ARBEJDSDOKUMENT FRA KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE RESUMÉ AF RAPPORTEN OM KONSEKVENSANALYSEN […] Ledsagedokument til Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om ændring af direktiv 2009/38/EF for så vidt angår oprettelse og drift af europæiske samarbejdsudvalg og effektiv håndhævelse af retten til tværnational information og høring

EN EN
EUROPEAN
COMMISSION
Brussels, 24.1.2024
SWD(2024) 11 final
COMMISSION STAFF WORKING DOCUMENT
EXECUTIVE SUMMARY OF THE IMPACT ASSESSMENT REPORT
Accompanying the document
Proposal for a Directive of the European Parliament and of the Council
amending Directive 2009/38/EC as regards the establishment and functioning of
European Works Councils and the effective enforcement of transnational information
and consultation rights
{COM(2024) 14 final} - {SEC(2024) 35 final} - {SWD(2024) 9 final} -
{SWD(2024) 10 final}
Offentligt
KOM (2024) 0014 - SWD-dokument
Europaudvalget 2024
1
A. Context
European Works Councils (‘EWCs’) are employee representation bodies for information and
consultation with management of multinational undertakings of a certain size on transnational matters.
In the ongoing transformation of the world of work driven by environmental, economic, and social
sustainability considerations, a meaningful involvement of workers and their representatives at all
levels can help anticipate and manage change, diminish job losses, maintain employability, and ease
effects on social welfare systems and related adjustment costs. To date, EWCs or other agreements on
transnational information and consultations exist in around 1000 multinational undertakings,
representing ca. 16.6 million EU employees. Directive 2009/38/EC (‘the Directive’) provides a
framework with minimum requirements for the setting-up and operation of EWCs, which respects the
autonomy of management and employees’ representatives to tailor the information and consultation
process to their specific needs and preserves management’s ability to take decisions effectively. This
initiative is about making sure that this framework is clear, effective, and enforceable. This initiative
concerns Union-scale undertakings and their employees in the Member States.
EWCs and transnational information and consultation procedures complement the information and
consultation of employees at national level pursuant, in particular, to Directive 2002/14/EC
establishing a general framework for informing and consulting employees in the European
Community, Directive 2001/23/EC on transfers of undertakings, and Directive 98/59/EC on collective
redundancies. This initiative does not affect national legislation on information and consultation of
employees deriving from these EU Directives.
B. Need for EU action
What is the problem being addressed?
The Directive does not always fully achieve its objective to improve the right to transnational
information and consultation of employees in multinational undertakings. In some cases, there is a
lack of a genuine and meaningful dialogue between management and EWCs, and uncertainty in
relation to the process for setting up EWCs, to the scope of information and consultation obligations
limited in the Directive to ‘transnational matters’, to the coverage of expenses, to the conditions for
requiring the confidential treatment of information or refusing to disclose certain information to
EWCs, and to access to justice. Moreover, there is a clear lack of gender balance on many EWCs, and
infringements of information and consultation rights are often not sanctioned sufficiently to ensure
compliance. Finally, due to exemptions from the scope, the Directive does not apply to ca. 350
undertakings in which agreements on transnational information and consultation exist, which makes
the regulatory framework complex and fragmented, creating different levels of protection for
employees in Union-scale undertakings.
While these issues cannot be assumed to apply on a general scale, they together lead to shortcomings
of the effectiveness of the existing EWC framework. Consequently, the potential of EWCs is not fully
exploited to promote employee involvement and ‘buy-in’ and sustainable working conditions, also in
the context of structural changes linked to the green and digital transitions.
What is this initiative expected to achieve?
The general objective of this initiative is to improve the effectiveness of the framework for the
information and consultation of employees at transnational level. This objective is consistent with the
aims and principles set out in the Directive. In accordance with the relevant legal basis in the Treaty on
2
the Functioning of the EU, the basic nature of the Directive as an information and consultation – rather
than co-determination – instrument remains unchanged.
Specifically, the initiative aims (i) to avoid unjustified differences in workers’ minimum information
and consultation rights at transnational level, (ii) to ensure an efficient and effective setting-up of
EWCs, (iii) to ensure the appropriate resourcing of EWCs and an effective process for their
information and consultation, and (iv) to promote a more effective enforcement of the Directive,
including through access to justice for employee representatives and effective, dissuasive and
proportionate sanctions.
What is the added value of action at EU level?
The Directive sets out minimum standards for transnational information and consultation of employees
in multinational undertakings. Since this is a cross-border matter, challenges must be addressed at EU
level. The specific EU added value of the initiative lies in the development of these minimum
standards. These standards foster upwards convergence in employment and social outcomes between
Member States. The initiative will further increase the added value also for companies, by creating a
simpler and more coherent regulatory framework across the entire EU. In geographic terms, all
Member States can be affected by the problem, because its consequences materialise not only in the
Member State where an EWC is based, but also in those where establishments belonging to the same
group are based.
C. Policy options
What legislative and non-legislative policy options have been considered?
The Commission has considered various policy options, taking into account available evidence and
stakeholder views, in particular its evaluation of the recast Directive, the relevant resolutions of the
European Parliament and social partners’ contributions to the two-phase consultation. The options
were grouped in relation to the four distinct policy objectives mentioned above.
In relation to the application of different rules to undertakings depending on when they concluded
their information and consultation or EWC agreement, there is, for legal reasons, a binary policy
choice between maintaining and removing the exemptions from the scope of the Directive.
