Statens It-råds anbefalingsbrev maj 2023. (Tidligere fortroligt bilag til tidligere fortroligt aktstykke X)

Økonomistyrelsen · Landgreven 4 · Postboks 2193 · 1013 København K · 3392 8000 · www.oes.dk
ATP – Udbetaling Danmark
Att.: Koncerndirektør Kristine Stenhuus
22. maj 2023
Anbefalinger til Anskaffelse af ny studiegældsløsning
Kære Kristine Stenhuus
Statens It-råd takker for et godt dialogmøde den 11. maj om projekt Anskaffelse af
ny studiegældsløsning. Projektet vurderes samlet set at have en normal risiko. Dog
observerer It-rådet samtidig, at projektets risikoprofil er meget afhængig af 1) resul-
tatet af den kommende udbudsforretning og 2) graden af modenhed i den tilbudte
løsning samt 3) den forretningsmæssig indsigt hos den vindende leverandør.
Formålet med Anskaffelse af ny studiegældsløsning er at sikre, at Udbetaling Danmark
(UDK) fortsat kan foretage lovmedholdelig administration af den danske studie-
gældsordning. Den nuværende systemunderstøttelse af administrationen er forældet
og studiegældssystemets driftssituation har været kritisk og højrisikabel med risiko
for nedbrud. ATP har iværksat levetidsforlængelsesaktiviteter, men vurderer, at
disse kun reducerer de mest akutte stabilitets og sikkerhedsmæssige problemer. An-
skaffelse af ny studiegældsløsning skal på den baggrund tilvejebringe en ny systemunder-
støttelse, der understøtter lovmedholdelig, sikker og effektiv, administration af lå-
neporteføljen, opkrævning af studielån og tilbagebetaling af for meget udbetalt SU.
Det forventes, at det med en ny løsning vil være muligt at opnå færre fejl i sagsbe-
handlingen, bedre brugeroplevelser samt en bedre udnyttelse af integrationer og et
højt automatiseringsniveau i sagsbehandling.
It-rådet værdsætter den åbne dialog, der har været om projektet.
ATP orienterede på dialogmødet om de tidligere forsøg siden 2017 på at igangsætte
projekter med udbud af studiegældssystemet og initiativer til udvikling af en løsning.
Disse er strandet bl.a. pga. utilstrækkelig forretningsmæssig indsigt i den nuværende
løsning og dens kompleksitet, samt manglende realisme i forventningerne til de
økonomiske rammer, og deraf følgende manglende tilbud. It-rådet bemærker, at
ATP med det nuværende projekt tager afsæt i grundigere forretningsmæssige ana-
lyser og har igangsat selvstændigt projektspor til analyse af data, fremtidig informa-
tionsmodel og løsningsmodeller for konvertering.
Offentligt
Aktstk. 171 - § 19 Bilag 2
Finansudvalget 2024-25
Side 2 af 3
Projektets gevinstrealiseringsplan indeholder en række effektiviseringspotentialer,
som for nuværende ikke er afspejlet i business casen, men som It-rådet observerer
med fordel kan synliggøres som økonomiske produktivitetsgevinster.
It-rådet har følgende anbefalinger til ATP i forbindelse med projekt Anskaffelse af ny
studiegældsløsning:
1. It-rådet anbefaler, at ATP søger at aftale med Uddannelses- og Forsk-
ningsstyrelsen, at styrelsen i højere grad involveres i styringen af Anskaffelse af
ny studiegældsløsning.
Det fremgår af projektgrundlaget, at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (UFS) er
projektets væsentligste interessent idet styrelsen er den statslige opdragsgiver og en-
deligt budgetansvarlige for studiegældsområdet. Projektet oplyser, at der derfor skal
være enighed mellem UFS og UDK i forhold til finansiering og udbud, herunder
scope for projektet og tidsplan. Herudover har studiegældsløsningen væsentlige af-
hængigheder til systemer hos UFS, herunder ikke mindst til SU-systemet, som er
under modernisering parallelt med studiegældsprojektet. UFS deltager i projektets
referencegruppe og inddrages dermed i et vist omfang i afklaringer og forventnings-
afstemninger i forbindelse med anskaffelsen af en ny studiegældsløsning.
