregistrering, opgørelse af
henvendelser mv. Data er derfor indhentet via interviews med repræsentanter for alle
involverede myndigheder på området.
• Kommuner: Haderslev (landkommune), Kolding (provinsbykommune), København
(hovedstadskommune), Odense (storbykommune) og Roskilde (provinsbykommune).
• Politi: Syd- og Sønderjyllands Politikreds samt PAC (Politiets Administrative Center), der
både varetager nationale opgaver og opgaver for Midt- og Vestjyllands Politi. Der er
derudover modtaget et notat fra Rigspolitiet samt tal for arrangementer i Midt- og
Vestjyllands Politikreds samt Østjyllands Politikreds.
• Styrelser: Fødevarestyrelsen, Slots- og Kulturstyrelsen, Spillemyndigheden og
Trafikstyrelsen.
Ved hvert interview er der spurgt ind til samlet antal arrangementer, antallet af forskellige
tilladelsestyper samt hvor tidskrævende de enkelte tilladelsestyper er.
Tilgang til estimering
Tilgangen til estimering er baseret på en antagelse om, at der er forskel på
arrangementstyperne mellem by og land. Dette er bekræftet via interviewene, hvor
ringridning bl.a. fylder i Sønderjylland, mens fx musikfestivaler fylder mere i de større byer.
• Estimaterne for kommunerne er fremskrevet via befolkningstal i de enkelte kommuner,
men de er samtidig vægtet efter kommunegrupperne land- og oplandskommuner,
provinsbykommuner, storbykommuner og hovedstadskommuner.
Datagundlaget er primært skabt via interviews og estimater for volumener og
tidsforbrug
• Kommunegrupperne er tilpasset efter Danmarks Statistiks standardinddeling. På
denne måde tages der bedre højde for særligt land- og oplandskommuner, som
ellers ville vægte meget lavt i det samlede estimat.
• Estimaterne for politikredsene er fremskrevet ved at tage udgangspunkt i
befolkningstal vægtet efter sammensætningen af kommuner i de enkelte
politikredse.
Usikkerhed i estimaterne
• Pga. datakvaliteten er der en vis usikkerhed forbundet med estimaterne.
• Tallene for hver enkelt af de fem kommuner ligger nogenlunde på linje med
befolkningstallene, hvilket indikerer rimelig præcision i estimaterne for kommunerne.
• Estimaterne for ressourceforbrug i politikredsene er alene baseret på estimater fra
Syd- og Sønderjyllands Politi, hvilket giver noget usikkerhed i disse estimater
• Antallet af arrangementer i politikredsene er baseret på tal fra Midt- og Vestjyllands
Politikreds, Syd- og Sønderjyllands Politikreds samt Østjyllands Politikreds.
• Tallene for styrelserne vurderes at have en rimelig præcision, da opgaverne her
varetages i nationale, centraliserede enheder.
Årsværkspriser
Der er anvendt en gennemsnitlig årsværkspris på 540.000 kr. baseret på 450.000 kr. i
lønudgift inkl. pension + 20 % personaleoverhead. Det er ydermere antaget, at hvert
årsværk svarer til 1.350 produktionstimer.
2.2
Sagsbehandlingen i de
enkelte myndigheder
55
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Involverede fagområder
Det er primært teknik- og miljøområdet, kulturområdet og det kommunale beredskab,
som er involveret i sagsbehandlingen i kommunerne. Den konkrete organisering
varierer mellem kommunerne, men følgende fagområder leverer typisk ressourcer til
sagsbehandlingen:
• Vej og Park varetager typisk ansøgninger om (1) råden over vejareal eller offentligt
areal og (3) brug af p-plads.
• Trafik kan have en rolle i (4) tilladelse til afspærring/trafikregulering samt (5)
tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte med fokus på skilteplaner.
• Miljø kan have ansvar for (2) tilladelse til musik over forskrift om støjniveau.
• Byplanlægning vil typisk varetage (6) evakuerings- og sikkerhedsplaner samt (7)
tilladelse til opsætning af telte, scener eller tilskuerkonstruktioner som byggesager.
• Kultur har nogle steder en rådgivende og vejledende rolle og fungerer som samlet
indgang for arrangørerne.
Sagernes omfang
Interviewene indikerer, at der er en direkte sammenhæng mellem arrangementernes
størrelse og omfanget af den enkelte sag i kommunerne. Mindre begivenheder, som
kun kræver en enkelt tilladelse, kan nogle gange overstås på under en time, mens
større arrangementer, som fx festivaler, kræmmermarkeder og løb kan kræve flere
måneders sagsbehandling.
Der er samtidig en indikation af, at rådgivning, vejledning og koordinering mellem de
involverede parter fylder væsentligt mere i behandlingen af de store arrangementer.
Estimering af volumen og ressourceforbrug
Baseret på kommunernes input estimeres det, at der i et normalt år behandles ca.
36.000 arrangementer i kommunerne på landsplan. Det har ikke været muligt at
estimere fordelingen af arrangementer på arrangementstyper eller omfang. Det
estimeres yderligere, at der på tværs af fagområderne samlet set anvendes 90,7
årsværk i kommunerne på landsplan til den samlede sagsbehandling. Det giver en
gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 3 timer og 25 minutter.
Der er på baggrund af input fra Roskilde Kommune estimeret nedenstående fordeling
af ressourceforbruget på tilladelsestyper.
Sagsbehandlingen i kommunerne
Der behandles ~36.000 arrangementer om året og anvendes ~91 årsværk
- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0
7) Opsætning af midlertidige konstruktioner
6) Evakuerings-/sikkerhedsplan
5) Opsætning af bannere, plakater og skilte
4) Afspærring/trafikregulering
3) Brug af p-plads
2) Musik over forskrift om støjniveau
1) Råden over vej- eller offentligt areal
Estimeret antal årsværk brugt på forskellige tilladelsestyper i
kommunerne
56
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Politiets selvstændige behandling af tilladelser
Politiets behandling af tilladelser er fordelt mellem landets 12 politikredse og PAC
(Politiets Administrative Center):
• De 12 lokale politikredse giver (8) lejlighedstilladelser til salg af spiritus samt (9)
tilladelse til offentlige forlystelser. Politikredsene er Bornholms Politi, Fyns Politi,
Københavns Politi, Københavns Vestegns Politi, Midt- og Vestjyllands Politi, Midt-
og Vestsjællands Politi, Nordjyllands Politi, Nordsjællands Politi, Syd- og
Sønderjyllands Politi, Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi, Sydøstjyllands Politi
samt Østjyllands Politi.
• PAC giver tilladelse til (10) Optog med garde/musik i gaderne på nationalt plan samt
øvrige tilladelser (8) og (9) på vegne af Midt- og Vestjyllands Politi.
