Tidligere fortroligt aktstykke D af 10. december 2015 om anskaffelse af en fællesstatslig HR-løsning

Tidligere fortroligt aktstykke D af 10.12.2015. Fortroligheden er ophævet ved ministerens skrivelse af
04.10.2024
Finansministeriet. København, den 30. november 2015.
a Finansministeriet anmoder Finansudvalget om tilslutning til at igangsætte anskaffelse af en fælles-
statslig HR-løsning.
De samlede projektudgifter inkl. renter er estimeret til 88,0 mio. kr.
Eksistensen af nærværende aktstykke er offentlig, mens indholdet er fortroligt af hensyn til udbuds-
processen. Fortroligheden vil blive ophævet, når kontrakten er indgået.
b Projektets formål
Projektet har til formål at skabe en fællesstatslig HR-løsning. Der er på nuværende tidspunkt kun
delvis lokal systemunderstøttelse på HR-området. Det resulterer i større risiko for fejl og ineffektive
arbejdsgange i forbindelse med organisationsstyring, til- og afgang af medarbejdere samt løbende ad-
ministration af personaledata. Dette afhjælpes gennem digitalisering af arbejdsgange og registrering
af organisations- og persondata ved anskaffelse af en standard HR-løsning. På tidsregistreringsområ-
det er der i vid udstrækning anskaffet lokale systemer, men der kan realiseres stordriftsfordele ved
fælles anskaffelse og drift.
Både for HR- og tidsregistreringsområdet opleves der forretningsmæssige udfordringer med at
stille de nødvendige data til rådighed for ledelsesinformation mv. Med et fælles system sikres et
konsistent og ensartet datagrundlag, som kan sikre god ledelsesinformation og derved et bedre
grundlag for styring i staten.
Hvis projektet ikke gennemføres, forventes den nuværende situation videreført, hvor institutionerne
enten ikke har en HR-løsning eller hver især anskaffer egne løsninger. Dette kan resultere i manglen-
de kvalitet og effektivitet i varetagelsen af HR-opgaven.
Der har fra starten af projektet været bred inddragelse af kommende brugere på henholdsvis
strategisk, taktisk og operationelt niveau. Dette retter sig især mod departementer og øvrige statslige
institutioner, men også selvejesektoren er involveret.
Den anskaffede løsning vil indgå i den pakke af basis administrationssystemer, som de statslige
institutioner er forpligtet til at anvende i medfør af regnskabsbekendtgørelsens § 11. Institutioner der
i forvejen har dispensation for anvendelse af det fælles regnskabssystem forventes fritaget for brugen
af HR-løsningen. Det betyder, at ca. 130 institutioner og 50.000 aktive medarbejdere forventes at
anvende systemet, når det er fuldt implementeret. Fritagne statsinstitutioner og selvejeinstitutioner
Aktstykke nr. Folketinget 2024-25
Finansministeriet/nØkonomistyrelsen, j.nr. 2023-4836
AE003187
Offentligt
Aktstk. 21 - § 7
Finansudvalget 2024-25
vil på frivillig basis kunne anvende løsningen. Dette sker mod betaling på linje med de øvrige
institutioner.
Udgifter ved projektet
De samlede udgifter til anskaffelse, udvikling og implementering af HR-løsningen er estimeret til
88,0 mio. kr. inkl. renteudgifter jf. tabel 1. Udgifterne afholdes inden for den bevillingsmæssige
ramme af § 07.14.01. Moderniseringsstyrelsen. Afskrivninger i forbindelse med anskaffelsen af
den fællesstatslige HR-løsning ventes endvidere håndteret inden for den eksisterende låneramme på
hovedkontoen eller inden for § 7. Finansministeriet.
HR-løsningens ibrugtagningstidspunkt er sat til den 1. august 2017 og aktivets levetid (afskriv-
ningsperioden) er fem år. Projektet forventes afsluttet medio 2019.
Gevinster ved projektet
Tabel 2 viser HR-projektets gevinstprofil.
Gevinsterne er opgjort samlet for de ca. 130 statslige institutioner, der forventes at anvende løsnin-
gen. Projektets gevinster skal i vidt omfang realiseres decentralt i de statslige institutioner. Projektet
indbefatter derfor en omfattende kommunikations-, implementerings- og forandringsledelsesindsats,
og involvering af de kommende kunder/brugere er allerede igangsat under analysefasen. De statslige
institutioner forventes desuden forpligtet til at anvende og betale for systemet, hvorfor de vil have et
økonomisk incitament til at anvende løsningen.