Concerning the setting-up of EWCs, legislative and non-legislative policy options involve
clarifications regarding the resources available to employees’ representatives tasked with negotiating
the EWC agreement, and in particular the coverage of their reasonable legal costs. As an
accompanying measure, the options include a clarification of the deadline for initiating negotiations
following a request to establish an EWCs. As a more far-reaching alternative, the options also include
an objective of a balanced gender-composition of EWCs, to be reflected in EWC agreements.
As regards the operation of EWCs, policy alternatives to clarify the concept of ‘transnational matters’
range from non-binding interpretative guidance and a targeted clarification of the wording to a
substantial broadening of the concept, combined with an obligation on management to justify why a
certain matter is not transnational. Secondly, a requirement for management to provide a reasoned
response to the EWC’s opinion was assessed, as well as a clarification that management may impose
the confidential treatment of information only in the legitimate interest of the undertaking. Moreover,
management would be required to specify, upon request, the grounds for declaring certain information
confidential or refusing to disclose it. A more far-reaching alternative option would allow management
to refuse the disclosure of information on the grounds that it would seriously harm the functioning of
3
the undertaking only subject to prior judicial or administrative authorisation, and generally exempt
information sharing between the EWC and national or local employees’ representatives from
confidentiality restrictions. Thirdly, concerning the coverage of EWCs’ expenses, policy options
include non-binding guidance facilitating the application of existing requirements, or alternatively
more specific legislative requirements for parties to regulate in their agreement how certain expenses –
such as experts’ fees and legal and training costs – are covered. Alternatively, more far-reaching
binding requirements for the coverage of costs could be laid down in the Directive.
Concerning the issues of enforcement and access to justice, the policy options pertain to sanctions
applicable when the national legislation transposing the Directive is infringed, and remedies available
to rightsholders in such cases. Binding options involve, at one end of the spectrum, measures to clarify
and strengthen the general requirements in the Directive, including through a requirement to take
undertakings’ turnover into consideration when determining pecuniary sanctions, as well as an
obligation on Member States to notify the Commission of how access to justice and effective remedies
are ensured in respect of all the rights under the Directive. At the other end of the spectrum are more
far-reaching options consisting of introducing the possibility for EWCs to request the suspension of
management decisions and laying down specific ceilings for pecuniary sanctions of 2% (in the case of
unintentional infringements) and 4% (in the case of intentional infringements) of undertakings’
worldwide turnover.
In designing the policy measures and packaging them to form policy options, the Commission was
guided by the following key considerations: (i) the need to leave discretion to Member States in
implementing any revised minimum requirements on transnational information and consultation,
allowing them to integrate them into their respective rules, industrial relations traditions and practices,
in accordance with the principle of subsidiarity and the Treaty legal base; (ii) full respect of the
autonomy of social partners in giving practical effect to the minimum requirements; (iii) the fact that
business stakeholders generally favour non-binding measures whereas trade union organisations and
employee representatives support legislative amendments. Therefore, while various possible
alternative combinations between legislative and non-legislative measures could be envisaged in
theory, stakeholder feedback did not indicate any particular such combination; (iv) non-legislative
measures, such as the funding of projects to promote the awareness of the transnational information
and consultation framework, and the Commission’s monitoring of the implementation of the Directive
by the Member States form part of the baseline scenario. A legislative initiative would therefore
automatically be combined with such continuing non-binding measures.
Who supports which option?
As part of a broader campaign for democracy in workplaces, the Parliament has in its 2021 resolution
on ‘democracy at work’ and, in particular, in its 2023 resolution with recommendations to the
Commission to revise Directive 2009/38/EC, called to strengthen the role and capacity of EWCs as
information and bodies in Union-scale undertakings operating in the European Union. The European
Economic and Social Committee has made similar calls over the past years. European trade union
organisations generally support the more far-reaching binding amendments outlined above, which take
up the European Parliament’s recommendations, whereas business organisations dispute the existence
of shortcomings warranting EU policy action, and caution against creating additional costs and
negative impacts of some options on competitiveness.
What is the preferred choice and why?
The preferred policy option combines the following measures:
4
(i) The exemptions of certain Union-scale undertakings will be ended, to simplify the framework for
transnational information and consultation and guarantee equal access of employees to the rights under
the Directive. The ‘voluntary agreements’ of previously exempted undertakings were concluded and
operated outside the scope of EU law, so once the exemption is removed an EWC may be set up upon
request of employees or on management’s own initiative, or the voluntary agreements may continue if
no such request is made.
(ii) The resources available to employees’ representatives during the negotiation of new EWC
agreements, in particular the coverage of reasonable legal costs, will be clarified, as will the wording
of management’s obligation to initiate negotiations within six months of a request to establish an
EWC. In addition, a gender-balance objective is to be reflected in EWC agreements, as the currently
unbalanced composition of EWCs would otherwise be perpetuated.
(iii) Targeted clarifications of the concept of transnational matters will be introduced in the Directive
to address the existing uncertainty and reduce the risk of disputes. An obligation for management to
conduct information and consultation in a way that enables worker’s representatives to express their
opinion prior to the adoption of the decision and to provide a reasoned response to EWCs’ opinions
before adopting a decision on transnational matters will be laid down, to strengthen the effectiveness
of dialogue on transnational matters. With respect to the coverage of EWCs’ expenses, the preferred
option upholds the principle of party autonomy, requiring that potentially contentious points such as
the coverage of legal costs, experts’ fees and training costs be addressed in EWC agreements. For
EWCs operating based on subsidiary requirements, their right to coverage of reasonable legal costs
will be spelled out in those requirements. The wording of the existing requirement to provide
necessary training “without loss of wages” for members of EWCs and special negotiating bodies
(SNBs) will be adapted to clarify that undertakings are to cover the costs and expenses related to such
training. Furthermore, to ensure that confidential treatment of information is not imposed without
justification, the preferred option will limit that possibility to cases where it is in the legitimate interest
of the undertaking. For reasons of transparency and effective redress, management will be required to
specify, upon request, the grounds justifying confidentiality or non-disclosure.
