Tidligere fortroligt aktstykke M af 23. februar 2023 om It-projektet ESAS

Tidligere fortroligt aktstykke M af 23. februar 2023. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af
12. november 2024.
Uddannelses- og Forskningsministeriet. København, den 2. februar 2023.
a Uddannelses- og Forskningsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte
Esas-projektet inden for en samlet økonomisk ramme på op til 240,0 mio. kr. (ekskl. renter), hvilket
indebærer en foreløbig fordyrelse på ca. 17 pct. (35,7 mio. kr.) ift. det forudsatte. Udgifterne i 2023
afholdes af de involverede institutioner samt de bevillinger, som opføres på finansloven for 2023
under Uddannelses- og Forskningsministeriet på § 19.11.07. Uddannelses- og Forskningsstyrelsens
It.
Eksistensen af nærværende aktstykke er offentlig, mens indholdet af aktstykket er fortroligt af
hensyn til Uddannelses- og Forskningsministeriets forhandlingsposition i forhold til projektets leve-
randør. Fortroligheden vil blive ophævet efter projektets gennemførsel. Uddannelses- og Forsknings-
ministeriet orienterer Finansudvalget, når fortroligheden kan hæves.
b Finansudvalget tiltrådte med akt. 12 af 6. oktober 2016 og akt. 110 af 22. maj 2018 igangsættelse af
anskaffelse af et nyt studieadministrativt it-system (Nyt SIS/Esas) til professionshøjskoler, erhvervs-
akademier og maritime uddannelsesinstitutioner. Finansudvalget tiltrådte tillige en forlængelse af
projektet med akt. 188 af 11. juni 2020.
Senest modtog Finansudvalget den 29. marts 2022 en orientering om Esasprojektet, hvori en
overskridelse af tidsforbrug og økonomiblev varslet. Finansudvalget blev i denne orientering stillet
et nyt aktstykke i udsigt inden udgangen af 2022. Som følge af udfordringer med den igangværende
itudvikling har aktiviteter vedrørende replanlægning og reestimering været udsat. Det har derfor ikke
været muligt at forelægge et nyt aktstykke før. Det forventes, at et aktstykke med projektgrundlag for
det resterende projekt vil kunne forelægges Finansudvalget inden udgangen af august 2023.
Status for nyt studieadministrativt system (Esas)
Esas består af to hovedspor: Et driftsspor og et it-udviklingsprojekt.
I driftssporet har der siden udrulning af systemet i foråret 2021 været fokus på implementering,
support og fejlrettelser mv. til de uddannelsesinstitutioner, der allerede har ibrugtaget Esas-løsnin-
gen. Grundsystemet, som er taget i brug på alle professionshøjskoler og en maritim uddannelsesin-
Aktstykke nr. Folketinget -NaN
CE001484
CE001484
Offentligt
Aktstk. 59 - § 19
Finansudvalget 2024-25
stitution samt et erhvervsakademi, indeholder funktionalitet, der understøtter studieadministration
på institutionerne. Det drejer sig f.eks. om optag, indskrivning, planlægning, afvikling af hold,
registrering af forløb (eksamen mv.) samt bevisgenerering osv. med forretningskritisk funktionalitet.
I it-udviklingsprojektet, som rækker ud over de allerede udviklede og ibrugtagne elementer i Esas-
systemet, arbejdes med leverancer nødvendige for at gennemføre det resterende projekt, herunder
udvikling af en række systemmoduler, hvoraf nogle har forretningskritisk funktionalitet. Udviklingen
af det såkaldte STÅ-modul, som foretager registrering og behandling af studieaktivitet (der udløser
uddannelsestilskud til institutionerne) har siden efteråret 2021 været stærkt udfordret. Projektets
leverandør, Netcompany, erkendte ultimo 2021, at det dengang udviklede STÅ-modul ikke havde
den krævede kvalitet. Det blev derfor besluttet at redesigne STÅ-modulet med henblik på levering
medio 2022. Arbejdet med det nye modul, ngSTÅ (Ny generation STÅ) blev imidlertid også
forsinket og projektet konkluderede i november 2022, at kvaliteten var uacceptabel. Det betyder,
at de institutioner, som har ibrugtaget Esas, ikke kan ibrugtage modulet i forbindelse med årets
indberetning af data til tilskudsberegningen.