Snitflader til den kommunale sagsbehandling
Politiet bliver hørt i behandlingen af en række tilladelser, hvor kommunerne har
myndighedsansvaret:
• Færdselspolitiet i de enkelte politikredse har en rolle i (1) Tilladelse til råden over
vej- eller offentligt areal, (4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering samt (5)
Tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte.
• De operationelle afdelinger i politikredsene foretager politimæssige vurderinger
relateret til (6) Godkendelse af evakuerings-/sikkerhedsplan.
Ressourceforbruget på disse opgaver er ikke opgjort, men antages at være marginalt i
forhold til det samlede ressourceforbrug.
Sagsbehandlingen i politiet
Der behandles ~23.000 arrangementer om året og anvendes ~77 årsværk
Estimering af volumen og ressourceforbrug
Det estimeres samlet set, at der anvendes ca. 77 årsværk på tværs af PAC og
politikredsene på de tilladelsestyper, hvor politiet har myndighedsansvaret. Dette
vurderes at være et konservativt skøn, da færdselspolitiet og de operationelle
afdelinger ikke er medtaget.
• Baseret på politiets input estimeres det, at der i et normalt år behandles ca. 23.000
arrangementer i politiet på landsplan. Årsværksforbruget, samlet sagsvolumen og
fordelingen på tilladelsestyperne (1), (4), (5), (8) og (9) er baseret på tal fra Syd- og
Sønderjyllands Politikreds.
• Volumen og præcist årsværksforbrug er ikke modtaget fra PAC fsva. tilladelse 10.
- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0
9) Offentlige forlystelser
8) Lejlighedsbevillinger (alkohol)
Estimeret antal årsværk brugt på forskellige tilladelsestyper hos
politiet
57
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Slots- og kulturstyrelsen
Slots- og Kulturstyrelsen behandler ansøgninger om 13) tilladelse til brug af fredet
areal. Center for Slot og Haver behandler ansøgningerne som ejer af arealerne, mens
dispensation fra fredningsbestemmelser gives af Center for Kulturarv. Der anvendes i
styrelsen ca. to årsværk på behandling af ca. 1.500 ansøgninger om året. Sagernes
omfang varierer fra mindre arrangementer som fx bryllupper i slotshaver.
Spillemyndigheden
Spillemyndigheden er en styrelse under Skatteministeriet, som behandler sager om
(15) tilladelse til lotteri m.m. Der blev i 2019 behandlet ca. 1.200 sager, og der bliver i
styrelsen anvendt 2-3 årsværk på opgaven.
Havnemyndigheder og Trafikstyrelsen
Ansøgning om (14) tilladelse til brug af havneområde varetages af den lokale
havnemyndighed, når det gælder arrangementer på vand. Behandling af ansøgninger
om tilladelse til arrangementer på land i havneområder afhænger af ejerskabet til det
konkrete område. Hvis arealet er kommunalt ejet, vil det indgå som (1) råden over
vejareal eller offentligt areal i kommunernes sagsbehandling.
Trafikstyrelsen involveres kun i helt særlige tilfælde, hvor der søges om tilladelse til
etablering af faste anlæg på vand (fx broer og pontoner).
Volumen og ressourcer til behandling af denne type ansøgninger er ikke estimeret, da
der ikke er foretaget interview med nogen havnemyndigheder.
Fødevarestyrelsen
Fødevarestyrelsen behandler ansøgninger om 12) tilladelse til salg af fødevarer.
Sælgere af fødevarer har selv ansvar for at sikre tilladelser til salg af fødevarer, og det
påligger dermed ikke arrangøren at ansøge om tilladelse til salg af fødevarer.
Der er dermed ikke behandling af ansøgninger om tilladelse til arrangementer i
Fødevarestyrelsen.
Samlet ressourceforbrug i øvrige myndigheder
Det samlede ressourceforbrug i øvrige myndigheder fremgår nedenfor.
Ressourceforbrug hos lokale havnemyndigheder er ikke medtaget grundet marginale
omkostninger med lav til ingen betydning for analysen og en høj kompleksitet i
indhentning af data.
Sagsbehandlingen hos øvrige myndigheder
Der behandles ~1.500 arrangementer om året og anvendes 4-5 årsværk
- 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0
15) Lotteri mm.
14) Brug af havneområde
13) Brug af fredet areal
Estimeret antal årsværk brugt på forskellige tilladelsestyper hos
øvrige myndigheder
2.3
Tidsforbrug i
foreningerne
59
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Arrangementer på fredede arealer kan være særligt tidskrævende
• (13) Tilladelse til brug af fredet areal skiller sig ud som en særligt tidskrævende
tilladelsestype. Spændet er dog alene baseret på en enkelt case – et orienteringsløb
ved Kolding Hus – som må antages at være underlagt helt særlige
fredningsbestemmelser.
Tilladelser fra kommunerne, som kræver koordination med øvrige parter, kan
ligeledes være særligt tidskrævende
• (4) Tilladelse til afspærring/trafikregulering er kommunernes ansvarsområde, men
kræver koordinering med politiet og nogle gange øvrige parter, hvilket kan gøre
denne type tilladelser særligt tidskrævende.
• (6) Tilladelse af evakuerings-/sikkerhedsplan kræver koordinering med beredskabet
og i visse tilfælde politiet, hvilket kan gøre sagsforløbet særligt tidskrævende
• (7) Tilladelse til opsætning af midlertidige konstruktioner indgår i kommunernes
almindelige byggesagsbehandling, hvilket kan påvirke behandlingen af denne type
ansøgninger.
Estimering af spænd i tidsforbrug
Der er ikke udført en dybdegående analyse på foreningernes tidsforbrug, men der er
udført interviews med ni udvalgte frivillige foreninger og paraplyorganisationer, hvorfra
vi har indsamlet data. Der er en del usikkerhed omkring tallene, men de viser, at der er
et reelt tidsforbrug hos foreningerne i forbindelse med at indhente tilladelse til
afholdelse af offentlige arrangementer, som ses i grafen til højre.
Det samlede ressourceforbrug i foreningerne
På baggrund af foreningernes tidsforbrug på de enkelte tilladelsestyper samt
minimums- og ekstratilladelser for arrangementsarketyperne er der beregnet et
gennemsnitligt tidsforbrug pr. arketype. Der er herefter beregnet et gennemsnit af
arketyperne, som er kombineret med det samlede antal arrangementer på landsplan.
Tidsforbrug i foreningerne
Det samlede ressourceforbrug estimeres til 410 årsværk
Det samlede ressourceforbrug i foreningerne
På baggrund af foreningernes tidsforbrug på de enkelte tilladelsestyper samt
minimums- og ekstratilladelser for arrangementsarketyperne er der beregnet et
gennemsnitligt tidsforbrug pr. arketype. Der er herefter beregnet et gennemsnit af
arketyperne, som kombineret med det samlede antal arrangementer på landsplan giver
et samlet årsværkforbrug på mellem 410 og 1.996 årsværk i foreningslivet.