(iv) Member States will be required as part of their transposition obligation to notify information about
their enforcement framework in respect of rights guaranteed by the Directive, with a view to
facilitating compliance monitoring and enforcement by the Commission, and the general obligation to
ensure effective sanctions and access to justice will be reflected in the Directive. Financial penalties to
sanction infringements of transnational information and consultation rights are to be determined in
consideration of undertakings’ turnover, to ensure their proportionality and dissuasiveness.
D. Impacts of the preferred option
What are the benefits of the preferred option?
The currently 678 undertakings with active EWC agreements and their ca. 11.3 million EU employees,
as well as parties to future EWC agreements, stand to benefit from increased clarity of the legal
requirements, which is expected to reduce the risk of disputes and associated costs.
By removing exemptions from the scope of the Directive, all eligible undertakings (ca. 3970) would
be placed on an equal footing, simplifying and reinforcing the coherence of the regulatory framework.
The ca. 5.4 million EU/EEA employees (and their representatives) or management of the currently
exempted undertakings with ‘voluntary agreements’ (323) would gain the right to request the
establishment of an EWC in order to benefit from an equal application of minimum rights and
5
obligations enforceable under EU law. Together with management, they could also opt to preserve
well-functioning voluntary agreements. In the context of requests to establish a new EWC, employee
representatives would have a clear entitlement to the coverage of their reasonable legal costs and more
legal certainty regarding management’s obligation to initiate negotiations within six months. The
workforce of Union-scale undertakings would also benefit from the objective of a gender-balanced
composition of EWCs, which is to be reflected in newly concluded or renegotiated EWC agreements.
Improved gender-balance in EWCs would improve quality of social dialogue and may contribute to
more equitable management decisions on transnational matters.
During the information and consultation process, EWCs which are not yet entitled to a timely reasoned
response from management to their opinion would gain such a right. This will help them to engage in
dialogue with central management on transnational matters. This dialogue is also facilitated by
clarifications of the essential concept of transnational matters, which defines the scope of the
information and consultation activities of EWCs, and by the application of the confidentiality
obligation solely when objectively justified. For EWCs, SNBs and employees’ representatives who
currently do not have effective remedies to enforce all their rights under the Directive, the initiative
would improve access to justice.
The overall increased effectiveness and quality of transnational social dialogue in Union-scale
undertakings would enable a better-informed strategic decision-making by companies and reinforce
mutual trust between management and the workforce. However, the analysis of such benefits is
necessarily qualitative in nature, as they tend to be long-term and indirect and depend on intangible
factors such as the established culture of employee involvement in the respective undertaking.
What are the costs of the preferred option?
In the currently exempted undertakings with ‘voluntary agreements’, central management could
initiate negotiations of a new EWC or would have to initiate them, if so requested by employees in
accordance with the Directive. This will entail estimated average costs of ca. EUR 148 000 per
negotiation for those undertakings. Generally, during negotiations or renegotiations involving an SNB
, undertakings will be legally required to cover – in addition to other costs incurred in the setting-up
phase – also reasonable legal costs, currently not explicitly required in the large majority of Member
States. Where necessary to align existing EWC agreements with the revised requirements – e.g., to
address the coverage of EWCs’ expenses for legal or expert advice and training – central management
must engage in renegotiations. Average costs of renegotiations could not be reliably quantified as they
are highly variable. Evidence suggests that a re-negotiation process is shorter than the process for
setting up a new EWC, while it may also require multiple meetings in complex cases. Based on the
available evidence, it was possible to monetise certain costs linked to meetings between management
and EWC representatives for the renegotiation of existing agreements (ca. EUR 18 400 per meeting).
In a substantial number of cases, the necessary adaptations of EWC agreements could be agreed as
part of regular renegotiations, which occur on average every five years, entailing no or only very
limited additional costs compared to the baseline. Undertakings could also face an incremental
increase in the costs of running an EWC (ca. EUR 300 000 on average per year per EWC under the
baseline), for instance in relation to the obligation to provide a reasoned response to the EWC. Finally,
in cases of breaches of obligations, the undertakings would face a risk of higher financial penalties.
The occurrence of legal disputes and application of penalties is however expected to remain low.
For assessing the impacts of the policy options, available cost estimates have been presented in terms
of average unit costs per option, in relation to the average turnover of the Union-scale undertakings.
6
When comparing the quantifiable unit costs to the turnover of relevant undertakings and taking into
account the projected trends, the economic costs of the preferred option are expected to be and remain
negligible. Accordingly, no impacts on competitiveness of companies could be identified as a result of
the preferred option
Estimates of aggregate costs of the initiative have been developed to indicate potential costs based on
hypothetical assumptions, due to the multiplicity of factors influencing the operation of social
dialogue, which cannot be reliably estimated (for example, it cannot be reliably estimated in how
many undertakings with voluntary agreements employees or management would initiate a process for
setting up of an EWC, or how many of the existing EWC agreements would be adapted as a result of
this initiative). The fact that the Directive leaves broad freedom to parties to EWC agreements to tailor
the information and consultation process as well as resources, training, etc. to their specific situation
and needs makes it fundamentally challenging to establish a causal link between the policy options
and specific economic or social outcomes.
Will SMEs or consumers be affected?
