KIU alm. del - svar på spm. 46 om, hvordan ministeren agter at imødekomme bekymringer vedrørende sagsbehandlingstiden i kirkeministeriet og manglende kommunikation om status i sagsbehandlingen, til kirkeministeren

Folketingets Kirkeudvalg
lov@ft.dk
Kirkeudvalget har ved brev af 12. september 2023 (KIU alm. del – spørgsmål
46) bedt om min besvarelse af spørgsmål:
”Vil ministeren i forlængelse af svaret på KIU alm. del – spørgsmål 40 (2022-23,
2. samling) redegøre for, hvordan ministeren agter at imødekomme bekymrin-
ger vedrørende sagsbehandlingstiden i kirkeministeriet og manglende kommu-
nikation om status i sagsbehandlingen?”
Svar:
Jeg har som nævnt i mit. svar af 7. september 2023 på KIU alm. del – spm. 40
bedt ministeriet om at sikre et stort fokus på, at alle henvendelser til ministe-
riet besvares og behandles inden for rimelig tid, og at de berørte parter i rele-
vant omfang bliver informeret om, hvornår der kan forventes svar.
Kirkeministeriet har som opfølgning herpå blandt andet udarbejdet vedlagte
interne retningslinjer om kravene til god sagsbehandling på tværs af ministeri-
ets sagområder (bilag 1). Retningslinjerne tager udgangspunkt i ombudsman-
dens myndighedsguide og anviser bl.a., hvornår der skal kvitteres for henven-
delser herunder med oplysning om, hvornår en henvendelse forventes besva-
ret. Retningslinjerne gennemgås og drøftes med medarbejderne på kontormø-
der i de enkelte kontorer, ligesom kontorcheferne i den kommende tid vil have
skærpet ledelsesfokus på sagsbehandlingstiderne.
Jeg har som led i mit fokus på sagsbehandlingstiderne også delt vedlagte notat
om opgavetyper, sagsbehandlingstider og information af berørte parter i Kirke-
ministeriet (bilag 2) med partiernes kirkeordførere. Notatet giver henholdsvis
1) et overblik over Kirkeministeriets opgavetyper i forhold til folkekirken og
andre trossamfund; 2) afviklingen af sagsefterslæbet på de sagstyper, som var
genstand for Kristeligt Dagblads dækning i foråret 2022; samt 3) en gennem-
gang af nogle af de forhold, som gør sig gældende for flere af de profilerede
sagskomplekser, som Kristeligt Dagblad har dækket siden sommeren 2022.
Louise Schack Elholm
/ Karen Ebbensgaard Jessen
Frederiksholms Kanal 21
1220 København K
www.km.dk
Telefon 3392 3390
e-post km@km.dk
Akt nr.: 327598
Dette akt nr. bedes oplyst ved
henvendelse til Kirkeministeriet
Dato: 22. september 2023
Offentligt
KIU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 46
Kirkeudvalget 2022-23 (2. samling)


Notat
Notat om opgavetyper, sagsbehandlingstider og information
af berørte parter i Kirkeministeriet
I foråret 2022 havde Kristeligt Dagblad fokus på Kirkeministeriets sagsbehand-
lingstider. Der var særligt fokus på sagsbehandlingstiderne i sager om godken-
delse af samarbejdsaftaler mellem menighedsråd og sager om anerkendelse af
trossamfund uden for folkekirken. På et samråd i Kirkeudvalget den 14. april
2022 redegjorde den daværende minister for, at hovedårsagerne til sagsbe-
handlingstiden i disse sagstyper dels var, at sagerne var kendetegnet ved stor
kompleksitet, dels at de to foregående års prioritering af sagsbehandlerres-
sourcer til håndtering af corona-retningslinjer for folkekirken og andre tros-
samfund i kombination med stillingsvakancer havde betydet et aktuelt sagsef-
terslæb på daværende tidspunkt.