Det bemærkes, at forsinkelsen endvidere har medført udfordringer med tilskudsberegningen til en
række institutioner, hvis tilskud fastlægges efter opgørelse af studenterårsværk (STÅ). Tilskudsudbe-
talingerne for 2022 er udbetalt på baggrund af 2021-aktiviteten. Institutionerne vil blive efterregule-
ret, når ESAS kan indberette retvisende STÅ.
Projektet har som følge af udfordringerne med ngSTÅ måttet nedprioritere den planlagte udrulning
af Esas-løsningen til de resterende institutioner i foråret 2022. Projektet har tillige udsat aktiviteter
vedrørende replanlægning og reestimering, hvorfor det ikke har været muligt at opdatere projektets
business case og udarbejde ny plan for færdiggørelse af projektet, som skulle danne grundlag for
forelæggelse af nyt aktstykke inden udgangen af 2022. Med henblik på at sikre fremdrift i projektet
og kvalitet i løsningen er projektet tilført yderligere ressourcer, herunder i forhold til leverandør- og
kontraktstyring.
Økonomi
I akt. 188 af 11. juni 2020 blev de samlede forventede udgifter til Esas-projektet ekskl. renter
opgjort til 191,0 mio. kr. (2020-pl). Opregnet til 2023-pl udgør dette beløb 204,3 mio. kr.
De samlede udgifter til projektet ved udgangen af 2022 udgør 196,0 mio. kr. ekskl. renter
(2023-pl). De samlede udgifter til projektet har således ikke overskredet den tidligere skønnede
totaludgift. Den i akt 188 af 11. juni 2020 skønnede totaludgift forventes dog overskredet i løbet af
de kommende måneder. I perioden til og med august 2023 skønnes det, at udgifterne til projektet vil
udgøre op til 44,0 mio. kr. (2023-pl), således at de samlede udgifter vil udgøre op til 240,0 mio. kr.
(2023-pl). Det svarer til en foreløbig forøgelse af de forudsatte udgifter på 35,7 mio. kr. (17 pct.)
(2023-pl).
Projektet - herunder fordyrelsen - finansieres primært af institutionerne, der skal bruge syste-
met. Herunder med 60 mio. kr. (2023-pl) fra effektiviseringspuljen som tidligere er afsat med henblik
på at understøtte en mere effektiv administration på professionshøjskolerne. Derudover finansieres
projektet også med et årligt bidrag fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.
Uddannelses- og Forskningsministeriet forventer at forelægge Finansudvalget et nyt aktstykke med
opdateret business case, herunder opdateret samlet projektøkonomi, gevinster og risici samt en plan
for færdiggørelse af projektet inden udgangen af august 2023. Statens It-råds vurdering af projektets
status og fremdrift vil være vedlagt, jf. budgetvejledningens pkt. 2.2.18.1.2.
2
c Eftersom de forventede samlede udgifter er forøget med mere end 10 pct. forelægges Finansudval-
get nu et aktstykket mhp. at søge tilslutning til projektets fortsættelse, jf. budgetvejledningens pkt.
2.2.18.1.2 Forelæggelse for Finansudvalget.
e Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at fortsætte Esasprojektet inden for
en samlet økonomisk ramme på op til 240,0 mio. kr. (ekskl. renter), hvilket udgør en fordyrelse
på ca. 17 pct. (35,7 mio. kr.) ift. det forudsatte på akt. 188 af 11. juni 2020. Udgifterne i 2023
afholdes af de involverede institutioner samt de bevillinger, som opføres i finansloven for 2023 på §
19.11.07. Uddannelses- og Forskningsstyrelsens It (Statsvirksomhed).
f Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 2. februar 2023
Christina Egelund
/ Hans Müller Pedersen
Til Finansudvalget.
3