The envisaged policy measures would not apply to SMEs and no indirect effects on SMEs are
foreseeable. It is also highly unlikely that the possible marginal increases in the costs of setting-up or
running of EWCs would be passed on to consumers.
Will there be significant impacts on national budgets and administrations?
All Member States would have to amend their legislation implementing the Directive. They would
need to collect and notify to the Commission information on how EWCs, SNBs and employees’
representatives can bring judicial proceedings in respect of all their rights under the Directive. This
obligation would entail limited administrative costs, which would be minimised by discharging it
through the standard process of notifying transposition measures via the available IT systems. The
initiative is unlikely to entail increased enforcement/adjudication costs for national authorities.


DA DA
EUROPA-
KOMMISSIONEN
Bruxelles, den 24.1.2024
SWD(2024) 11 final
ARBEJDSDOKUMENT FRA KOMMISSIONENS TJENESTEGRENE
RESUMÉ AF RAPPORTEN OM KONSEKVENSANALYSEN
[…]
Ledsagedokument til
Forslag til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv
om ændring af direktiv 2009/38/EF for så vidt angår oprettelse og drift af europæiske
samarbejdsudvalg og effektiv håndhævelse af retten til tværnational information og
høring
{COM(2024) 14 final} - {SEC(2024) 35 final} - {SWD(2024) 9 final} -
{SWD(2024) 10 final}
Offentligt
KOM (2024) 0014 - SWD-dokument
Europaudvalget 2024
1
A. Baggrund
Europæiske samarbejdsudvalg er organer, der repræsenterer arbejdstagerne, og som står for
information og høring om tværnationale emner i samarbejde med ledelsen i multinationale
virksomheder af en vis størrelse. Som led i den igangværende omstilling af arbejdslivet som følge af
hensyn til miljømæssig, økonomisk og social bæredygtighed kan en meningsfuld inddragelse af
arbejdstagerne og deres repræsentanter på alle niveauer bidrage til at foregribe og håndtere
forandringer, mindske tabet af arbejdspladser, opretholde beskæftigelsesegnetheden og lette
virkningerne for de sociale velfærdssystemer og de dermed forbundne tilpasningsomkostninger. Hidtil
findes der europæiske samarbejdsudvalg eller andre aftaler om tværnational information og høring i
omkring 1 000 multinationale virksomheder, som repræsenterer ca. 16,6 mio. EU-arbejdstagere.
Direktiv 2009/38/EF ("direktivet") fastlægger en ramme med minimumskrav til oprettelse og drift af
europæiske samarbejdsudvalg, som respekterer ledelsens og arbejdstagerrepræsentanternes autonomi
til at skræddersy informations- og høringsprocessen til deres specifikke behov og bevarer ledelsens
evne til at træffe effektive beslutninger. Dette initiativ handler om at sikre, at denne ramme er klar,
effektiv og kan håndhæves. Det vedrører EU-virksomheder og deres ansatte i medlemsstaterne.
De europæiske samarbejdsudvalg og de tværnationale informations- og høringsprocedurer supplerer
information og høring af arbejdstagerne på nationalt plan, navnlig i henhold til direktiv 2002/14/EF
om indførelse af en generel ramme for information og høring af arbejdstagerne i Det Europæiske
Fællesskab, direktiv 2001/23/EF om overførsel af virksomheder og direktiv 98/59/EF om kollektive
afskedigelser. Dette initiativ berører ikke den nationale lovgivning om information og høring af
arbejdstagerne i henhold til disse EU-direktiver.
B. Behov for en indsats på EU-plan
Hvad er problemstillingen?
Direktivet opfylder ikke altid fuldt ud sit mål om at forbedre arbejdstagernes ret til tværnational
information og høring i multinationale virksomheder. I nogle tilfælde mangler der en reel og
meningsfuld dialog mellem ledelsen og de europæiske samarbejdsudvalg, og der er usikkerhed med
hensyn til processen for oprettelse af europæiske samarbejdsudvalg, omfanget af informations- og
høringsforpligtelser, der i direktivet er begrænset til "tværnationale emner", dækning af udgifter,
betingelserne for at kræve fortrolig behandling af oplysninger eller afslag på at videregive visse
oplysninger til de europæiske samarbejdsudvalg samt adgang til klage og domstolsprøvelse. Desuden
er der en klar mangel på kønsbalance i mange europæiske samarbejdsudvalg, og overtrædelser af
retten til information og høring straffes ofte ikke tilstrækkeligt til at sikre overholdelse. Endelig finder
direktivet på grund af fritagelser fra anvendelsesområdet ikke anvendelse på ca. 350 virksomheder,
som har indført aftaler om tværnational information og høring, hvilket gør regelsættet komplekst og
uensartet og skaber forskellige beskyttelsesniveauer for arbejdstagere i EU-virksomheder.
Selv om disse spørgsmål ikke kan antages at være alment gældende, skaber de tilsammen en
manglende effektivitet i de eksisterende rammer for europæiske samarbejdsudvalg. De europæiske
samarbejdsudvalgs potentiale udnyttes derfor ikke fuldt ud til at fremme inddragelse af arbejdstagerne
og "accept" og bæredygtige arbejdsvilkår, selv i forbindelse med strukturelle ændringer i forbindelse
med den grønne og den digitale omstilling.
Hvilke resultater forventes der af initiativet?
2
Initiativets overordnede mål er at afhjælpe direktivets mangler og dermed forbedre effektiviteten af
rammerne for information og høring af arbejdstagerne på tværnationalt plan. Dette mål er i
overensstemmelse med direktivets mål og principper. I overensstemmelse med det relevante
retsgrundlag i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde forbliver direktivets
grundlæggende karakter som en informations- og høringsretsakt — og ikke om medbestemmelse —
uændret.