Der er videre i analysen anvendt det lave estimat på 410 årsværk.
0 25 50 75 100 125
15) Lotteri mm.
13) Brug af fredet areal
12) Salg af fødevarer
11) Kræmmermarked
10) Optog med garde/musik
8) Salg af spiritus
7) Midlertidige konstruktioner
6) Evakuerings-/sikkerhedsplan
5) Opsætning af bannere mm.
4) Afspærring/trafikregulering
3) Brug af p-plads
2) Musik over forskrift om støjniveau
1) Råden over vej- eller offentligt areal
Timer brugt på ansøgning
Estimeret spænd i foreningernes tidsforbrug pr. ansøgning på
forskellige typer af tilladelser
60
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Bringing Ingenuity to Life
paconsulting.com
3.1 Introduktion til forslaget
3.2 Gennemgang af løsningsforslagene
Kapitel 3: Forslag til
digitalisering af
ansøgninger om
offentlige arrangementer
3.1
Introduktion til
forslaget
62
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Introduktion til løsningsforslag til digitalisering af offentlige arrangementer
Tilgang, metode og indhold
Udvalgte metoder og værktøjer:
Formål og funktionalitetskrav:
• For hvert løsningsforslag er der beskrevet et overordnet formål,
ønsker til funktionalitet samt løsningens primære målgruppe
Løsningsarkitektur og overordnet tidsplan:
• For hvert løsningsforslag er der herefter skitseret en overordnet
løsningsarkitektur, som kan levere den ønskede funktionalitet. Med
udgangspunkt i den tekniske løsning, der skal bygges er der
estimeret en overordnet tidsplan for gennemførsel af et
udviklingsprojekt
Forventede effekter og estimeret business case:
• Med udgangspunkt i de hovedudfordringer, som er observeret
blandt foreninger og myndigheder, er det beskrevet, hvilke effekter
de enkelte løsninger skal bidrage med. Der er herefter estimeret et
økonomisk gevinstpotentiale ved løsningerne, som sammen med et
estimat på projekt- og driftsomkostninger giver en samlet estimeret
business case
TILGANG OG METODE
• Introduktion til løsningsforslagene og deres sammenhæng
• Løsning 1: Vejledningsportal
• Løsning 2: Ansøgningsportal
• Løsning 3: Sagsbehandlingsportal
Forudsætninger og forbehold
Få data på området
• Der er generelt væsentlig usikkerhed forbundet med analysens
økonomiske estimater. Dette skyldes, at der findes meget få data på
området, og at estimaterne derfor bygger på kvalificerede,
skønsmæssige vurderinger
Interessenthåndtering og projektgovernance
• Det er afgørende for en succesfuld, landsdækkende
implementering, at alle relevante myndigheder – primært
kommunerne og politiet tilslutter sig projektet, og bidrager
konstruktivt til det gennemførsel
INDHOLD
Formålet med denne delrapport er at introducere analysens løsningsforslag, deres grundlæggende rationaler, gevinster samt økonomi og tidshorisont for implementering. Der er
identificeret tre forslag, som alle er beskrevet ud fra tre perspektiver, herunder (1) formål og funktionalitetskrav, (2) løsningsarkitektur og overordnet tidsplan samt (3) forventede
effekter og estimeret business case.
63
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
I analysens tredje kapitel beskrives tre løsningsforslag til at digitalisere
ansøgningsprocessen for offentlige arrangementer. Forslagene er udarbejdet med
afsæt i analysen af nuværende processer og regler (kapitel 1) og analyse af aktivitet og
omkostninger (kapitel 2).
De tre forslag præsenteres kort herunder og uddybes senere i kapitlet. Forslagene kan
hver især ses som selvstændige løsninger, men de kan også som faser i et længere
forløb, der ender med løsning 3.
1. Fælles vejledningsportal. En landsdækkende portal henvendt til foreninger med
overblik over alle tilladelser og kontaktoplysninger på relevante myndigheder
med udgangspunkt i de arrangementstyper, som afholdes mest hyppigt. Via
portalen kan foreninger få overblik samt blive guidet til de myndigheder, som skal
modtage en given ansøgning, fx kommune eller politikreds. Portalen skaber
således overblik og vejledning, imens digital selvbetjening og efterfølgende
sagsbehandling forestås lokalt med afsæt i de nuværende processer og it-
understøttelse.
2. Fælles ansøgningsportal. Med denne landsdækkende portalløsning får
foreningerne udover vejledning én indgang til digital selvbetjening for alle
relevante tilladelser. Når en forening udfylder en ansøgning vil den/de relevante
myndigheder automatisk blive adviseret. Herefter kan myndigheden foretage
sagsbehandling, herunder opfølgning, koordinering og afgørelse via egne it-
systemer.
3. Fælles sagsbehandlingsportal. I denne portal kan foreningerne ansøge via
selvbetjening, og herudover understøtter portalen det samlede workflow på tværs
af de relevante myndigheder. Hermed vil det være muligt for foreninger at få et
digitalt overblik med digital adgang til dokumenter og informationer samt at kunne
følge status på egen sag og koordinationen mellem myndighederne lettes
væsentligt.
Den fælles sagsbehandlingsportal er dyrest og mest kompleks, men vil bedst imødegå
de udfordringer, som det samlede aktørfelt oplever. De øvrige forslag vil imødegå en
afgrænset del af de nuværende udfordringer med lavere gevinstniveauer.
Enkeltkomponenter eller sammenhængende løsning
Det er i hovedtræk vores vurdering, at forslag 1 og 2 kan anskues som
enkeltkomponenter, der kan udvikles særskilt og blive integreret i den nuværende
opgaveløsning, som en landsdækkende indgang for foreningerne. Det er PA’s
vurdering, at de to løsninger vil skabe værdi som separate løsninger. De beskrevne
gevinster og omkostninger, der knytter sig til disse enkeltkomponenter, vil i vid
udstrækning være uafhængige af etableringen af en sammenhængende løsning
(forslag 3), såfremt enkeltkomponenterne kommer til at stå alene.
Den fælles sagsbehandlingsportal er et bud på en samlet og grundlæggende
digitalisering af ansøgningsprocessen for offentlige arrangementer, og løsningen
indeholder elementer fra både forslag 1 og 2, fordi portalen også rummer vejledning og
digital selvbetjening. Selve styringen af processen og samling af alle dokumenter og
informationer, herunder bilag og forløbsdata bør etableres via et samlet projekt og som
kernen i en sammenhængende portalløsning.