For projektet ventes der samlet set en negativ budgetmæssig gevinst på 0,7 mio. kr. hvilket kan
henføres til omkostningsbortfald til eksisterende tidsregistreringssystemer, og tilkomne udgifter ved
at drive den kommende HR-løsning. Budgetgevinsten forudsætter derfor at eksisterende tidsregistre-
ringsløsninger udfases. Det bemærkes dog at projektet medfører betydelige øvrige økonomiske
gevinster i form af mindre anvendt arbejdstid på HR-opgaver i institutionerne grundet bl.a. digital
understøttelse af arbejdsgange, integration mellem systemer mv. De øvrige økonomiske gevinster
vurderes at antage samlet set 179,4 mio. kr. Disse besparelser har ikke en direkte bevillingsmæssig
konsekvens, men fører til at ressourcer kan omprioriteres til andre opgaver inden for institutionerne.
Udover ovennævnte gevinster vil implementering af den fællesstatslige HR-løsning medføre ikke-
økonomiske gevinster i form af bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag hhv. regelefterlevelse
jf. tabel 2.1.
2
Risikoprofil
Ved fuld indtræden af alle risici estimeres en yderligere projektomkostning på 19,9 mio. kr. Det
anses for usandsynligt, at alle risici indtræffer fuldt ud, ligesom der er igangsat aktiviteter til at
nedbringe risici. Jf. anbefalinger fra ekstern konsulent og it-projektrådet er risikopuljen derfor sat til
11,5 mio. kr., jf. tabel 3, hvilket modsvarer 13 pct. af de samlede estimerede projektomkostninger på
88,0 mio. kr.
Projektets risici er beskrevet i risikoregistret som en del af materialet til risikovurdering til Statens
it-projektråd. Tabel 3.1 indeholder årsag og håndtering af de fem risici, som er vurderet til at have
højest risikoværdi.
En generel risiko er standardisering, hvor alle institutioner der anvender HR-løsningen i et vist
omfang skal tilpasse lokale dataformater- og definitioner samt processer til en fælles løsning. Dette
har implikationer for risiko 1-3 i tabel 3.1.
3
Behandling i Statens It-projektråd
I overensstemmelse med reglerne for statslige it-projekter har HR-projektet været forelagt Statens
It-projektråd til risikovurdering i juni 2015. Rådet vurderede, at projektet har en normal risikoprofil
og gav en række anbefalinger, som er vedlagt som bilag A. Projektet har efterfølgende indarbejdet
flere af anbefalingerne i projektets tilrettelæggelse. De væsentligste aktiviteter som følge af anbefa-
lingerne er:
– Arbejdet med at detaljere projektrisici især vedrørende integrationer er igangsat.
– En præcisering af metoden til at sikre gevinstrealisering og opfølgning på gevinster.
– Øget fokus på løsningens brugervenlighed fx gennem testcases og indarbejdelse af incitamenter i
udbudsmaterialet, som tilskynder den kommende system-leverandør til at prioritere området.
– Rapporteringsplanen er under revidering i forhold til de indholdsmæssige krav og frekvensen for
rapportering.
– Styregruppens sammensætning er genovervejet, men fastholdt. Der er dog sket en præcisering af
beslutningskompetencen.
Tidsplan for fremtidige orienteringer
Finansudvalget orienteres om status for HR-projektet på følgende tidspunkter:
– November 2016: Orientering om resultatet af det gennemførte udbud samt projektets status i
øvrigt.
– April 2019: Orientering i forbindelse med afslutning af implementering samt projektets status i
øvrigt.
– April 2020: Orientering om projektets drift og effekter.
c Aktstykket forelægges Finansudvalget med henblik på, at projektet igangsættes og det forberedte
udbud kan offentliggøres med henvisning til budgetvejledningen pkt. 2.2.18.3.
d Projektet har været forelagt Statens It-projektråd, hvis udtalelse vedlægges som bilag til dette
aktstykke.
e Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at HR-projektet igangsættes (og
udbud offentliggøres). De samlede projektudgifter inkl. renter er 88,0 mio. kr.
København, den 30. november 2015
Claus Hjort Frederiksen
/ Poul Taankvist
Til Finansudvalget.
4