På dialogmødet drøftede It-rådet og ATP om dette set-up er tilstrækkeligt med hen-
blik på at minimere risici i arbejdet med at udvikle en ny studiegældsløsning. Det er
UFS, som står for administrationen af reglerne på SU og studiegældsområdet, og
der synes at være et potentiale for reduktion af kompleksiteten i kravene til en ny
løsning, fx gennem relevante regelforenklinger og beslutninger om håndtering af
særligt komplekse låneforløb. Herudover besidder UFS central relevant forretnings-
mæssig viden på SU-området og på det studieadministrative område, ligesom sty-
relsen har dialogen med uddannelsesinstitutionerne. Endelig er det en forudsætning
for projektets succes, at der sker korrekt og rettidig dataudveksling mellem studie-
gældsløsningen og SU-systemet.
It-rådet anbefaler på den baggrund, at ATP søger i højere grad at involvere UFS i
styringen af projektet med henblik på at sikre tilstrækkelig viden og effektive afkla-
ringer og prioriteringer.
2. It-rådet anbefaler, at ATP inden udbuddet genbesøger de økonomiske
estimater for systemanskaffelsen og vurderer de enkelte komponenter i løs-
ningen.
ATP’s estimat af den forventede pris for systemanskaffelsen bygger på en ekstern
analyse foretaget af Accenture. For at skabe det bedst mulige udgangspunkt for de
planlagte forhandlinger under udbuddet anbefaler Statens It-råd, at ATP foretager
en revurdering af de økonomiske estimater for systemanskaffelsen. Revurderingen
bør tage udgangspunkt i de enkelte komponenter i løsningen og udformes på en
måde, så det er muligt at se en komponentbaseret prissat løsning, herunder identi-
ficere mulige cost-drivere og eventuelle alternative løsninger som f.eks. en integra-
tionsplatform.
Side 3 af 3
3. It-rådet anbefaler, at ATP øger indsatsen for at styrke den forretningsmæs-
sige viden i projektorganisationen, samt indbygger relevant forretningsviden
i udbudsmaterialet som krav til en kommende leverandør.
ATP’s tidligere forsøg på at anskaffe en ny studiegældsløsning viser i hvor høj grad,
at tilstrækkelig forretningsmæssig viden om studiegældsområdet, er afgørende for
projektets gennemførsel. Projektet udtrykte under dialogmødet respekt for det ni-
veau af forretningsmæssig faglig indsigt, som er nødvendig. ATP har i det seneste
år gennemført et særligt vidensopbygningsprojekt på området, men det er stadig
kun et begrænset antal personer i projektet, som har den nødvendige faglige viden
på området. Det kan således være et risikodrivende aspekt, at ATP ikke i tilstræk-
kelig grad har adgang til dyb forretningsviden om SU- og studiegældsområdet, som
væsentlig for at sikre det nødvendige faglige beslutningsgrundlag i styringen af stu-
diegældsprojektet.
Statens It-råd anbefaler derfor, at projektet bruger tiden frem til kontraktunderskri-
velse til yderligere at udbygge viden og sikre tilstrækkelige ressourcer, og at man
herunder involverer UFS.
Som nævnt ovenfor har det tillige indflydelse på projektets risikobillede i hvor høj
grad den kommende leverandør har kendskab til forretningsområdet.
It-rådet anbefaler derfor, at ATP i kravene til leverandøren lægger vægt på forret-
ningsmæssig viden om bl.a. lån og opkrævning, herunder at tilbudsgivere redegør
for deres viden, hvordan den er indbygget i den tilbudte løsning, samt at ATP får
mulighed for at tjekke referencer.
It-rådet ser frem til at modtage et notat om, hvordan ATP vil inddrage rådets an-
befalinger i det videre arbejde. For en god ordens skyld skal det bemærkes, at It-
rådet ikke følger op på projektet i det videre forløb. Det skyldes, at ATP ikke er
omfattet af reglerne i budgetvejledningen om risikovurdering ved It-rådet af it-ud-
viklingsprojekter. ATP er velkomne til via Uddannelses- og Forskningsministeriet
at række ud til It-rådet igen, hvis projektet ønsker yderligere sparring undervejs i
projektforløbet.
Ved spørgsmål til anbefalingerne kan I kontakte undertegnede eller Cathrine
Harhoff, catha@oes.dk eller telefon 4178 2287. Dette brev er også sendt til direktør
Jonas Zielke Schaarup i Uddannelses og Forskningsministeriet, og til direktør Mik-
kel Leihardt og vicedirektør Sine Søgaard Jeppesen i Uddannelses- og Forsknings-
styrelsen.
Med venlig hilsen
Betina Hagerup
Formand for Statens It-råd