Initiativet har specifikt til formål i) at undgå uberettigede forskelle i arbejdstagernes minimumsret til
information og høring på tværnationalt plan, ii) at sikre en effektiv oprettelse af europæiske
samarbejdsudvalg, iii) at sikre passende ressourcer til de europæiske samarbejdsudvalg og en effektiv
proces for information og høring heraf og iv) at fremme en mere effektiv håndhævelse af direktivet,
herunder gennem adgang til domstolsprøvelse for arbejdstagerrepræsentanter og effektive,
afskrækkende og forholdsmæssige sanktioner.
Hvad er merværdien ved at handle på EU-plan?
Direktivet fastsætter minimumsstandarder for tværnational information og høring af arbejdstagerne i
multinationale virksomheder. Da der er tale om et grænseoverskridende anliggende, skal
udfordringerne løses på EU-plan. Initiativets specifikke EU-merværdi ligger i udviklingen af disse
minimumsstandarder. Standarderne fremmer opadgående konvergens med hensyn til beskæftigelse og
sociale resultater mellem medlemsstaterne. Initiativet vil yderligere øge merværdien også for
virksomhederne ved at skabe en enklere og mere sammenhængende lovgivningsmæssig ramme i hele
EU. Geografisk kan alle medlemsstater blive berørt af problemet, fordi dets konsekvenser ikke kun
opstår i den medlemsstat, hvor et europæisk samarbejdsudvalg er baseret, men også i de
medlemsstater, hvor virksomheder, der tilhører samme koncern, er beliggende.
C. Løsningsmodeller
Hvilke lovgivningsmæssige og ikkelovgivningsmæssige løsninger er overvejet?
Kommissionen har overvejet forskellige politiske løsningsmodeller under hensyntagen til den
tilgængelige dokumentation og interessenternes synspunkter, navnlig Kommissionens evaluering af
det omarbejdede direktiv, de relevante beslutninger fra Europa-Parlamentet og
arbejdsmarkedsparternes bidrag til høringen i to faser. Løsningsmodellerne blev opdelt i forhold til de
fire forskellige politiske mål, der er nævnt ovenfor.
Med hensyn til anvendelsen af forskellige regler for virksomheder afhængigt af, hvornår de indgik
deres informations- og høringsaftale eller aftale om et europæisk samarbejdsudvalg, er der af juridiske
grunde to politiske valgmuligheder, nemlig enten at opretholde eller at fjerne fritagelserne fra
direktivets anvendelsesområde.
Med hensyn til oprettelsen af europæiske samarbejdsudvalg omfatter de lovgivningsmæssige og
ikkelovgivningsmæssige politiske løsningsmodeller præciseringer vedrørende de ressourcer, der er til
rådighed for arbejdstagerrepræsentanter, der har til opgave at forhandle aftalen om europæiske
samarbejdsudvalg, og navnlig dækningen af deres rimelige sagsomkostninger. Som en
ledsageforanstaltning omfatter løsningsmodellerne en præcisering af fristen for indledning af
forhandlinger, når der er indgivet en anmodning om oprettelse af et europæisk samarbejdsudvalg. Som
et mere vidtrækkende alternativ omfatter løsningsmodellerne også et mål om en afbalanceret
kønssammensætning i de europæiske samarbejdsudvalg, som skal afspejles i aftalerne om
samarbejdsudvalgene.
3
Hvad angår de europæiske samarbejdsudvalgs drift, spænder de politiske alternativer til at præcisere
begrebet "tværnationale emner" fra en ikkebindende fortolkningsvejledning og en målrettet
præcisering af ordlyden til en væsentlig udvidelse af begrebet kombineret, samtidig med at ledelsen
forpligtes til at begrunde, hvorfor et bestemt emne ikke er tværnationalt. For det andet blev kravet om,
at ledelsen skulle give et begrundet svar på det europæiske samarbejdsudvalgs udtalelse, vurderet
samtidig med en præcisering af, at ledelsen kun kan kræve fortrolig behandling af oplysninger, når det
er i virksomhedens legitime interesse. Ledelsen ville desuden være forpligtet til efter anmodning at
præcisere grundene til, at erklære visse oplysninger fortrolige eller nægte at videregive dem. En mere
vidtrækkende alternativ løsning ville give ledelsen mulighed for at nægte at videregive oplysninger
med den begrundelse, at det ville være til alvorlig skade for virksomhedens drift, hvis der først kræves
forudgående retlig eller administrativ tilladelse, og generelt undtage udveksling af oplysninger mellem
det europæiske samarbejdsudvalg og nationale eller lokale arbejdstagerrepræsentanter fra
fortrolighedsbegrænsninger. For det tredje omfatter de politiske løsningsmodeller med hensyn til
dækning af de europæiske samarbejdsudvalgs udgifter ikkebindende vejledning, der letter anvendelsen
af eksisterende krav, eller alternativt mere specifikke lovgivningsmæssige krav til parterne om i deres
aftale at fastsætte, hvordan visse udgifter — f.eks. eksperthonorarer og udgifter til advokatbistand og
uddannelse — dækkes. Alternativt kunne der i direktivet fastsættes mere vidtrækkende bindende krav
til dækning af omkostninger.