Kristeligt Dagblad har siden da jævnligt haft fokus på Kirkeministeriets sagsbe-
handlingstider. Avisens dækning har dog i det forløbne år særligt drejet sig om
tre profilerede sagskomplekser, som involverer navngivne biskopper, provster
og fremtrædende præster, herunder klager over chikane, krænkelser eller kri-
tisabel forvaltning af ledelses- og/eller tilsynsbeføjelser. Kristeligt Dagblad har
i den forbindelse stillet spørgsmål ved, om Kirkeministeriet følger Ombuds-
mandens retningslinjer for god forvaltningsskik i forhold til at informere be-
rørte parter om den forventede sagsbehandlingstid.
Det bemærkes, at de sidstnævnte sager typisk omfatter personalesager, der in-
volverer tjenestemænd. Kirkeministeriet følger i disse sager tjenestemandslo-
ven, som hører under Finansministeriet, såvel i forhold til proceskrav i forhold
til de involverede tjenestemænd som i forhold til fortrolighed om såvel indhold
som processkridt. Det betyder også, at der er meget snævre grænser for, hvil-
ken information ministeriet kan give til klagere og andre, som – uanset deres
interesse i sagen – ikke i henhold til lovgivningen er parter og dermed omfattet
af partsindsigt.
I lyset af henvendelser fra flere kirkeordførere giver dette notat 1) et overblik
over Kirkeministeriets opgavetyper i forhold til folkekirken og andre trossam-
fund; 2) afviklingen af sagsefterslæbet på de sagstyper, som var genstand for
Kristeligt Dagblads dækning i foråret 2022; samt 3) en gennemgang af nogle af
de forhold, som gør sig gældende for flere af de profilerede sagskomplekser,
som Kristeligt Dagblad har dækket siden sommeren 2022.
Kirkeministeren har, jf. svar af 7. september 2023 på KIU alm. del – spm. 40,
bedt ministeriet om at sikre et stort fokus på, at alle henvendelser til ministe-
riet besvares og behandles inden for rimelig tid, og at de berørte parter i rele-
vant omfang bliver informeret om, hvornår der kan forventes svar. Notatet be-
skriver på den baggrund afslutningsvist ministeriets aktuelle initiativer hertil.
Generelt om Kirkeministeriets opgaver og sagsbehandlingstider
Kirkeministeriets opgaver i forhold til folkekirken og andre trossamfund kan
overordnet set inddeles i tre hovedopgaver:
Dato: 21. september 2023
Akt nr. 324992
Sagsbehandler
Katrine Gunnersø Søndergaard
Offentligt
KIU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 46
Kirkeudvalget 2022-23 (2. samling)
Notat
Side 2
Akt nr. 324992
For det første skal Kirkeministeriet rådgive regeringen og Folketinget om for-
hold, der har med folkekirken og andre trossamfund at gøre. Dette indebærer
bl.a. udarbejdelse af lovforslag og administrative forskrifter, mødesager, rege-
ringssager, besvarelser af spørgsmål fra Folketinget m.v.
For det andet skal Kirkeministeriet understøtte folkekirken bl.a. ved at udvikle
effektive rammer og løsninger på de administrative opgaver, som en stor orga-
nisation som folkekirken er nødt til at have styr på. Det drejer sig fx om løn, it-
systemer, økonomistyring, personalejura, overenskomster, personregistrering,
begravelsesvæsenet, valghandlinger, rettigheder og pligter for ansatte og myn-
digheder etc.
Og for det tredje skal Kirkeministeriet sikre åbenhed om de anerkendte tros-
samfunds forhold ved at føre tilsyn med deres overholdelse af pligten til at of-
fentliggøre en række oplysninger om organisation, trosgrundlag og økonomi.
Til opgaven hører også kontrol af, at trossamfund lever op til kravene, når de
søger om anerkendelse og vielsesbemyndigelse mv.