Det er PA’s vurdering, at alle tre løsninger vil kunne udvikles umiddelbart. Det er muligt
at begynde med etableringen af en samlet portalløsning, men denne vil også kunne
realiseres i tre trin, som modsvarer de tre løsningsforslag.
Hvilke tilladelser bør digitaliseres først?
Alle tre løsninger kan principielt omfatte alle tilladelser. Det vil være PA’s anbefaling at
starte med at fokusere på vejledning, digital ansøgning og evt. sagsbehandling for
tilladelser med størst estimeret årsværkforbrug. Disse tilladelser vil være: (1) Tilladelse
til råden over vej eller offentligt areal, (4) tilladelse til afspærring/trafikregulering, (5)
tilladelse til opsætning af bannere, plakater og skilte, (8) tilladelse til salg af spiritus og
(9) tilladelse til offentlige forlystelser.
Tre løsningsforslag med forskellige ambitionsniveauer
64
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Vores løsningsforslag bygger videre på eksisterende løsninger og koncepter
Vores løsningsforslag
Løsning 1
Vejledningsportal
Løsning 2
Ansøgningsportal
Løsning 3
Sagsbehandlingsportal
Eksisterende løsninger og koncepter KOMBIT A/S
Arena
• Selvbetjeningsløsning til
ansøgning hos kommune, politi
og beredskab.
• Fællesoffentlig løsning med
stort behov for governance.
• Mere avanceret og væsentligt
dyrere.
• Konceptuel løsning som
mangler opbakning i
kommunerne – ikke udviklet.
EG A/S
NFOA – NetForvaltning
Offentlige Arrangementer
• Selvbetjeningsløsning til
ansøgning hos kommunen med
mulighed for høring af øvrige
myndigheder.
• Lidt mere avanceret løsning,
men stadig billig.
• Anvendes i syv sønderjyske
kommuner samt Syd- og
Sønderjyllands politikreds.
Sweco Danmark A/S
ROOA – Råden over
offentligt areal
• Selvbetjeningsløsning til
ansøgning hos kommunen.
• Simpel og billig løsning.
• Anvendes i Roskilde Kommune.
Roskilde Kommune
Arrangørguiden
• Hjemmeside med vejledning af
arrangører. Link til
ansøgningsportal.
• Simpel og billig løsning.
• I drift i Roskilde Kommune.
Funktionalitet
og
gevinstpotentiale
Kompleksitet og pris
Der findes på nuværende tidspunkt enkelte løsninger hos myndighederne, som delvist
giver adgang til digital ansøgning om afholdelse af arrangementer. Nogle løsninger er
ren vejledning af de frivillige – fx Arrangørguiden i Roskilde Kommune – mens andre
indeholder en form for selvbetjening. Det gælder ROOA, som også anvendes i Roskilde
Kommune og NFOA, som benyttes af syv kommuner i Sønderjylland i samarbejde med
Syd- og Sønderjyllands Politikreds.
Der findes ingen fælles, landsdækkende løsning, men KOMBIT har udarbejdet et
projektkoncept kaldet Arena. Projektet er imidlertid sat på pause, fordi der ikke var
opbakning fra tilstrækkeligt mange kommuner.
Vores løsningsforslag bygger videre på disse løsninger, og det mest ambitiøse - løsning
3 - rækker videre end KOMBITs Arena-koncept.
65
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Tre selvstændige løsningsforslag som også kan realiseres trinvis
.
Trin 1
Vejledningsportal
Trin 2
Ansøgningsportal
Trin 3
Sagsbehandlingsportal
Trin 1: Vejledningsportal
Fælles indgang til ansøgningsprocessen med digital
vejledning af foreningerne, som direkte hjælper
ansøgerne og indirekte aflaster myndighederne ved at
reducere antallet af henvendelser om vejledning og øge
kvaliteten i ansøgningerne. Simpel løsning.
Trin 2: Ansøgningsportal
Den fælles indgang tilføjes digital selvbetjening, hvorved
foreningerne kun skal udfylde en enkelt samlet
ansøgning. Myndighederne får alle tilsendt det samlede
materiale, som følger en fælles standard. Lidt mere
avanceret løsning.
Trin 3: Sagsbehandlingsportal
Selvbetjeningen knyttes til et sammenhængende
workflow på tværs af myndigheder, hvorved
koordinationen mellem myndigheder fuldstændig
digitaliseres. Foreningerne får adgang til status på egne
sager og kommunikation med sagsbehandlere. Avanceret
løsning.
Gevinster
for
foreningslivet
Projektvarighed
1 år 2 år
De tre løsninger kan udvikles selvstændigt eller som en samlet trinvis løsning. I takt
med at digitaliseringsgraden øges, opnås en højere gevinst, men samtidig forlænges
projektvarigheden givet løsningens kompleksitet. Figuren nedenfor illustrerer,
hvordan gevinstniveauet forventes at udvikle sig ved en trinvis udvikling af
løsningerne.
Projektvarigheden inkluderer planlægning og tilrettelæggelse af projektet, udbud og
analyse, udvikling samt implementering. Beslutningsprocessen frem mod
projekternes initiering er ikke indregnet.
Mængden af interessenter på området (kommuner, politikredse og styrelser)
medfører et stort behov for governance og udgør en væsentlig risiko i alle tre
løsningsforslag.
3 år 4 år
66
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Løsningerne adskiller sig markant på økonomi
Løsning 1
Vejledningsportal
Løsning 2
Ansøgningsportal
Løsning 3
Sagsbehandlingsportal
Mio.
kr.
Projekt Årlig drift
Årlig effekt
myndigheder
8,9
1,0
1,8
Projekt Årlig drift
Årlig effekt
myndigheder
16,8
3,4
6,3
Projekt Årlig drift
Årlig effekt
myndigheder
43,7
10,1
15,4
Økonomien i de forskellige løsninger er estimeret i forhold til projektomkostninger, årlig
drift og årlig effekt på sagsbehandlingen, som angivet i diagrammet nedenfor. Dertil
kommer estimater på effekten hos foreningerne, som præsenteres på næste side.
Det er væsentligt at bemærke, at der er tale om estimater, og en væsentlig
forudsætning er, at der forud for tilrettelæggelsen af projekterne er skabt enighed og
tilslutning til projekternes gennemførsel hos især kommuner og politiet.
Økonomien indeholder ikke udgifter til videreudvikling og heller ikke udgifter til en større
governance-organisation.
Løsningerne skal ses som videreudviklinger af hinanden, hvor løsning 3 også
indeholder løsning 1 og 2.
Løsning 3 er væsentligt dyrere end de to første løsninger, da der er tale om et egentligt
sagsbehandlingssystem med integrationer til øvrige systemer hos myndighederne.