Med hensyn til spørgsmål om håndhævelse og adgang til klage og domstolsprøvelse vedrører de
politiske løsningsmodeller sanktioner, der finder anvendelse, når den nationale lovgivning til
gennemførelse af direktivet overtrædes, og de retsmidler, der er til rådighed for rettighedshavere i
sådanne tilfælde. Bindende løsninger omfatter i den ene ende af spektret foranstaltninger til at
præcisere og styrke de generelle krav i direktivet, herunder gennem et krav om at tage
virksomhedernes omsætning i betragtning, når der fastsættes bøder, samt en forpligtelse for
medlemsstaterne til at underrette Kommissionen om, hvordan der sikres adgang til klage og
domstolsprøvelse og effektive retsmidler for så vidt angår alle rettigheder i henhold til direktivet. I den
anden ende af spektret er der mere vidtrækkende løsningsmodeller, der består i at give de europæiske
samarbejdsudvalg mulighed for at anmode om suspension af ledelsesbeslutninger og fastsættelse af
specifikke lofter for finansielle sanktioner på 2 % (i tilfælde af utilsigtede overtrædelser) og 4 % (i
tilfælde af forsætlige overtrædelser) af virksomhedernes omsætning på verdensplan.
Ved udformningen af de politiske foranstaltninger og opstillingen heraf som politiske
løsningsmodeller tog Kommissionen udgangspunkt i følgende centrale overvejelser: i) behovet for at
overlade det til medlemsstaterne at gennemføre eventuelle reviderede minimumskrav om tværnational
information og høring, således at de får mulighed for at integrere dem i deres respektive regler,
traditioner og praksis i forbindelse med arbejdsmarkedsrelationer i overensstemmelse med
nærhedsprincippet og retsgrundlaget i traktaten, ii) fuld respekt for arbejdsmarkedsparternes
selvstændighed med hensyn til at gennemføre minimumskravene i praksis, iii) det forhold, at
erhvervslivets interessenter generelt går ind for ikkebindende foranstaltninger, mens fagforeninger og
arbejdstagerrepræsentanter støtter lovgivningsmæssige ændringer. Selv om der i teorien kunne
overvejes forskellige alternative kombinationer mellem lovgivningsmæssige og
ikkelovgivningsmæssige foranstaltninger, tydede interessenternes feedback derfor ikke på nogen
bestemt kombination, iv) ikkelovgivningsmæssige foranstaltninger såsom finansiering af projekter til
fremme af kendskabet til den tværnationale informations- og høringsramme og Kommissionens
overvågning af medlemsstaternes gennemførelse af direktivet indgår i referencescenariet. Et
lovgivningsinitiativ ville derfor automatisk blive kombineret med sådanne fortsatte ikkebindende
foranstaltninger.
4
Hvem støtter hvilken løsning?
Som led i en bredere kampagne for demokrati på arbejdspladsen har Parlamentet i sin beslutning fra
2021 om "demokrati på arbejdspladsen" og navnlig i sin beslutning fra 2023 med henstillinger til
Kommissionen om at revidere direktiv 2009/38/EF opfordret til at styrke de europæiske
samarbejdsudvalgs rolle og kapacitet som informations- og høringsorganer i EU-virksomheder, der
opererer i Den Europæiske Union. Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg har fremsat
lignende opfordringer i de senere år. De europæiske fagforeninger støtter generelt de mere
vidtrækkende bindende ændringer, der er skitseret ovenfor, og som tager højde for Europa-
Parlamentets henstillinger, hvorimod erhvervsorganisationerne bestrider, at der findes mangler, der
berettiger EU's politiske tiltag, og er forsigtige med at skabe yderligere omkostninger og negative
virkninger af visse løsningsmodeller for konkurrenceevnen.
Hvad er den foretrukne løsning, og hvorfor?
Den foretrukne løsningsmodel kombinerer følgende foranstaltninger:
i) Fritagelserne for visse EU-virksomheder vil blive bragt til ophør for at forenkle rammen for
tværnational information og høring og sikre arbejdstagerne lige adgang til rettighederne i medfør af
direktivet. De "frivillige aftaler" i virksomheder, der tidligere var fritaget, blev indgået og anvendt
uden for EU-rettens anvendelsesområde, så når fritagelsen er fjernet, kan der oprettes et europæisk
samarbejdsudvalg efter anmodning fra arbejdstagerne eller på ledelsens eget initiativ, eller de frivillige
aftaler kan videreføres, hvis der ikke fremsættes en sådan anmodning.
ii) De ressourcer, der er til rådighed for arbejdstagerrepræsentanterne under forhandlinger vedrørende
nye aftaler om europæiske samarbejdsudvalg, navnlig dækningen af rimelige sagsomkostninger, vil
blive præciseret, og det samme gælder ordlyden af ledelsens forpligtelse til at indlede forhandlinger
senest seks måneder efter en anmodning om oprettelse af et europæisk samarbejdsudvalg. Desuden
skal et mål om kønsbalance afspejles i aftalerne om europæiske samarbejdsudvalg, da den nuværende
uafbalancerede sammensætning af de europæiske samarbejdsudvalg ellers ville blive videreført.