Som øverste administrative myndighed for folkekirken og den øverste klagein-
stans i forhold til afgørelser truffet af kirkelige myndigheder varetager ministe-
riet også en række tilsynsopgaver samt en række drifts- og udviklingsopgaver
som fx forvaltning af fællesfonden, ansættelse og afsked af præster og provster,
forhandling af overenskomster for kirkefunktionærer, gennemførelse af di-
verse arbejdsmiljøundersøgelser og uddannelsesaktiviteter, deltagelse i besty-
relser, udvalg og kommissioner, IT-understøttelse m.v.
Kun en mindre del af Kirkeministeriets opgaver er afgørelsessager i forvalt-
ningslovens forstand. Af disse er nogle sager relativt enkle at gå til, mens andre
er meget komplekse og kræver grundig sagsbehandling. Det er sjældent, at to
sager er ens, og sagsbehandlingstiden afhænger derfor også i meget stor grad
af den enkelte sag.
Ofte kræver sagsbehandlingen endvidere ikke kun behandling i Kirkeministe-
riet, men også at der indhentes yderligere oplysninger fra menighedsråd, prov-
stier og stifter – eller udtalelser fra fx Det Rådgivende Udvalg vedr. Trossam-
fund og andre instanser. Den effektive sagsbehandlingstid i Kirkeministeriet er
derfor ofte kun en del af en konkret afgørelsessags samlede forløb.
Afvikling af sagsefterslæb siden foråret 2022
De sagstyper, som Kristeligt Dagblad havde fokus på i foråret 2022, vedrørte
godkendelse af samarbejdsaftaler mellem menighedsråd i folkekirken og an-
søgninger om anerkendelse af trossamfund uden for folkekirken. Disse sagsty-
per omfattede i alt cirka 150 sager over fem år, hvoraf ca. to tredjedele i foråret
2022 var afsluttede sager, mens omkring 50 sager fortsat var verserende. Det
skal ses i forhold til, at der årligt oprettes ca. 6-7.000 nye sager på kirkeområ-
det i Kirkeministeriet, svarende til ca. 30.000 sager over fem år.
Den daværende kirkeminister besvarede i opfølgning på Kristeligt Dagblads
dækning flere spørgsmål om sagsbehandlingstiderne i de verserende samar-
bejds- og anerkendelsessager. Se Svar på KIU alm. del – spm. 48 og Svar på KIU
alm. del – spm. 56 af hhv. 4. april og 6. maj 2022. Den nuværende kirkeminister
besvarede den 24. februar 2023 KIU alm. del – spm. 7, hvor der til spørgsmålet
Notat
Side 3
Akt nr. 324992
om status for sagsbehandlingstiderne var vedlagt en opdateret oversigt over
status for afviklingen af sagsefterslæbet fsva. de to sagstyper.
Til brug for dette notat er der udarbejdet en aktuel status for afviklingen af
sagsefterslæbet med angivelse af udviklingen, jf. de tidligere statusoversigter til
Kirkeudvalget:
Samarbejder Anerkendelse
Sager vedr. godkendelse af sam-
arbejdsaftaler, jf. kap. 8 i lov om
menighedsråd
Sager vedr. ansøgning om aner-
kendelse af trossamfund uden for
folkekirken
Verse-
rende sa-
ger pr.
21/2-
2022
4/5-
2022
24/2-
2023
21/9-
2023
21/2-
2022
4/5-
2022
24/2-
2023
21/9-
2023
I alt 27 17 15 10 29 24 16 7
Indledt i:
- 2018 0 0 0 0 3 2 0 0
- 2019 2 1 1 0 10 6 0 0
- 2020 10 6 0 0 8 8 4 1
- 2021 12 2 0 0 8 8 5 0
- 2022 3 8 10 3 0 0 6 4
- 2023 - - 4 7 - - 1 2
Som det fremgår, har Kirkeministeriet reduceret antallet af verserende sager
på de to områder med ca. 70 pct. og har med en enkelt undtagelse i dag kun nye
samarbejds- og anerkendelsesaftaler til behandling, der er indkommet i 2022
og 2023. Undtagelsen udgøres af en anerkendelsessag fra 2020, som har været
forelagt Det Rådgivende Udvalg vedr. Trossamfund i oktober 2022, men hvor
det efter udvalgets udtalelse i april 2023 har været nødvendigt at indhente sup-
plerende oplysninger. Denne sag behandles på ny af udvalget i november 2023.