67
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Effekten af løsningerne bygger videre på hinanden
Løsning 2
Ansøgningsportal
Løsning 1
Vejledningsportal
Løsning 3
Sagsbehandlingsportal
Baseline Årlig effekt
221 mio. kr. 11 mio. kr. 33 mio. kr 38 mio. kr.
Foreninger
(ekskl.
styrelser)
Myndigheder
90 mio. kr. 2 mio. kr. 6 mio. kr 15 mio. kr.
• Øget kvalitet i
ansøgningerne
• Flere rettidige ansøgninger
• Mindre tidsforbrug på
vejledninger
2 %
• Ansøgninger er oplyst efter
fælles standard
• Alle myndigheder har
overblik over alt information
på sagerne
• Myndighederne skal ikke
vedligeholde egne
ansøgningsblanketter og
indgange 2 %
5 %
• Sagsbehandling på tværs af
myndigheder
• Mulighed for guidet
sagsbehandling og
automatisering
• Fælles data på alle
arrangementer i hele
Danmark
2 %
5 %
10 %
• Overblik og vejledning
• Indgange til myndigheder
• Regelændringer
• Kun en samlet ansøgning
• Nemt at afgive nødvendige
oplysninger og
dokumentation
• Ansøgere kan løbende
følge status på sager
• Ansøgere kan kommunikere
med sagsbehandlere og
uploade supplerende
information og dokumenter
5 %
10 %
2 %
5 %
10 %
5 %
Løsningerne bygger videre på hinanden i den forstand, at funktionaliteten i løsning 1
også er indeholdt i løsning 2, som igen er indeholdt i løsning 3.
De økonomiske effekter er estimeret på baggrund af gevinstpotentialer, der knytter sig til
funktionaliteten i løsningerne. Estimaterne er opgjort som procentandele af den samlede
baseline for henholdsvis foreninger og myndigheder – primært kommuner og politi.
Samlet set forventes der at være et rimeligt gevinstpotentiale hos myndighederne, men
langt det største potentiale ligger i foreningerne. Dette skyldes primært, at foreningerne i
den nuværende situation anslås at bruge over dobbelt så lang tid på
ansøgningsprocessen som myndighederne.
Estimaterne er baseret på skønsmæssige betragtninger.
3.2
Gennemgang af
løsningsforslagene
69
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
En fælles vejledningsportal til foreninger
Introduktion til løsningen
Fælles portal med dynamisk vejledning
Løsningen har primært til formål at hjælpe foreningerne med at få
overblik over de nødvendige tilladelser til deres specifikke
arrangementer samt at vejlede dem i ansøgningsprocessen.
Løsningen er en fællesoffentlig portal, hvor foreninger kan:
• Få overblik over alle de nødvendige tilladelser for deres specifikke
arrangement.
• Finde vejledninger i ansøgning om de forskellige tilladelser.
• Finde links og kontaktoplysninger på de specifikke myndigheder,
som der skal søges tilladelse hos – fx kommune, politikreds eller
styrelse.
Løsningen er alene rettet mod ansøgeren
Målgruppen for portalen er alene foreningerne. Sagsbehandlingen hos
de enkelte myndigheder vil være upåvirket af løsningen.
Målet er at skabe bedre service til foreninger og reducere
foreningernes tidsforbrug
Ved at samle al relevant information et sted forventes det, at
foreningerne kan spare tid på undersøgelse af gældende regler samt
kontakt til myndigheder. Samtidig forventes, at sagsbehandlingstiden
hos myndighederne kan reduceres, fordi foreningerne fra starten af får
overblik over alle nødvendige tilladelser. Forening ønsker at afholde arrangement
og besøger den fælles vejledningsportal
Vejledningsportalen indeholder vejledninger
i forskellige arrangementstyper
Ansøgeren vælger arrangementstype
Vejledningen fortæller, hvilke
minimumstilladelser der skal søges samt
evt. ekstra tilladelser
Ansøgeren vælger ekstra tilladelser
Portalen fortæller, hvilke myndigheder der
skal søges tilladelse hos og linker til
myndighedernes egne hjemmesider
Ansøgeren søger tilladelse via de enkelte
myndigheders egne kanaler
Myndighederne behandler tilladelserne i
egne sagsbehandlingssystemer
Ansøgeren får svar på ansøgningen fra de enkelte
myndigheder via myndighedernes egne kanaler
1
START
SLUT
70
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
En simpel teknisk løsning som kan udvikles hurtigt
Løsningsbeskrivelse og tidsplan
Vejledningsportalen er en meget simpel, teknisk løsning
Simpel, teknisk løsning
Vejledningsportalen er en simpel, teknisk løsning baseret på et standard content management
system (CMS). Forslaget antager, at der udvikles på en ny platform, men eksisterende platforme
som fx virk.dk kan også (gen)bruges.
Projektet kan gennemføres hurtigt på ca. halvandet år
Der vil være analyseopgaver forbundet med at udarbejde fælles vejledninger og fremskaffe links
til alle myndigheder. Sideløbende kan udbud igangsættes efterfulgt af udvikling, implementering
og efterfølgende promovering. Fra beslutningen er truffet, til løsningen er i drift, forventes der at
gå ca. halvandet år.
Væsentlige forudsætninger
Det er en forudsætning for tidsplanen, at alle relevante myndigheder – særligt kommuner og
politikredse – er forpligtet til deltagelse i projektet, og at de i nødvendigt omfang bidrager til
projektet – herunder særligt indholdet i vejledningerne og links til egne indgange. Derudover er
det en forudsætning, at kun de hyppigste og mest tidskrævende 10-12 tilladelsestyper omfattes
af løsningen.