iii) Der vil blive indført målrettede præciseringer af begrebet tværnationale emner i direktivet for at
imødegå den eksisterende usikkerhed og mindske risikoen for tvister. Der vil blive fastsat en
forpligtelse for ledelsen til at gennemføre information og høring på en måde, der giver arbejdstagernes
repræsentanter mulighed for at give udtryk for deres mening forud for vedtagelsen af afgørelsen, og
forpligtelsen til at give et begrundet svar på de europæiske samarbejdsudvalgs udtalelser, inden
ledelsen vedtager en afgørelse om tværnationale emner, med henblik på at styrke effektiviteten af
dialogen om tværnationale emner. Med hensyn til dækning af de europæiske samarbejdsudvalgs
udgifter bevarer den foretrukne løsning princippet om partsautonomi og kræver, at potentielt omstridte
punkter såsom dækning af sagsomkostninger, eksperthonorarer og uddannelsesomkostninger indgår i
aftalerne om europæiske samarbejdsudvalg. For de europæiske samarbejdsudvalg, der opererer på
grundlag af subsidiære forskrifter, vil deres ret til dækning af rimelige sagsomkostninger blive
præciseret i disse forskrifter. Ordlyden af den eksisterende forskrift om at tilbyde den nødvendige
uddannelse "uden løntab" til medlemmer af europæiske samarbejdsudvalg og særlige
forhandlingsorganer vil blive tilpasset for at præcisere, at virksomhederne skal dække omkostninger i
forbindelse med sådan uddannelse. For at sikre, at der ikke indføres fortrolig behandling af
oplysninger uden grund, vil den foretrukne løsning desuden begrænse denne mulighed til tilfælde,
hvor det er i virksomhedens legitime interesse. Af hensyn til gennemsigtighed og effektiv klageadgang
skal ledelsen efter anmodning præcisere grundene til fortrolighed eller manglende fremlæggelse af
oplysninger.
5
iv) Medlemsstaterne vil som led i deres gennemførelsesforpligtelse skulle meddele oplysninger om
deres håndhævelsesrammer for så vidt angår de rettigheder, der garanteres i direktivet, med henblik på
at lette Kommissionens overvågning og håndhævelse af reglerne, og den generelle forpligtelse til at
sikre effektive sanktioner og adgang til klage og domstolsprøvelse vil blive afspejlet i direktivet.
Økonomiske sanktioner for overtrædelse af retten til tværnational information og høring skal
fastsættes under hensyntagen til virksomhedernes omsætning for at sikre, at de står i et rimeligt
forhold til overtrædelsen og har afskrækkende virkning.
D. Den foretrukne løsnings virkninger
Hvilke fordele er der ved den foretrukne løsning?
De 678 virksomheder, der i øjeblikket har aktive aftaler om europæiske samarbejdsudvalg, og deres
ca. 11,3 mio. arbejdstagere i EU samt parter i fremtidige aftaler om europæiske samarbejdsudvalg vil
få fordel af større klarhed i de retlige krav, hvilket forventes at mindske risikoen for tvister og dermed
forbundne omkostninger.
Ved at fjerne fritagelser fra direktivets anvendelsesområde vil alle omfattede virksomheder (ca. 3 970)
blive ligestillet, hvilket vil forenkle og styrke sammenhængen i regelsættet. De ca. 5,4 mio.
arbejdstagere i EU/EØS (og deres repræsentanter) eller ledelsen i de virksomheder, der i øjeblikket er
fritaget og som har indgået "frivillige aftaler" (323), får ret til at anmode om oprettelsen af et
europæisk samarbejdsudvalg for at nyde godt af en ensartet anvendelse af minimumsrettigheder og -
forpligtelser, der kan håndhæves i henhold til EU-retten. Sammen med ledelsen kan de også vælge at
bevare velfungerende frivillige aftaler. I forbindelse med anmodninger om oprettelse af et nyt
europæisk samarbejdsudvalg vil arbejdstagerrepræsentanterne få en klar ret til dækning af deres
rimelige sagsomkostninger og større retssikkerhed med hensyn til ledelsens forpligtelse til at indlede
forhandlinger inden for seks måneder. Arbejdstagerne i EU-virksomheder vil også drage fordel af
målet om en ligelig kønsfordeling i de europæiske samarbejdsudvalg, som skal afspejles i nyligt
indgåede eller genforhandlede aftaler om europæiske samarbejdsudvalg. En bedre kønsbalance i de
europæiske samarbejdsudvalg vil forbedre kvaliteten af den sociale dialog og kan bidrage til mere
retfærdige ledelsesbeslutninger om tværnationale emner.
Under informations- og høringsprocessen vil de europæiske samarbejdsudvalg, som endnu ikke har ret
til et rettidigt begrundet svar fra ledelsen på deres udtalelse, blive indrømmet en sådan ret. Dette vil
hjælpe dem med at indgå i en dialog med den centrale ledelse om tværnationale emner. Denne dialog
lettes også af præciseringen af det grundlæggende begreb tværnationale emner, som definerer
omfanget af de europæiske samarbejdsudvalgs informations- og høringsaktiviteter, og af
fortrolighedsforpligtelsen, som udelukkende vil kunne anvendes, når det er objektivt berettiget.
Initiativet vil forbedre adgangen til klage og domstolsprøvelse for europæiske samarbejdsudvalg,
særlige forhandlingsorganer og arbejdstagerrepræsentanter, som i øjeblikket ikke har effektive
retsmidler til at håndhæve alle deres rettigheder i henhold til direktivet.
Den generelt øgede effektivitet og kvalitet af den tværnationale sociale dialog i EU-virksomheder vil
gøre det muligt for virksomhederne at træffe strategiske beslutninger på et mere velinformeret
grundlag og styrke den gensidige tillid mellem ledelsen og arbejdsstyrken. Analysen af sådanne
fordele er imidlertid nødvendigvis af kvalitativ karakter, da de ofte er langsigtede og indirekte og
afhænger af immaterielle faktorer såsom den etablerede medarbejderindflydelse i den pågældende
virksomhed.
Hvilke omkostninger er der ved den foretrukne løsning?
