Aktstykke om forudbetaling af reservationsgebyr til Bella Center Copenhagen ifm. afholdelsen af EPC-topmøde i 2025

Udenrigsministeriet. København, den 24. september 2024.
a. Udenrigsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til, at Udenrigsministeriet i 2024 kan
foretage en forudbetaling på 12,0 mio. kr. med henblik på at kunne leje lokaler til afholdelse af
et topmøde i European Political Community (EPC) i Bella Center Copenhagen ifm. Danmarks
EU-formandskab i efteråret 2025.
Selve forudbetalingen i 2024 foretages fra § 06.11.02. Regeringens fællesudgifter vedrørende
EU-formandskabet. Udgiftsvirkningen på 12,0 mio. kr. i 2025 søges håndteret på finansloven for
2025.
b. Der afholdes møder i European Political Community (EPC) halvårligt skiftevis i et tredjeland og i
EU-formandskabslandet. Danmark har på seneste EPC-topmøde i juli 2024 annonceret, at Danmark
vil påtage sig værtskabet for EPC i efteråret 2025.
Udenrigsministeriet har i lyset heraf indgået kontrakt med Bella Center Copenhagen om afholdelse
af EPC-topmødet.
EPC-topmødet vil være det største enkeltstående arrangement under Danmarks EU-formand-
skab. Der forventes deltagelse med op mod 47 stats- og regeringschefer samt en række højniveaudel-
tagere fra EU-institutionerne. Der forventes en stor mediemæssig bevågenhed med deltagelse af op
mod 1.200 pressefolk.
Det er ud fra hensyn til bl.a. Københavns Lufthavns kapacitet til håndtering af et stort antal særfly,
VIP-modtagelsesfaciliteter samt hotelkapaciteten i København besluttet, at topmødet skal afholdes
i København. Efter en konkret markedsafdækning af mulige lokationer for afholdelsen af EPC, og
under hensyntagen til det store opbud samt de logistiske og ikke mindst sikkerhedsmæssige aspekter
forbundet med højniveaudeltagelsen, har Udenrigsministeriet besluttet, at topmødet skal afvikles i
Bella Center Copenhagen. Kontrakten med Bella Centeret er således indgået ved direkte tildeling i
overensstemmelse med udbudsloven og med juridisk bistand af Kammeradvokaten.
Bella Center Copenhagen har stillet betingelse om, at der skal forudbetales gebyrer for reservation
af lokaler og udstyr, flytning af eksisterende arrangementer, samt for projektledelse af mødeafviklin-
gen.
Forudbetaling vil ske i fire rater, hvoraf to rater falder i 2024.
Aktstykke nr. Folketinget -NaN
Udenrigsmin., j.nr. 23/00853-18
AS002211
Offentligt
Aktstk. 14 - § 6
Finansudvalget 2024-25
Første rate betales med forfald 14 dage efter tilslutning fra Finansudvalget og udgør sammenlagt
10,0 mio. kr. Anden rate betales med forfald d. 10. november 2024 og udgør 2,0 mio. kr. I 2025 vil
der forudbetales 7,0 mio. kr. i to rater af 3,5 mio. kr. med forfald hhv. d. 15. april og 30. juni.
De samlede udgifter til forudbetalingens fire rater – herunder de to rater, der forudbetales i 2024
– udgiftsføres på regnskabet i 2025, når ydelsen er leveret. Den aftalte betalingsplan er indgået med
forbehold for Finansudvalgets godkendelse af, at der kan ske forudbetaling inden ydelsens levering.
De resterende udgifter vil forfalde til betaling efter afholdelse af EPC-topmødet pba. en opgørelse
af de faktisk afholdte udgifter. Bella Centeret har oplyst, at den samlede kontraktværdi til afholdelse
af topmødet løber op i anslået 40,0 mio. kr.
Udgifterne søges håndteret på finansloven for 2025.
Udenrigsministeriet har ret til at annullere aftalen med Bella Center Copenhagen mod betaling af et
annulleringsgebyr som udgør følgende:
i) Et samlet beløb på 12,0 mio. kr. for annullering frem til d. 14. april 2025
ii) Et samlet beløb på 15,5 mio. kr. for annullering fra d. 15. april 2025 frem til d. 29. juni 2025
iii) Et samlet beløb på 19,0 mio. kr. for annullering efter d. 30. juni 2025
Såfremt Udenrigsministeriet annullerer aftalen efter d. 1. september 2025, skal Bella Center Copen-
hagen holdes skadesløs for alle direkte omkostninger forbundet med forberedelsen af arrangemen-
tet. Dette dækkes af Udenrigsministeriet i tillæg til de 19,0 mio. kr. i annulleringsgebyr.
For at foretage forudbetalingen på 12,0 mio. kr. i 2024 anmodes der om hjemmel til forudbetaling,
jf. budgetvejledningens pkt. 2.2.13. Herudover anmodes der om hjemmel til flerårige dispositioner, jf.
budgetvejledningens 2.2.10, da der ved indgåelse af kontrakten med Bella Center Copenhagen indgås
en forpligtelse i 2024 med udgiftsvirkning i 2025.
c. Aktstykket forelægges Finansudvalget nu med henblik på, at Udenrigsministeriet kan foretage forud-
betaling af et reservationsgebyr i indeværende finansår mhp. leje af lokaler og områder med Bella
Center Copenhagen til afholdelse af et internationalt EPC-topmøde under Danmarks EU-formand-
skab.
e. Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til, at Udenrigsministeriet kan foretage
en forudbetaling i 2024 på 12,0 mio. kr. med henblik på at kunne leje lokaler til afholdelse af
et topmøde i European Political Community (EPC) i Bella Center Copenhagen ifm. Danmarks
EU-formandskab i efteråret 2025.
2
f. Finansministeriets tilslutning foreligger.
København, den 24. september 2024
Marie Bjerre
/ Jonathan Benjamin Knudsen
Til Finansudvalget.
3