Overordnet tidsplan
År 0 År 1 År 2 År 3
Hovedaktiviteter 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt
Analyseopgaver
Udbud af udviklingsopgave
Udvikling, implementering og promovering
Central vejledningsportal
Webinterface
Hjemmeside med vejledninger og
guides til ansøgning om
afholdelse af arrangementer samt
links til myndigheder
- Web-front-end med simpel
logik
- CMS-standardsystem
Decentral ansøgning og
sagsbehandling
Journalisering
Sagsbehandling
Nuværende forretningsgange og
it-understøttelse påvirkes ikke
Ansøger
Flere forskellige
ansøgningskanaler
Sagsbehandlere
1
Omfattet
af
løsning
Ikke
omfattet
af
løsning
71
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
En løsning med lave omkostninger som skaber et værdifuldt overblik
Løsningens samlede økonomi og forventede effekt
Hovedudfordring Løsningens effekt
Ansøgere
• Manglende
overblik og
vejledning
Samlet overblik over nødvendige tilladelser samt krav til
ansøgninger og dokumentation vil gøre ansøgerne i stand
til at starte alle ansøgninger tidligt med en struktureret
tilgang, så de undgår unødvendigt lang procestid
• Svært at overskue
indgangene til
myndighederne
Ansøgerne får links til alle de specifikke myndigheder,
som skal give tilladelse, så foreningerne ikke selv skal
søge kontaktoplysninger
• Regelændringer
opdages for sent
Ansøgere bliver altid vejledt efter gældende lovgivning
med de seneste ændringer, så foreningerne ikke sent i
processen skal bruge tid på ændrede krav
Sagsbehandlere
• Varierende kvalitet
i ansøgningerne
Sagsbehandlerne vil opleve bedre oplyste sager, så
behovet for indhentning af supplerende oplysninger
reduceres
• Ansøgninger i
sidste øjeblik
Færre ansøgninger vil komme ind i sidste øjeblik, så
sagsbehandlerne bedre kan planlægge og prioritere tiden
• Vejledning af
ansøgere
Ansøgere vil i højere grad selv kunne søge information,
så sagsbehandlerne kan fokusere på selve
sagsbehandlingen
Potentiale for tidsbesparelser
Det estimeres, at kommuner og politi hver kan spare 2 % af deres årlige ressourcer på grundlag af
løsningens effekter svarende til 1,8 mio. kr. årligt. Foreningernes tidsbesparelse estimeres til 5 %
svarende til 11,0 mio. kr. årligt.
Lave omkostninger
Projektet estimeres til samlet at kunne gennemføres for 8,9 mio. kr. inkl. både interne og eksterne
ressourcer, men ekskl. myndighedernes bidrag. Der påregnes årlige driftsomkostninger på 1,0
mio. kroner.
Væsentlige forudsætninger
Projektet er inklusive 10 % risikopulje. Drift inkluderer videreudvikling og governance.
Økonomisk estimat
Mio. kr. År 0 År 1 År2 År 3 År 4 Total
Projekt 6,3 2,6 8,9
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt 1,4 1,4
Analyseopgaver 4,2 4,2
Udbud af udviklingsopgave 0,8 0,8
Udvikling og implementering og promovering (inkl. risikopulje) 2,6 2,6
Drift 0,5 1,0 1,0 1,0 3,5
Tidsbesparelser hos myndigheder 1,8 1,8 1,8 5,4
Tidsbesparelse i kommuner 1,0 1,0 1,0 3,0
Tidsbesparelse i politiet 0,8 0,8 0,8 2,4
Tidsbesparelser hos foreninger 11,0 11,0 11,0 33,0
1
72
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
En fælles ansøgningssportal til foreninger
Introduktion til løsningen
Én fælles indgang til alle myndigheder
Løsningen er en landsdækkende portal med digital selvbetjening for de
mest almindelige tilladelser. Når en forening sender en ansøgning via
løsningen, vil alle relevante myndigheder automatisk modtage den
samlede ansøgning, hvorefter de foretager selve sagsbehandlingen i
egne it-systemer. Foreningerne kan:
• Få overblik over alle de nødvendige tilladelser for deres specifikke
arrangement og sende én samlet ansøgning til alle relevante
myndigheder.
Løsningen er primært rettet mod ansøgere
Målgruppen er primært ansøgerne i foreningerne, da sagsbehandlingen
fortsat vil foregå i myndighedernes egne systemer. Myndighederne vil
opleve en indirekte effekt ved at få tilsendt ansøgninger direkte gennem
portalen i et ensartet og struktureret format.
Målet er at strømline udarbejdelsen af ansøgningen for at reducere
foreningernes tidsforbrug og øge kvaliteten i ansøgningerne
Ved at have én samlet indgang til myndighederne vil foreningerne
undgå at skulle sende den samme information flere gange, og de vil
blive guidet i udfyldelsen af den samlede ansøgning. Ansøgningerne vil
følge et standardformat, der sikrer en minimumskvalitet i
ansøgningerne.
Forening ønsker at afholde arrangement
og besøger den fælles ansøgningsportal
Ansøgningssportalen indeholder
vejledninger i forskellige arrangementstyper
Ansøgeren vælger arrangementstype
Vejledningen fortæller, hvilke
minimumstilladelser der skal søges samt
evt. ekstra tilladelser
Ansøgeren vælger ekstra tilladelser
Ansøgningsportalen giver ansøgeren en
oversigt over nødvendige informationer og
dokumenter
Ansøgeren udfylder information i portalen og
uploader dokumenter
Portalen videresender ansøgningen til alle
relevante myndigheder og sender kvittering
Ansøgeren får svar på ansøgningen fra de enkelte
myndigheder via myndighedernes egne kanaler
2
START
SLUT
73
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Løsning med indvirkning på både ansøger og myndigheder
Løsningsbeskrivelse og tidsplan
Ansøgningsportalen er lidt mere avanceret
En lidt mere avanceret løsning
Ansøgningssportalen er et system, som er i stand til at verificere ansøgers identitet, guide
ansøgeren i processen via dynamiske ansøgningsformularer og funktionalitet til automatisk at
sende adviser til relevante myndigheder. Løsningen er baseret på et standard content
management system (CMS) med en blanketmotor, GIS-komponent, mailkomponent til
automatisk advisering af myndigheder og login for ansøgere via NemID.
Projektet vil tage omkring to år
Projektet er lidt mere omfattende, da udarbejdelsen af alle ansøgninger skal analyseres,
designes og udvikles i detaljer. Det kræver øget tid til planlægning og tilrettelæggelse af
projektet, analyseopgaver samt selve udviklingsopgaven.
Væsentlige forudsætninger
Det er en forudsætning for tidsplanen, at alle relevante myndigheder – særligt kommuner og
politi – er forpligtet på deltagelse i projektet, og at de i nødvendigt omfang bidrager til projektet –
herunder særligt udarbejdelsen af ansøgningsformularer og modtagelse af adviser. Derudover er
det en forudsætning, at kun de hyppigste og mest tidskrævende 10-12 tilladelsestyper omfattes
af løsningen.