6
I de virksomheder, der i øjeblikket er fritaget og har "frivillige aftaler", kunne den centrale ledelse
indlede forhandlinger om et nyt europæisk samarbejdsudvalg eller være nødt til at indlede
forhandlinger, hvis arbejdstagerne anmoder herom i overensstemmelse med direktivet. Dette vil
medføre gennemsnitlige omkostninger, der anslås til ca. 148 000 EUR pr. forhandling for disse
virksomheder. Generelt vil virksomheder under forhandlinger eller genforhandlinger med et særligt
forhandlingsorgan være retligt forpligtet til — ud over andre omkostninger i oprettelsesfasen — også
at dække rimelige sagsomkostninger, hvilket i øjeblikket ikke er udtrykkeligt påkrævet i langt
hovedparten af medlemsstaterne. Hvor det er nødvendigt for at tilpasse de eksisterende aftaler om
europæiske samarbejdsudvalg til de reviderede krav - f.eks. for at dække de europæiske
samarbejdsudvalgs udgifter til juridisk rådgivning eller ekspertrådgivning og uddannelse - skal den
centrale ledelse indlede genforhandlinger. Der kunne ikke foretages et pålideligt skøn over de
gennemsnitlige genforhandlingsomkostninger, da de varierer betydeligt. Der er dokumentation for, at
en genforhandlingsproces er kortere end processen for oprettelse af et nyt europæisk
samarbejdsudvalg, samtidig med at den dog også kan omfatte flere møder i komplekse sager. På
grundlag af den foreliggende dokumentation var det muligt at opgøre visse omkostninger i forbindelse
med møder mellem repræsentanter for ledelsen og de europæiske samarbejdsudvalg til genforhandling
af eksisterende aftaler (ca. 18 400 EUR pr. møde). I et betydeligt antal tilfælde kan de nødvendige
tilpasninger af aftalerne om europæiske samarbejdsudvalg aftales som led i regelmæssige
genforhandlinger, der i gennemsnit finder sted hvert femte år, hvilket således medfører ingen eller kun
meget begrænsede ekstraomkostninger i forhold til referencescenariet. Virksomhederne kan også stå
over for en gradvis stigning i omkostningerne ved driften af et europæisk samarbejdsudvalg (ca.
300 000 EUR i gennemsnit pr. år pr. europæisk samarbejdsudvalg i henhold til referencescenariet),
f.eks. i forbindelse med forpligtelsen til at give et begrundet svar til det europæiske samarbejdsudvalg.
Endelig vil virksomhederne i tilfælde af misligholdelse af forpligtelser løbe en risiko for højere
økonomiske sanktioner. Det forventes imidlertid, at antallet af retstvister og anvendelsen af sanktioner
fortsat vil være begrænset.
Med henblik på at vurdere virkningerne af de politiske løsningsmodeller er der fremlagt skøn over de
tilgængelige omkostninger i form af gennemsnitlige enhedsomkostninger pr. løsningsmodel i forhold
til EU-virksomhedernes gennemsnitlige omsætning. Når man sammenligner de kvantificerbare
enhedsomkostninger med de relevante virksomheders omsætning, og i betragtning af de forventede
tendenser, forventes de økonomiske omkostninger ved den foretrukne løsning at være og forblive
ubetydelige. Der kunne derfor ikke konstateres nogen indvirkning på virksomhedernes
konkurrenceevne som følge af den foretrukne løsningsmodel.
Der er udarbejdet skøn over de samlede omkostninger ved initiativet med henblik på at angive
potentielle omkostninger baseret på hypotetiske antagelser på grund af de mange faktorer, der påvirker
den sociale dialogs funktion, og som ikke kan anslås pålideligt (f.eks. kan der ikke foretages et
pålideligt skøn over, i hvor mange virksomheder med frivillige aftaler medarbejderne eller ledelsen
ville indlede en proces for oprettelse af et europæisk samarbejdsudvalg, eller hvor mange af de
eksisterende aftaler om europæiske samarbejdsudvalg der vil blive tilpasset som følge af dette
initiativ). Det forhold, at direktivet giver parterne i aftalerne om europæiske samarbejdsudvalg bred
frihed til at skræddersy informations- og høringsprocessen samt ressourcer, uddannelse mv. til deres
specifikke situation og behov, gør det grundlæggende vanskeligt at fastslå en årsagssammenhæng
mellem de politiske løsningsmodeller og specifikke økonomiske eller sociale resultater.
Vil SMV'er eller forbrugere blive berørt?
7
De planlagte politiske foranstaltninger vil ikke finde anvendelse på SMV'er, og der kan ikke forventes
nogen indirekte virkninger for SMV'er. Det er også højst usandsynligt, at de eventuelle marginale
stigninger i omkostningerne ved oprettelse eller drift af europæiske samarbejdsudvalg vil blive væltet
over på forbrugerne.
Vil den foretrukne løsning få væsentlige virkninger for de nationale budgetter og myndigheder?
Alle medlemsstater vil skulle ændre deres lovgivning til gennemførelse af direktivet. De vil skulle
indsamle oplysninger om, hvordan de europæiske samarbejdsudvalg, de særlige forhandlingsorganer
og arbejdstagerrepræsentanterne kan anlægge sag vedrørende alle deres rettigheder i henhold til
direktivet, og meddele Kommissionen disse oplysninger Denne forpligtelse vil medføre begrænsede
administrative omkostninger, som vil blive minimeret ved at opfylde forpligtelsen gennem
standardproceduren for meddelelse af gennemførelsesforanstaltninger via de tilgængelige IT-systemer.
Initiativet vil sandsynligvis ikke medføre øgede håndhævelses-/retsomkostninger for de nationale
myndigheder.