Udvalget mødes to gange årligt, typisk i maj og november.
Det er på den baggrund vurderingen, at Kirkeministeriet på nuværende tids-
punkt har afviklet sagsefterslæbet fsva. samarbejds- og anerkendelsessager,
som gav anledning til medieomtale i foråret 2022.
Sagsbehandling og sagsbehandlingstider i aktuelle, profilerede personsager
Siden sommeren 2022 har Kristeligt Dagblad jævnligt dækket særligt tre profi-
lerede sager på personaleområdet, herunder med fokus på Kirkeministeriets
sagsbehandling og sagsbehandlingstid. De tre sager vedrører:
1) En sag om medieforlydender om, at en medarbejder ved Vor Frue Kirke
i København for et antal år siden skulle have udvist krænkende adfærd
Notat
Side 4
Akt nr. 324992
mod bl.a. en mindreårig. (Sagen blev rejst af Berlingske, der også har
dækket den indgående.)
2) En sag, hvor et antal menighedsrådsmedlemmer og præster i Aarhus
Stift har klaget over biskoppens håndtering af forskellige lokale konflik-
ter, og hvor stiftet har indgået aftale om fratræden af to provster fra de-
res stilling. (Bl.a. Jyllands-Posten har også dækket denne sag).
3) En sag, hvor en række kvinder har klaget over krænkende adfærd og
misbrug af præsteembedet fra en kendt præsts side. Præsten er nu ikke
længere ansat i folkekirken. (Bl.a. DR og Zetland har også dækket denne
sag.)
Der er i alle tilfælde tale om meget omfattende sagskomplekser, og to af sa-
gerne har desuden givet anledning til gennemførelse af advokatundersøgelser,
herunder etablering af en indberetningsordning, hvilket i sagens natur afspej-
les i sagsbehandlingstiden.
Der er endvidere i alle tilfælde tale om sager, der involverer personale, som
Kirkeministeriet er ansættelsesmyndighed for (præster, provster og biskop-
per), eller hvor Kirkeministeriet i den kirkelige lovgivning er tillagt ansvar for
eventuelle ansættelsesretlige skridt (tjenestemandsansatte kirkefunktionærer
med menighedsråd som ansættelsesmyndighed). Det betyder, at kirkeministe-
ren og Kirkeministeriet har meget begrænsede muligheder for at kommentere
de konkrete sager eller sagsskridt, både undervejs i forløbet og efterfølgende.
Kirkeministeriet har dog inden for de snævre grænser og i lyset af den betyde-
lige offentlige interesse offentliggjort anonymiserede oplysninger på ministeri-
ets hjemmeside i forbindelse med udvalgte sagsskridt. Se bl.a. Kirkeministeriet
iværksætter undersøgelse af krænkelsessager ved Vor Frue Kirke i København,
Afrapportering om mulige krænkelser ved Vor Frue Kirke i København og Af-
sked af sognepræst.
De to førstnævnte sager er fortsat verserende. I sidstnævnte sag har der, som
det fremgår af ovennævnte hjemmesidenyhed, været gennemført tjenstligt for-
hør. De nærmere regler herom er fastsat i tjenestemandsloven, som hører un-
der finansministerens ressort. Det fremgår bl.a. af loven, at sager, der involve-
rer klager over disciplinære forhold (tjenesteforseelser) mod tjenestemænd,
skal behandles ved en såkaldt disciplinær undersøgelse. Tjenestemanden skal
herunder have udleveret en fremstilling af sagens faktiske omstændigheder og
gives mulighed for at afgive en skriftlig udtalelse herom inden for en rimelig
frist, såfremt vedkommende ønsker det. Efter udløbet af høringsfristen skal det
vurderes, om der er grundlag for at indlede en disciplinær undersøgelse.