Overordnet tidsplan
År 0 År 1 År 2 År 3
Hovedaktiviteter 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt
Analyseopgaver
Udbud
Udvikling, implementering og promovering
Ansøgningsportal
Hjemmeside med verifikation af
ansøgers identitet, dynamiske
formularer til ansøgning om
afholdelse af arrangementer samt
funktionalitet til afsendelse af
adviser til relevante myndigheder
- CMS-baseret web-front-end
med simpel logik
- Login – fx via NemID
- Blanketmotor
- GIS-komponent
- Mailkomponent
Myndigheder
Journalisering
Sagsbehandling
Ansøger
Advis i
dokumentformat
Sagsbehandler
Login
Digital modtagelse af advis
2
Omfattet
af
løsning
Ikke
omfattet
af
løsning
74
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Løsningen kræver en mindre udviklings- og implementeringsopgave
Løsningens samlede økonomi og forventede effekt
Hovedudfordring Løsningens effekt
Ansøgere
• Udfyldning af flere
forskellige
formularer
Ansøgeren skal kun afgive information i én samlet digital
løsning, hvor dokumentation kan vedhæftes, og undgår
på den måde dobbeltarbejde
• Besværlig
ansøgningsproces
Ansøgningsportalen vejleder løbende ansøgeren, så
ansøgeren forstår de specifikke krav til ansøgningen og
derved undgår unødvendig kontakt til myndighederne
Sagsbehandlere
• Håndtering af
ansøgninger fra
flere forskellige
kanaler
Ved ensretning og anvendelse af en
selvbetjeningsløsning vil mange manuelle processer blive
erstattet af simple kontrolfunktioner i stedet og på denne
måde lette byrden for sagsbehandler
• Ansøgninger med
lav kvalitet
Ved at højne kvaliteten af leverede ansøgninger vil
behovet for opfølgende kontakt til ansøger, for at rette fejl
eller tilvejebringe information, markant reduceres. Dette
vil nedbringe sagsbehandlingen betydeligt
• Information og
dokumenter deles
ikke mellem
myndigheder
Gennem ansøgningsportalen får alle myndigheder
adgang til al information, så behovet for kontakt til andre
myndigheder omkring indhentning af information fjernes
• Myndigheder
bruger tid på egne
vejledninger og
portaler
Ved at udvikle en landsdækkende portal med
standardiserede vejledninger, undgår de enkelte
myndigheder at udvikle og vedligeholde egne løsninger
Øget potentiale for tidsbesparelser
Det estimeres, at kommuner og politi hver kan spare 7 % af deres årlige ressourcer på grundlag af
løsningens effekter svarende til 6,3 mio. kr. årligt. Foreningernes tidsbesparelse estimeres til 15 %
svarende til 33,0 mio. kr. årligt.
Stadigt lave omkostninger
Projektet estimeres til samlet at kunne gennemføres for 16,8 mio. kr. inkl. både interne og
eksterne ressourcer, men ekskl. myndighedernes bidrag. Der påregnes årlige driftsomkostninger
på 3,4 mio. kroner.
Væsentlige forudsætninger
Projektet er inklusive 10 % risikopulje. Drift inkluderer videreudvikling og governance.
2
Økonomisk estimat
Mio. kr. År 0 År 1 År2 År 3 År 4 Total
Projekt 8,6 5,9 2,2 16,8
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt 1,4 1,4
Analyseopgaver 6,3 6,3
Udbud 0,9 0,9
Udvikling, implementering og promovering (inkl. risikopulje) 7,4 0,7 8,1
Drift 3,4 3,4 3,4 10,2
Tidsbesparelser hos myndigheder 3,2 6,3 6,3 15,8
Tidsbesparelse i kommuner 1,7 3,4 3,4 8,5
Tidsbesparelse i politiet 1,5 2,9 2,9 7,3
Tidsbesparelser hos foreninger 16,5 33,0 33,0 82,5
75
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
En fælles indgang til det samlede sagsforløb
Løsningen er en landsdækkende portal, som udover at være én samlet
indgang til ansøgning hos myndighederne understøtter det samlede
sagsforløb til ansøgeren modtager svar. Foreninger kan:
• Få overblik over alle de nødvendige tilladelser for deres specifikke
arrangement og sende én samlet ansøgning til alle relevante
myndigheder.
• Få løbende indblik i status på sager og kommunikere med
sagsbehandlerne hos myndighederne.
Løsningen er både rettet mod ansøgere og sagsbehandlere
Løsningen er rettet mod ansøgerne i foreningerne samt sagsbehandlerne i
kommunerne og politiet. Sagsbehandlingen vil foregå i det nye system på
tværs af myndigheder i stedet for de nuværende myndighedsopdelte
fagsystemer.
Målet er at strømline den samlede sagsbehandling fra ansøgning til
svar
Ved at have én samlet indgang til myndighederne og kombinere det med
end-to-end-sagsbehandling vil det samlede sagsforløb på tværs af de
involverede parter blive mere strømlinet og gennemsigtigt.
En fælles sagsbehandlingsportal til myndigheder og foreninger
Introduktion til løsningen
Forening ønsker at afholde arrangement
og besøger den fælles
sagsbehandlingsportal
Sagsbehandlingsportalen indeholder
vejledninger i forskellige arrangementstyper
Ansøgeren vælger arrangementstype
Portalen fortæller, hvilke
minimumstilladelser der skal søges samt
evt. ekstra tilladelser
Ansøgeren vælger ekstra tilladelser
Portalen giver ansøgeren en oversigt over
nødvendige informationer og dokumenter
Ansøgeren udfylder information i portalen og
uploader dokumenter
Sagsbehandlere modtager ansøgningen
direkte i portalen og behandler sager der
Ansøgeren kan følge sin sag på portalen og kommunikere
med sagsbehandlere, indtil sagen er afsluttet
3
START
SLUT
76
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Avanceret løsning som kræver tid at udvikle
Løsningsbeskrivelse og tidsplan
Sagsbehandlingsportalen er avanceret
Den mest avancerede løsning
En selvbetjeningsløsning og et sagsbehandlingssystem i ét, hvor udviklingen kan drage på
erfaringer fra eksisterende koncepter og løsninger (fx KOMBITs ARENA og EG’s NFOA). Den
CMS-baserede selvbetjeningsløsning skal tilføjes en brugergrænseflade (GUI) til
sagsbehandlere med standardiserede workflows på tværs af myndigheder. Systemet vil
indeholde data, og der vil være behov for integrationer til øvrige systemer hos myndighederne.
Udviklingsprojektet vil formentligt tage tre et halvt til fire år
Projektet er væsentligt mere omfattende end de øvrige, da standardworkflows skal analyseres,
designes og udvikles. Derudover skal behovet for integrationer kortlægges og udvikles. Der skal
samtidig tages stilling til databehandling og journaliseringsstrategi.
Væsentlige forudsætninger
Det er en forudsætning for tidsplanen, at alle relevante myndigheder – særligt kommuner og
politi – er forpligtet til deltagelse i projektet, og at de i nødvendigt omfang bidrager til projektet –
herunder særligt udarbejdelsen af ansøgningsformularer og standardiserede workflows.
Derudover er det en forudsætning, at kun de hyppigste og mest tidskrævende 10-12
tilladelsestyper omfattes af løsningen.
Overordnet tidsplan
År 0 År 1 År 2 År 3
Hovedaktiviteter 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt
Analyseopgaver
Udbud af udviklingsopgave
Udvikling, implementering og promovering
Org. Implementering
Sagsbehandlingsportal
Fuld end-to-end-
sagabehandlings-
løsning
- Web-front-end
- Login – fx via
NemID
- Blanketmotor
- Workflow engine
- Data
- Integrationer
Øvrige fagsystemer som
kræver integration (eksempler)
POLSAS
ESDH
Ansøger Login
Vejmand
Byg og Miljø
Integrationer
Evt. journalisering
Data
Bruger- og
rettighedsstyring
GUI til sagsbehandlere
med workflows
Sagsbehandlere
Meddelelse om afgørelse
3
Omfattet
af
løsning
Ikke
omfattet
af
løsning
77
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Samarbejde på tværs af myndigheder med høj omkostning
Løsningens samlede økonomi og forventede effekt
Hovedudfordring Løsningens effekt
Ansøgere
• Manglende
transparens i
processen
Ansøgere kan følge status på egne sager i portalen, og
undgår derved at skulle kontakte myndighederne
• Ingen samlet
kommunikation
med
myndighederne
Ansøgere kan kommunikere med sagsbehandlere i
forskellige myndigheder i den samme portal og undgår
derved kommunikation med flere forskellige parter via
forskellige kanaler
Sagsbehandlere
• Markant
tidsforbrug på
koordination
Sagsbehandlere i alle involverede myndigheder har
adgang til den samlede sag og al relevant kommunikation
med ansøgeren
• Rutineprægede
delprocesser
Delprocesser som fx journalisering kan automatiseres, og
sagsbehandlingen kan guides via AI, så sagsbehandlerne
kan fokusere på de vanskelige sager
• Få, spredte data
på arrangementer
Data på alle arrangementer i Danmark samles ét sted, så
der dannes et fælles overblik for myndighederne, som
kan bruges i overordnet planlægning
3
Højeste potentiale for tidsbesparelser
Det estimeres, at kommuner og politi hver kan spare 17 % % af deres årlige ressourcer på grundlag af
løsningens effekter svarende til 15,4 mio. kr. årligt. Foreningernes tidsbesparelse estimeres til 17 %
svarende til 38,0 mio. kr. årligt.
Markant højere omkostninger
Projektet estimeres til samlet at kunne gennemføres for 43,7 mio. kr. inkl. både interne og eksterne
ressourcer, men ekskl. myndighedernes bidrag. Der påregnes årlige driftsomkostninger på 10,2 mio.
kroner.
Væsentlige forudsætninger
Projektet er inklusive 10 % risikopulje. Drift inkluderer videreudvikling og governance.
Økonomisk estimat
Mio. kr. År 0 År 1 År2 År 3 År 4 Total
Projekt 7,6 5,5 11,9 18,7 43,7
Planlægning og tilrettelæggelse af projekt 3,8 3,8
Analyseopgaver 3,8 1,9 5,7
Udbud 3,6 1,8 5,4
Udvikling, implementering og promovering (inkl. risikopulje) 10,1 18,7 28,8
Drift 5,1 10,2 15,3
Tidsbesparelser hos myndigheder 15,4 15,4
Tidsbesparelse i kommuner 8,3 8,3
Tidsbesparelse i politiet 7,1 7,1
Tidsbesparelser hos foreninger 38,0 38,0
78
© PA Knowledge Limited | Confidential between PA and Indenrigs- og Boligministeriet
Igangsæt et fællesoffentligt projekt med
formel tilslutning
• PA anbefaler, at der igangsættes et
fællesoffentligt projekt med obligatorisk
tilslutning for myndighederne på
området – væsentligst kommuner og
politi
• Projektet skal udvikle en fælles, national
digital løsning, som kan gøre
ansøgninger om afholdelse af offentlige
arrangementer lettere for foreningerne
• Baseret på en balanceret vurdering af
estimerede omkostninger, gevinster og
behov hos foreninger og myndigheder
anbefales det at vælge en relativt
ambitiøs løsning (løsning 2 eller 3, som
beskrevet i kapitel 3).
PA’s anbefalinger til løsning og videre proces
Gå i dialog med markedet og kvalificer
løsningsbeskrivelserne
• PA vurderer, at det næste skridt mod en
beslutning om at etablere en national
løsning bør være at igangsætte en
dialog med leverandørmarkedet om den
bedste tilgang til at udvikle de løsninger,
som er beskrevet i denne analyse
• Igennem en struktureret markedsdialog
med 3-5 potentielle leverandører kan
analysens løsningsbeskrivelser og
forudsætninger kvalificeres, og der kan
laves en vurdering af, hvordan
løsningerne bedst muligt kan etableres
• Markedsdialogen vil desuden være et
værdifuldt grundlag for beskrivelse af et
nationalt it-projekt forud for initiering af
et egentligt it-projekt.
Etabler en central projektorganisation
med entydigt ansvar
• PA anbefaler, at der som led i
udviklingen af en national digital løsning
udpeges en central aktør med det
overordnede ansvar for at anskaffe og
teknisk implementere løsningen samt
skabe gode rammer for lokal
organisatorisk implementering og
gevinstrealisering
• Det anbefales desuden, at den centrale
aktør etablerer et projekt med et
dedikeret PMO og et projektteam, som
går på tværs af myndigheder. Projektet
bør etableres med afsæt i en bedste
praksis projektmodel som fx statens it-
projektmodel.
• Som led i at udarbejde et samlet
projektgrundlag bør der etableres et
mere fuldstændigt målbillede med
initieringsdokumenter,
løsningsbeskrivelse og detaljeret
implementeringsplan.
2
1 3
Copenhagen Office
Portland TowersGöteborg Plads 1DK-
2150Nordhavn+45 39 25 5000
paconsulting.com
This proposal has been prepared by PA
Consulting Group on the basis of information
supplied by the client, third parties (if appropriate)
and that which is available in the public domain.
No representation or warranty is given as to the
achievability or reasonableness of future
projections or the assumptions underlying them,
targets, valuations, opinions, prospects or returns,
if any, which have not been independently
verified. Except where otherwise indicated, the
proposal speaks as at the date indicated within
the proposal.
All rights reserved
<b>© PA Knowledge Limited 2022
This proposal is confidential to the organisation
named herein and may not be reproduced, stored
in a retrieval system, or transmitted in any form or
by any means, electronic, mechanical or
otherwise, without the prior written permission of
PA Consulting Group. In the event that you
receive this document in error, you should return
it to PA Consulting Group, Portland Towers,
Göteborg Plads 1, DK-2150, Nordhavn. PA
Consulting Group accepts no liability whatsoever
should an unauthorised recipient of this proposal
act on its contents.
Discover more at paconsulting.com