En disciplinær undersøgelse skal i givet fald forestås af en såkaldt forhørsleder,
der normalt udpeges af vedkommende minister. Såfremt det efter sagens ka-
rakter skønnes påkrævet, kan ministeren anmode præsidenten for en af de kol-
legiale retter om at udpege forhørslederen. Det er den udpegede forhørsleder,
som træffer bestemmelse om vidneførsel og om tilvejebringelse af andre bevis-
ligheder. Efter afslutning af et tjenstligt forhør afgiver forhørslederen en skrift-
lig beretning, og først herefter kan ansættelsesmyndigheden træffe afgørelse i
sådanne sager. Sagsbehandlingstiden i en sag, der involverer tjenstligt forhør,
er således afhængig af beslutninger, procestid og koordination mellem
Notat
Side 5
Akt nr. 324992
forhørslederen, fx en dommer, og de involverede vidner, parter og deres even-
tuelle advokater.
For så vidt angår muligheden for at oplyse klagere og andre om indholdet af en
disciplinær undersøgelse af en tjenestemand, fremgår det af tjenestemandslo-
ven, at tjenestemandsforhør og retsmøder, der afholdes under sagen, som ud-
gangspunkt ikke er offentlige, og at offentlig gengivelse af, hvad der er passeret
under forhør og retsmøder, der ikke er offentlige, kan straffes med bøde. Det
bemærkes i den forbindelse også, at klagere og andre med interesse i sagen
ikke er egentlige parter i en sag, der vedrører forholdet mellem ansættelses-
myndigheden og den ansatte, og at de dermed som udgangspunkt ikke er om-
fattet af forvaltningslovens bestemmelser om partsindsigt.
Fremadrettet fokus på sagsbehandlingstider, herunder information om forventet
sagsbehandlingstid
Kirkeministeren har, jf. svar af 7. september 2023 på KIU alm. del – spm. 40,
bedt ministeriet om at sikre et stort fokus på, at alle henvendelser til ministe-
riet besvares og behandles inden for rimelig tid, og at de berørte parter i rele-
vant omfang bliver informeret om, hvornår der kan forventes svar.
Kirkeministeriet har som opfølgning herpå blandt andet udarbejdet interne
retningslinjer om kravene til god sagsbehandling på tværs af ministeriets sag-
områder. Retningslinjerne tager udgangspunkt i ombudsmandens myndigheds-
guide og anviser bl.a., hvornår der skal kvitteres for henvendelser herunder
med oplysning om, hvornår en henvendelse forventes besvaret. Ministeriet vil i
de kommende uger sætte fokus på retningslinjerne ved orientering af medar-
bejderne på kontormøder i de enkelte kontorer og med skærpet ledelsesfokus
på sagsbehandlingstiderne i de enkelte kontorer. De udarbejdede retningslinjer
vedlægges.


Sagsbehandlingstider og underretningspligter
Ombudsmandens myndighedsguide indeholder en oversigt over retningslinjer og praksis for offentlige myndigheders håndtering af sager,
herunder krav til sagsbehandlingstid og underretning herom. Kirkeministeriet følger disse retningslinjer for sagsbehandling.
Myndighedsguidens afsnit om sagsbehandlingstid kan læses her: https://www.ombudsmanden.dk/myndighedsguiden/generel-
forvaltningsret/sagsbehandlingstid/
I skemaet herunder er en oversigt over underretningspligter og sagsbehandlingstider fordelt på sagsområder:
Sagsbehandlingstid Underretning Rykkerskrivelser
Afgørelsessager
(både 1. og 2.
instans)
Skal behandles inden for
rimelig tid og må ikke
trække unødigt ud, jf.
god forvaltningsskik.
Hvis der ikke kan træffes afgørelse inden
for kortere tid, underrettes borgeren
senest 1 måned efter modtagelse af
sagen om, hvad sagen beror på, og så
vidt muligt hvornår en afgørelse kan
forventes at foreligge, jf. pkt. 206 i
vejledning om forvaltningsloven og
Justitsministeriets cirkulæreskrivelse nr. 73
af 4. juni 1997 om mål for hurtig
sagsbehandling m.v.
Rykkerskrivelser fra parter, som er
rimeligt begrundet i
sagsbehandlingstiden, bør i
almindelighed besvares med det
samme. Besvarelsen bør indeholde
oplysning om, hvad sagen beror på, og
så vidt muligt oplysning om, hvornår
myndigheden regner med, at afgørelsen
kan foreligge, jf. pkt. 208 i vejledning
om forvaltningsloven.
Aktindsigtssager, der
behandles efter
offentlighedsloven
og forvaltningsloven
Skal færdigbehandles
inden 7 arbejdsdage
efter modtagelsen, jf.
offentlighedslovens § 36,
stk. 2, og
forvaltningslovens § 16,
stk. 2.
Hvis det undtagelsesvis ikke er muligt at
færdigbehandle anmodningen inden 7
arbejdsdage efter modtagelsen, skal
aktindsigtssøgende underrettes om
grunden til fristoverskridelsen og om,
hvornår anmodningen kan forventes
færdigbehandlet, jf. offentlighedslovens §
36, stk. 2, og forvaltningslovens § 16, stk.
2. Underretningen om forventet
sagsbehandlingstid skal være realistisk, og
en aktindsigtssøgende skal oplyses reelt og
konkret om grunden eller grundene til, at
der ikke er truffet afgørelse.
Rykkerskrivelser fra parter, som er
rimeligt begrundet i
sagsbehandlingstiden, bør i
almindelighed besvares med det
samme. Besvarelsen bør indeholde
oplysning om, hvad sagen beror på, og
så vidt muligt oplysning om, hvornår
myndigheden regner med, at afgørelsen
kan foreligge, jf. pkt. 208 i vejledning
om forvaltningsloven.
Offentligt
KIU Alm.del - endeligt svar på spørgsmål 46
Kirkeudvalget 2022-23 (2. samling)
Aktindsigtssager, der
behandles efter
miljøoplysningsloven
Skal færdigbehandles
hurtigst muligt og
senest 1 måned efter
modtagelsen af
anmodningen (senest 2
måneder efter
modtagelsen ved
komplekse og
omfangsrige sager), jf.
miljøoplysningslovens §
4, stk. 3 og 1985-
offentlighedslovens § 16,
stk. 1 og 2.
Hvis der ikke kan træffes afgørelse inden
10 dage efter modtagelse af
anmodningen, underrettes
aktindsigtsøgende om grunden hertil samt
om, hvornår en afgørelse kan forventes at
foreligge, jf. 1985-offentlighedslovens §
16, stk. 2.
Rykkerskrivelser fra parter, som er
rimeligt begrundet i
sagsbehandlingstiden, bør i
almindelighed besvares med det
samme. Besvarelsen bør indeholde
oplysning om, hvad sagen beror på, og
så vidt muligt oplysning om, hvornår
myndigheden regner med, at afgørelsen
kan foreligge, jf. pkt. 208 i vejledning
om forvaltningsloven.
Borgerhenvendelser
(og andre
henvendelser, der
ikke er
afgørelsessager)
Skal behandles inden for
rimelig tid og må ikke
trække unødigt ud, jf.
god forvaltningsskik.
Myndigheden bør i almindelighed
bekræfte modtagelsen af henvendelser,
hvis det ikke er muligt at svare inden for
rimelig tid, herunder give oplysninger
om, hvornår henvendelsen vil kunne
ventes besvaret, jf. god forvaltningsskik.
Rykkerskrivelser fra parter, som er
rimeligt begrundet i
sagsbehandlingstiden, bør i
almindelighed besvares med det
samme, jf. god forvaltningsskik.